Microsoft SharePoint и другие зарубежные системы долгое время задавали стандарты для кадрового электронного документооборота (КЭДО). После их ухода российские разработчики предложили свои альтернативы. «Компьютерра» проанализировала 10 отечественных решений, чтобы определить, какими особенностями они обладают.
VK HR Tek от VK Tech
Единый портал кадрового ЭДО для безбумажного обмена документами между компанией и сотрудниками. Решение включает мобильное приложение для сотрудников, встроенную интеграцию с 1С (рабочее место кадровика внутри 1С) и модуль онлайн-найма, позволяющий оформить нового сотрудника полностью дистанционно за считанные минуты.
Особенности VK HR Tek:
- ЦОДы компании сертифицированы стандартом Tier 3
- Вся активность пользователей фиксируется и хранится до конца дней, обеспечивая полную прозрачность и контроль за процессами в системе.
- Разработка и развитие платформы происходит с учетом запросов клиентов, благодаря регулярной работе продуктового комитета, в который входят представители бизнеса.
- Гибкие возможности интеграции с 1С:ЗУП, Босс-Кадровик, Битрикс, SAP и другими системами позволяют бесшовно встраивать VK HR Tek в экосистему компаний и автоматизировать кадровые процессы без дублирования данных.
- Позволяет настраивать процессы кадрового документооборота под индивидуальные потребности компании.
Directum HR Pro от Directum
Комплексное решение для цифровизации HR-процессов, представляющее собой совокупность модулей для задач кадровой службы — кадрового ЭДО, приема новых сотрудников, управления отпусками, командировками и других, при этом эти блоки могут использоваться как вместе, так и отдельно.
Модуль кадрового ЭДО поддерживает все виды электронной подписи в соответствии с законом 63-ФЗ и отличается высокой производительностью и масштабируемостью (нагрузочное тестирование подтвердило работу при 50 000 одновременных подключениях).
Особенности Directum HR Pro:
- Построена по принципу конструктора, что позволяет организациям выбирать и настраивать необходимые модули без программирования.
- Обеспечивает синхронизацию данных с популярными системами, такими как 1С:ЗУП, SAP и БОСС-Кадровик.
- Работает со всеми видами электронной подписи, включая усиленную квалифицированную (УКЭП), усиленную неквалифицированную (УНЭП) и «Госключ».
- Сотрудники могут взаимодействовать с кадровыми процессами через удобный личный кабинет, доступный как на компьютере, так и на мобильных устройствах.
- Предоставляет возможность выгружать кадровые документы на портал «Работа в России» для ознакомления сотрудников, а также осуществлять идентификацию новых работников через «Госуслуги» (ЕСИА).
1С: Зарплата и управление персоналом 8 от 1С
Полнофункциональная система для ведения кадрового учета и расчета зарплаты, в которой реализован удобный сервис кадрового ЭДО для обмена юридически значимыми электронными документами между работодателем и сотрудниками.
Все кадровые документы формируются, хранятся и подписываются непосредственно в базе 1С, а сотрудники создают заявления и подписывают их через личный кабинет сотрудника, интегрированный в систему.
Особенности системы:
- Сотрудники могут получать электронные подписи без ограничений.
- Специалисты работают непосредственно в 1С (1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия), что снижает сопротивление внедрению и ускоряет адаптацию пользователей.
- Приватные ключи хранятся на сервере, а не на устройствах сотрудников.
- Включает электронный кадровый документооборот (КЭДО) и самообслуживание сотрудников.
- Интеграция с сервисом «1С-Отчетность» позволяет автоматически формировать и отправлять регламентированную отчетность в контролирующие органы без дополнительных действий.
Saby Staff от «Тензора»
Облачная HRMS-система (кадровый учет и зарплата) со встроенным кадровым ЭДО, позволяющая работодателю самостоятельно выпускать электронные подписи для сотрудников (простой или усиленной квалификации) и подписывать любые кадровые документы онлайн с любого устройства.
Решение охватывает полный цикл кадрового документооборота — от приема на работу до увольнения — и подходит для взаимодействия как с офисными, так и с удаленными и самозанятыми сотрудниками..
Особенности Saby Staff:
- Позволяет самостоятельно выпускать электронные подписи для сотрудников, упрощая процесс документооборота.
- Предоставляет готовые коннекторы для интеграции с популярными системами, такими как 1С и SAP, обеспечивая бесшовный обмен данными. С прочими системами возможен обмен данными через API.
- Включает корпоративный портал с возможностями для новостей, опросов, приказов, мгновенных сообщений, задач и совместной работы с документами.
- Поддерживает расчет KPI, визуализацию прогресса, бейджи, рейтинги и внутренний магазин подарков для повышения мотивации сотрудников.
- Предоставляет API для интеграции с другими программами, позволяя выполнять действия в Saby из интерфейса вашей информационной системы.
EnDocs КЭДО от EnDocs
Система электронного кадрового документооборота, нацеленная на сокращение трудозатрат HR-специалистов за счет цифровизации рутинных операций по подготовке, пересылке, поиску и контролю подписания документов.
Обеспечивает полноценную онлайн-работу с кадровыми документами (подписание трудовых договоров, приказов, отпускных и больничных и др.) с интеграцией в 1С и другие системы учета.
Особенности EnDocs КЭДО:
- Синхронизирует справочники сотрудников и подразделений, а также позволяет отправлять документы на согласование и подписание прямо из 1С.
- Каждый пользователь получает персональный кабинет, где доступны все документы и операции.
- Поддерживает гибкие маршруты согласования с неограниченным количеством участников и этапов.
- Позволяет вести электронный документооборот не только с постоянными сотрудниками, но и с подрядчиками разных категорий.
