До 2019 года работа из дома казалась редкой привилегией или вынужденной мерой для ИТ-специалистов. Однако мир перевернула пандемия коронавируса, навсегда изменив рынок труда и заставив даже самый консервативный бизнес оценить возможности удаленного формата.

Сегодня офис — это уже не обязательно здание, а скорее цифровое пространство, доступ к которому есть из любой точки мира. И этот тренд прочно укрепился: согласно данным ВЦИОМ, каждый четвертый работающий россиянин сегодня полностью или частично трудится из дома (25%), а привлекательность полной удаленки за четыре года выросла вдвое. 

В статье Сергей Рыжков, коммерческий директор «Рег.облака», расскажет, как организовать эффективную цифровую инфраструктуру с помощью облачных технологий и защитить данные при работе из любой точки мира.

Электронный документооборот

Удаленная работа была бы невозможна, если бы критически важные бизнес-процессы по-прежнему завязывались на физическом присутствии. Один из ключевых таких процессов — это обмен юридически значимыми документами с контрагентами, сотрудниками и государственными органами. На смену бумагам, печатям и курьерским доставкам пришел электронный документооборот (ЭДО) — обмен юридически значимыми документами в цифровом виде. 

Благодаря ЭДО документы теперь доставляются контрагентам за секунды, а не дни, что кардинально ускоряет работу. Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные с печатью, так как подписываются специальной электронной подписью. 

Наконец, исчезает необходимость в бумажных архивах: все файлы надежно хранятся в облаке, и чтобы найти нужный договор или акт, достаточно любого устройства с интернетом.

Внедрение электронного документооборота начинается с выбора оператора ЭДО — аккредитованной компании-посредника, который обеспечивает обмен документами между участниками и гарантирует юридическую значимость. 

Процесс интеграции достаточно прост: компании необходимо заключить договор с оператором, оформить квалифицированные электронные подписи для сотрудников и установить необходимое программное обеспечение или настроить работу через веб-интерфейс.

Выбор конкретной платформы зависит от потребностей бизнеса: стоит оценить, с какими контрагентами компания чаще всего работает, а также проанализировать необходимый функционал и продумать бюджет.

Облачные хранилища

В основе удаленной работы лежит принцип: данные должны быть доступны всегда и везде. Эту задачу решают облачные хранилища — специальные онлайн-сервисы, которые заменяют традиционные серверы и файловые шкафы, предоставляя команде единое и безопасное пространство для хранения и совместной работы с файлами.

Главная ценность облачного хранилища — в устранении привязки информации к конкретному месту. Любой сотрудник может получить доступ к актуальным версиям файлов, папок и проектной документации с любого устройства. Это создает основу для настоящей совместной работы: несколько человек могут одновременно редактировать документы, оставлять комментарии и отслеживать изменения в режиме реального времени, избегая путаницы с версиями файлов и бесконечных пересылок по почте.

Поставщики облачных услуг также обеспечивают шифрование данных при передаче и хранении, защищают доступ с помощью многофакторной аутентификации и организуют регулярное резервное копирование. Это значит, что риск потерять критически важную бизнес-информацию из-за поломки компьютера или случайного удаления практически сведен к нулю.

Внедрение облачного хранилища в работу компании начинается с выбора провайдера, определения необходимого объема пространства и настройки структуры папок с учетом рабочих процессов команды.

Важный этап — это установка правил разграничения доступа, чтобы каждый сотрудник имел права только на те файлы, которые необходимы для работы. 

Однако такой подход подходит не всем. Ключевое значение здесь имеет не отказ от облаков как таковых, а осознанный выбор провайдера и правильной услуги, полностью соответствующих задачам и требованиям законодательства. 

Для компаний, работающих с информацией повышенной секретности или персональными данными, важно выбирать провайдера, который гарантирует физическое размещение серверов на территории РФ. В этом случае решением становятся специализированные услуги, например, облака, соответствующие ФЗ-152, которые изначально созданы с учетом всех требований регуляторов.

Бизнес-процессы в облаке

Когда основные данные и документы компании переехали в облако, наступает следующий этап — перенос в онлайн-среду ключевых бизнес-процессов. Это позволяет не просто хранить информацию, а полноценно вести операционную деятельность: управлять финансами, продажами и проектами без привязки к офисному серверу или конкретному рабочему месту. 

В облаке можно разместить следующие ключевые процессы:

Автоматизация маркетинга и продаж

Размещение корпоративного сайта и CMS в облаке обеспечивает отказоустойчивость и стабильную работу даже при скачках трафика. CRM-система, развернутая в облачной инфраструктуре, становится единым и доступным из любой точки источником информации о клиентах для всего отдела продаж: от первого касания из рекламы до истории сделок и платежей.

