Рост компаний всегда ведет к усложнению коммуникаций. Чем больше сотрудников, филиалов и проектов, тем труднее выстроить общение внутри команды так, чтобы было удобно всем. Исследования показали, что одной из главных трудностей становится количество инструментов, которые используются для совместной работы: 64% сотрудников используют разные цифровые продукты для делового общения. Возникает ситуация, в которой данным легко затеряться, сообщениям — остаться незамеченными, а делам — забытыми.
В последнее время для помощи сотрудникам компании внедряют ИИ-решения. 28% россиян используют нейросети для работы на ежедневной основе для генерации изображений, брейнштормов, перевода текстов и многих других повседневных задач. Но как нейросети помогают выстраивать коммуникации в крупных компаниях? И почему выстроить диалог между сотрудниками — одна из главнейших задач бизнеса? Разбираемся вместе с Романом Королевым, коммерческим директором «Яндекс 360».
Что происходит, когда нет выстроенного диалога
Управленцы знают, что коммуникации — один из самых дорогих процессов внутри компании. Каждое лишнее или непродуманное действие приводит к затягивающимся согласованиям, снижению производительности и, как следствие, потерям — временным и финансовым. Нет единой системы — нет прозрачности: менеджеры не видят, кто над чем работает, где возникли задержки, почему информация доходит не до всех.
На стороне сотрудников свои сложности. Нужно найти документ, уточнить вводные, проверить статус задачи, собрать данные, подготовить отчет, параллельно справляясь с десятками писем. По данным исследования НАФИ и «Яндекс 360», 28% людей, работающих в крупных компаниях, сталкиваются с потерей времени из-за регулярных переходов между сервисами, а 31% отмечает сложности в организации коллективной работы.
Компании хотят централизовать процессы, минимизировать ручные действия и сократить путь от постановки задачи до результата. При этом желательно оставаться в режиме единого окна.
Что ожидает крупный бизнес
Сегодня крупным компаниям цифровые инструменты необходимы для создания устойчивой инфраструктуры. И от этой инфраструктуры бизнес ожидает следующего: прозрачности, экономии времени, централизации и легкой аналитики. Все четыре направления уже закрываются современными решениями.
1. Экономия времени
ИИ становится одним из ключевых инструментов корпораций, но его ценность не в том, сколько минут он экономит. Главный эффект — в том, что сотрудникам больше не нужно держать в голове десятки рутинных задач. Сегодня нейросети могут быть встроены прямо в сервисы, а могут быть полноценными ИИ-ассистентами.
Пример — ИИ-ассистент «Алиса Про». Она находит информацию в письмах, вложениях и переписке в почте. Может пересказать загруженный аудиофайл, подготовить сравнительный анализ, собрать сводку или написать черновик текста на основе полученных данных. «Алиса Про» работает на основе RAG-системы: сначала ищет факт в источниках, затем формулирует ответ без добавлений «от себя», при необходимости указывая цитаты из источника.
Для менеджеров это означает, что поиск информации перестает быть длительным процессом практически в любой операционной задаче. Нужно понять, что решили на последнем звонке? ИИ сделает конспект и отправит на почту. Требуется обновить вводные по проекту? Он соберет сведения на основе всего диалога в почте.
2. Централизация
Разные инструменты создают хаос. Информация из корпоративной почты остается только в ящике, документы хранятся в облаке, переписка — в мессенджерах, отчеты — в длинных письмах. Переход между ними превращает работу в бесконечное переключение, что сильно снижает внимание.
Поэтому крупные компании все чаще выбирают единое цифровое пространство, где сервисы изначально синхронизированы между собой. Ссылка на встречу автоматически появляется в «Календаре», все изменения в «Документах» и «Таблицах» сразу обновляются на общем «Диске» и видны всей команде, ИИ берет на себя конспектирование встречи в «Телемосте», чтобы это не пришлось делать вручную, а затем направляет документ с зафиксированными договоренностями всем участникам на «Почту».
Или, например, «Алиса Про» может за секунды найти среди писем в ящике реквизиты поставщика, пересказать тред писем и выделить ключевые моменты. Информация не дублируется и не теряется, и при этом нет необходимости переключаться между окнами.
Дополнительное преимущество таких виртуальных офисов — возможность API-интеграций. Это позволяет связать внешние и внутренние системы компании в единый контур: данные передаются автоматически, процессы выстраиваются без ручных действий, а цифровая среда подстраивается под задачи бизнеса.
3. Прозрачность и контроль
Эффективными также остаются и инструменты, в которые ИИ пока не внедрен, поскольку они сами устроены таким образом, чтобы автоматизировать процессы. Среди них — трекеры для отслеживания статуса задач. Менеджерам нужно видеть проект целиком: кто выполняет работы, где возникли простои, что требует внимания прямо сейчас. В виртуальных офисах эти проблемы чаще всего замечаются быстрее:
- в трекере задач фиксируются процессы, ответственные и статусы;
- в доступном сотрудникам календаре прописаны встречи на ближайший месяц или неделю;
- на общих досках видны планы и приоритеты, общие для всех.
Особенно ценна автоматизация. Например, в «Яндекс Трекере» можно настроить автодействия. Система сама создает повторяющиеся задачи — ежеквартальные отчеты, сбор данных или подготовку документов. И руководитель, и сотрудники могут не переживать о том, что о редкой, но обязательной работе забудут.
4. Аналитика
Инструменты виртуального офиса с ИИ-функциями или без них позволяют регулировать загруженность сотрудников, отслеживать продолжительность встреч, выявлять отделы, перегруженные общением с подрядчиками или коллегами. Все это показывает, где процессы замедляются, на каких этапах возникают боттлнеки и как это влияет на производительность команд.
На основе этих данных, например, могут автоматически формироваться отчеты, которые становятся рабочим инструментом для менеджеров и руководителей. Вместо регулярных ручных проверок они получают целостную картину и могут принимать решения, которые улучшают скорость работы и качество взаимодействия в масштабах бизнеса.
Почему ИИ стал частью инфраструктуры
Компании быстро поняли, что ценность ИИ снижается, если он находится в отдельном приложении и никак не связан с цифровым сервисом или платформой. Его ценность раскрывается, когда он работает прямо внутри инструмента и незаметно для пользователя, просто забирая часть рутинных задач на себя. В этом случае ИИ становится частью процесса, не добавляет сотрудникам лишних действий и постепенно становится новой нормой в корпоративных коммуникациях.
Управляемые коммуникации становятся корпоративной основой. Крупному бизнесу нужна ясная структура, где информация легко находится, процессы прозрачны, а ИИ работает в связке с остальными инструментами. Такой подход упрощает работу сотрудников и помогает руководителям быстрее принимать решения, управлять проектами рациональнее. Он отвечает запросам рынка: выигрывают те, кто заранее формирует бесперебойную коммуникацию внутри компании.