- Компании могут выбрать удобный формат развертывания системы: облачное размещение — в защищенном дата-центре с сертификатом соответствия 152-ФЗ или On-Premises.
Docs5 от WSS-Consulting
Российская No-Code ECM-платформа для автоматизации документооборота, оптимизирующая в том числе кадровые процессы (электронный HR-документооборот) и управление электронными архивами.
Система поддерживает развертывание как на локальных серверах организации, так и в облаке, предоставляя гибкость в выборе инфраструктуры.
Особенности Docs5:
- Пользователям доступна бесплатная выдача электронных подписей (УКЭП и УНЭП) сотрудникам через государственное приложение «Госключ».
- Поддерживает сложные сценарии согласования с возможностью комбинирования последовательных и параллельных маршрутов.
- Интегрируется с экосистемой Microsoft (Office, Active Directory, Outlook).
- Оптимизирована для крупных компаний: поддержка хранения до 50 млн документов с высокой скоростью отклика системы.
HRlink от HRlink
Специализированный сервис кадрового ЭДО, позволяющий перевести создание, подписание и хранение всех кадровых документов в электронный вид без необходимости выдавать каждому сотруднику дорогостоящую квалифицированную электронную подпись.
Сервис поддерживает более 200 видов HR-документов, при этом сотрудникам не требуется устанавливать ПО или использовать USB-токены – достаточно личного кабинета HRlink на смартфоне для оформления и подписи документов онлайн.
Особенности HRlink:
- Обеспечивает легитимную удаленную выдачу усиленных неквалифицированных электронных подписей (УНЭП) через авторизацию ЕСИА, что позволяет сотрудникам подписывать документы онлайн без дополнительных затрат.
- Предоставляет возможность протестировать HRlink на вашей учетной системе 1С бесплатно, выпустить УНЭП для сотрудника и оценить удобство работы с системой.
- Приватные ключи ЭП хранятся на сервере, а не на устройствах сотрудников, что повышает безопасность и упрощает процесс подписания документов.
- Позволяет работодателю подписывать до 5 000 документов в один клик онлайн, что значительно ускоряет процесс документооборота.
Nopaper от «Акоммерс»
Система электронного документооборота с модулем кадрового ЭДО, позволяющая подписывать документы с сотрудниками прямо со смартфона или планшета без использования USB-токенов, при этом подписи юридически значимы.
Сотрудник может самостоятельно выпустить неквалифицированную электронную подпись через мобильное приложение всего за ~90 секунд, что значительно ускоряет процессы оформления персонала и работы с кадровыми документами.
Особенности Nopaper:
- Позволяет подписывать документы с помощью мобильного телефона или планшета, без необходимости использования USB-токенов, обеспечивая юридическую значимость подписей.
- Обеспечивает оперативную проверку личности и паспортных данных для выпуска электронной подписи, что позволяет быстро приступить к работе.
EmplDocs от EmplDocs
Решение для кадрового ЭДО на базе технологий 1С с пакетом готовых шаблонов и заявлений: сотрудники работают через персональный веб-кабинет, где могут создавать заявки (на отпуск, командировку, дистанционную работу и др.), электронно подписывать приказы и получать необходимые справки и расчетные листки.
EmplDocs поддерживает все виды электронных подписей (УКЭП, УНЭП, простая подпись через мобильный «Госключ» или портал «Работа в России») и может внедряться как в облачном варианте, так и на локальных серверах компании.
Особенности системы:
- Работает непосредственно внутри 1С, что устраняет необходимость в дополнительной инфраструктуре и обеспечивает привычную рабочую среду для кадровиков.
- Любые изменения в базе 1С мгновенно отображаются в личном кабинете сотрудника, обеспечивая своевременный доступ к обновленной информации.
- Пользователи могут настраивать формы заявок, маршруты согласования, брендирование и мультиязычность.
- AI-помощник «Доки» ускоряет поиск заявок до 3 секунд.
Pyrus от «Пайрус»
Универсальная low-code платформа для автоматизации любых бизнес-процессов, включая кадровый электронный документооборот.
Позволяет настраивать гибкие маршруты согласования, ознакомления и подписания кадровых документов (маршрут может автоматически меняться в зависимости от типа документа, подразделения и других условий), а также использовать шаблоны с автозаполнением для быстрого формирования документов без ручного дублирования данных.
Особенности Pyrus:
- Предоставляет возможность создавать готовые кадровые документы с использованием печатных шаблонов прямо из карточки заявки. Данные сотрудников и организации автоматически подставляются в шаблоны.
- Поддерживает синхронизацию данных с ERP-системами, 1С, собственными базами данных и корпоративными веб-порталами, обеспечивая бесшовную интеграцию и обмен данными между различными системами компании.
- Предлагает мобильное приложение, доступное для iOS и Android. Приложение работает офлайн.
Выводы
Развитие российского рынка КЭДО показывает, что базовый функционал уже повсеместно внедрен, однако расширенные возможности встречаются не у всех разработчиков.
Функции, связанные с повышенной безопасностью (регулярные пентесты, Bug Bounty) или сложными интеграциями (SDK), пока остаются вне поля зрения многих поставщиков из-за их высокой стоимости, сложности реализации или ограниченного спроса у клиентов. Это заставляет компании-поставщики выбирать, на чем делать акцент — на доступности решений или на внедрении инновационных функций, доступных лишь лидерам рынка.
При этом спрос на автоматизацию HR-процессов продолжает расти, и со временем расширенные возможности станут стандартом. Сегодня компании, выбирая КЭДО, должны учитывать не только текущие потребности, но и перспективу развития.
Системы, которые уже предлагают гибкие интеграции, масштабируемость и высокий уровень безопасности, со временем окажутся в более выгодном положении, поскольку смогут быстрее адаптироваться к новым требованиям бизнеса и законодательства.