Когда тысячи анкет от собственников нужно обработать точно и в короткие сроки, ручные методы уже не работают. ITFB Group внедрила интеллектуальную платформу EasyDoc для автоматизации подсчета голосов в рамках общих собраний собственников жилья (ОСС) в управляющей компании «Смарт Сервис» (входит в ГК «Донстрой»). В кейсе расскажем о том, как технологии OCR, IDP и LLM помогли сократить время обработки, снизить юридические риски и обеспечить достоверность итоговых протоколов.
О заказчике
Группа компаний «Смарт Сервис», управляющая домами «Донстрой», — это более 60 жилых комплексов и 75 тысяч жителей. Организация голосований на общих собраниях собственников (ОСС) здесь требует точного учета каждой доли и тысячи бумажных анкет.
Ручной подсчет голосов превращался в марафон: переработки, высокий риск ошибок, сложность проверки. В 2024 году, в условиях уже запущенного процесса голосования, ГК «СМАРТ СЕРВИС» приняла решение автоматизировать подсчет с помощью EasyDoc — интеллектуальной платформы от ITFB Group.
Задача — автоматизация подсчета голосов 75 тыс. жителей
Ключевой задачей проекта стала автоматизация подсчета голосов в рамках ОСС: быстрое, точное, защищенное от человеческих ошибок извлечение данных из бумажных и электронных анкет.
Учитывая, что вес голоса собственника напрямую зависит от площади квартиры и доли владения, от точности обработки информации зависит легитимность всего собрания.
Проект осложнялся крайне сжатыми сроками: ГК «Смарт Сервис» обратился к ITFB Group уже после старта голосования — система должна была быть развернута к моменту подсчета голосов.
Решение
Команда ITFB Group за 1,5 месяца внедрила EasyDoc, интеллектуальную платформу для распознавания и анализа текстовых данных. Решение было адаптировано под формат анкет голосования и обучено извлекать значения, важные для подсчета голосов: ФИО собственника, площадь квартиры, номер помещения, ответы на вопросы голосования.
В основе решения — ансамбль нейросетевых компонентов, включающих:
- Модуль OCR, обеспечивающий высокую точность распознавания текста с нестандартизированных и зашумленных носителей (включая сканы и фотографии анкет).
- IDP-ядро, решающее задачи классификации документа, извлечения сущностей и контекстной привязки полей.
- LLM-компонент, встроенный на этапе постобработки и верификации данных. Используется для: интерпретации неструктурированных текстов (например, нестандартных формулировок ответов), восстановления контекста и разрешения неоднозначностей, автоматического сопоставления извлеченных значений с нормативными полями документа.
Для ускоренного старта в условиях ограниченного датасета использовалась генеративная нейросеть для синтеза анкет-двойников. Это позволило расширить тренировочную выборку и повысить устойчивость модели к разнообразию реальных шаблонов. После запуска система была дополнительно дообучена на живых анкетах в режиме активного обучения (human-in-the-loop), что позволило достичь высокой точности извлечения и адаптировать поведение модели под специфику конкретного заказчика.
Система была внедрена и адаптирована в рекордные сроки. Перед передачей в эксплуатацию сотрудники ГК «Смарт Сервис» прошли обучение у специалистов EasyDoc.
«ITFB Group оперативно включились в проект, проявив гибкость и высокую экспертизу. Нам удалось автоматизировать процесс, который годами выполнялся вручную. Это позволило не только снизить риски ошибок, но и разгрузить сотрудников в пиковый период голосований».
Алексей Лака, руководитель департамента информационных технологий группы компаний Донстрой
Результаты
Система EasyDoc взяла на себя один из самых трудоемких и чувствительных этапов голосования — подсчет голосов с учетом веса собственности. Это позволило:
- сократить время обработки результатов более чем в 10 раз;
- исключить влияние человеческого фактора;
- повысить точность итоговых протоколов;
- избежать рисков юридических последствий за некорректные данные;
- снизить нагрузку на сотрудников УК во время проведения ОСС.
В перспективе планируется масштабирование решения на другие направления деятельности — входящую корреспонденцию, работу с бухгалтерскими и кадровыми документами, а также с технической документацией.
Итог
Внедрение EasyDoc стало для ГК «Смарт Сервис» шагом к цифровой трансформации ключевого управленческого процесса. Проект показал, как интеллектуальные технологии могут повысить надежность и прозрачность работы с документами даже в условиях высокого регуляторного давления.
«В этом проекте для нас было принципиально важно обеспечить высокую точность и стабильность работы EasyDoc в условиях ограниченного времени на старте. Мы сфокусировались на адаптации платформы под специфический формат анкет и обеспечили заказчику возможность быстро и надежно обрабатывать информацию, критичную для легитимности голосования».
Вадим Петросян, директор по развитию бизнеса ITFB Group
ITFB Group подтвердила способность быстро адаптироваться к задачам заказчика, даже если старт проекта приходится на разгар событий. В дальнейшем EasyDoc продолжит развиваться как универсальная платформа для автоматизации документооборота как в жилищно-коммунальной сфере, так и за ее пределами.