Автоматизация процесса разработки

Для ИТ-команд облако — это идеальная среда для создания гибкой и масштабируемой инфраструктуры. Выделенные среды для разработки и производства легко разворачиваются и клонируются, что ускоряет тестирование и вывод новых функций. 

Облачные CI/CD-пайплайны (автоматизированный процесс сборки, тестирования и развертывания изменений в коде) автоматизируют сборку, тестирование и развертывание приложений. А облачные планировщики (например, Jira или Asana) и средства для совместной работы вроде Confluence или Notion синхронизируют работу команды, храня всю историю задач и документацию. 

Автоматизация клиентского сервиса

Облачные технологии позволяют создать единую коммуникационную платформу для поддержки клиентов. Так, например, виртуальные АТС (автоматические телефонные станции) легко интегрируются с CRM и обеспечивают бесперебойную работу колл-центра из любого места. 

В то же время онлайн-чаты и трекеры обращений помогают распределять запросы между менеджерами и контролировать время и качество их обработки.

Управление финансами и учет

Этот процесс также эффективно переводится в онлайн. Получить удаленный доступ к программам учета, таким как 1С, сегодня можно двумя основными способами:

• Использование специальных облачных версий. Этот вариант работает по модели подписки и не требует покупки лицензии, а вся программа и данные размещены на защищенных серверах разработчика.
• Аренда инфраструктуры у облачного провайдера — более гибкий способ. В этом случае компания переносит в виртуальную среду актуальную версию системы, сохранив все настройки и данные.

Безопасность и доступ

Когда вся инфраструктура компании переезжает в онлайн, вопросы безопасности и управления доступом выходят на первый план. Важно не просто открыть удаленный доступ к данным и системам, а сделать это грамотно, защитив бизнес от внешних и внутренних угроз.

Защита конечных устройств и подключений

Даже самая надежная корпоративная система уязвима, если сотрудник подключается к рабочим ресурсам с незащищенного устройства через публичную Wi-Fi сеть. Обязательным требованием становится установка сложного пароля на домашний роутер и использование защищенных протоколов подключения к внутренним ресурсам компании. Учетная запись на самом устройстве также должна быть защищена надежным паролем, даже если устройство используется только одним человеком.

Крайне важно ограничить прямой доступ к критическим системам из интернета. Админ-панели, CRM, системы учета и биллинга должны быть доступны только через защищенные шлюзы или с определенных доверенных IP-адресов.

Идеальным сценарием считается инфраструктура виртуальных рабочих столов (VDI, Virtual Desktop Infrastructure), когда данные хранятся не на устройстве сотрудника, а на централизованном сервере. Ключевое преимущество такой системы — не просто запрет доступа, а полное отсутствие данных на устройствах сотрудников. Это сводит риски утечки данных к минимуму, даже если устройство сотрудника будет утеряно или скомпрометировано. 

Кроме того, VDI позволяет обеспечить сотрудников всеми необходимыми ресурсами и приложениями независимо от того, какие они используют устройства. 

Разграничение прав доступа

Предоставление сотрудникам полного доступа ко всем системам создает значительные риски. Принцип минимальных привилегий предполагает, что каждый сотрудник получает доступ только к тем данным и функциям, которые необходимы для выполнения задач. 

Создание ролевых моделей доступа позволяет эффективно управлять правами и снижает риски случайного удаления или утечки конфиденциальной информации. Такой подход также упрощает масштабирование команды и аудит действий.

Мониторинг и аудит действий

Система логирования и аудита позволяет отслеживать все действия сотрудников в корпоративных системах. Журналы событий фиксируют, кто, когда и какие операции выполнял — это необходимо для расследования инцидентов и обеспечения прозрачности процессов. 

Многие современные системы предоставляют встроенные инструменты аудита, для других требуется дополнительная настройка логирования.

Резервное копирование

Это обязательный элемент защиты бизнеса. Бэкапы позволяют восстановить информацию в случае случайного удаления, технического сбоя или кибератаки. 

Современные системы резервного копирования работают по расписанию и сохраняют данные в зашифрованном виде, обеспечивая возможность отката к предыдущим стабильным версиям файлов и баз данных.

Пересмотр подходов к удаленной работе

Удаленная работа — это уже не временная мера, а устойчивый тренд, требующий пересмотра подходов к организации труда. Успех перехода определяется не просто внедрением технологий, а созданием целостной, безопасной и гибкой цифровой среды. Ключевая задача для бизнеса — найти баланс между свободой доступа и надежной защитой данных, между гибкостью для сотрудников и контролем процессов.