Каждый год в крупных компаниях, таких как «Детский мир», приходят сотни новых сотрудников. Новичкам нужно быстро разобраться, где что находится, какими сервисами пользоваться, к кому обращаться. Раньше HR-специалисты вручную отправляли приветственные письма и инструкции. Из-за человеческого фактора кто-то получал их с задержкой или не получал вовсе. Сотрудникам приходилось дольше вникать в процессы и искать информацию самостоятельно, а HR тратили время на однотипные задачи и исправление ошибок.
Компания обратилась в ITFB Group с задачей автоматизировать цепочку писем. И главное, так, чтобы HR могли при необходимости что-то самостоятельно менять в этих рассылках. О том, как строилась работа, рассказываем в кейсе.
Цепочки писем для новичков под полным контролем HR
«Детский мир» — одна из крупнейших розничных сетей в России. Из-за большого объема найма в компании важно, чтобы вовлечение и адаптация новых сотрудников были понятными и предсказуемыми.
Требования к автоматической рассылки для новичков были такими:
- Письма должны приходить точно в нужный день — без сбоев и задержек.
- HR хотели сами управлять содержанием рассылок, чтобы не зависеть от ИТ-отдела при каждой правке текста или добавлении ссылки.
- Вся система должна работать внутри корпоративной платформы 1С:ЗУП и соответствовать стандартам безопасности компании.
Партнером по внедрению выбрали ITFB Group — российскую ИТ-компанию. С 2011 года она разрабатывает и внедряет решения для автоматизации рабочих процессов. У ITFB Group больше 1 100 проектов в корпоративной среде (группа «Черкизово»), финансовом («Газпромбанк») и госсекторе.
Для «Детского мира» специалисты ITFB Group предложили построить конструктор писем на базе 1С.
«Обычно подобные рассылки строятся в жестких шаблонах, а здесь мы реализовали полноценный конструктор писем, который по возможностям ближе к маркетинговым платформам, чем к стандартным HR-модулям».
Алексей Кирпиков, коммерческий директор ITFB Group
С его помощью можно менять тексты, добавлять изображения и ссылки, собирать разные сценарии рассылок. По сути, это не типовой модуль 1С, а полноценный конструктор, ближе по возможностям к сервисам e-mail-маркетинга.
Успеть к волне найма: как создавался конструктор писем для HR
Совместно с HR-специалистами определили ключевые точки онбординга: какие письма нужны и в какие дни они должны приходить. Важно было, чтобы цепочка выглядела одинаково для всех и покрывала первые недели и месяцы работы сотрудника.
Интеграцию проводили прямо в инфраструктуру 1С, сохраняя все корпоративные регламенты по безопасности. Это оказалось непросто: с одной стороны, есть строгие требования к защите данных, с другой — клиенту нужна была интерактивность в письмах.
Работали с конкретным дедлайном — решение нужно было запустить к новой волне приема сотрудников. За 3 месяца команда ITFB Group успела спроектировать конструктор, встроить его в 1С и протестировать на реальных сценариях. В процессе HR-специалисты не просто хотели иметь возможность изменять контент писем, но и настаивали на том, чтобы делать это самостоятельно, без участия ИТ. Этот инсайт существенно повлиял на финальную архитектуру решения.
Сотни новичков в месяц и ни одного потерянного письма
Автоматизация рассылок полностью изменила процесс онбординга в «Детском мире» — теперь он стал предсказуемым и управляемым:
- Новички получают письма строго по расписанию — в первый день, через месяц и в другие ключевые моменты адаптации.
- HR-специалисты перестали тратить время на ручные рассылки и могут управлять контентом без привлечения ИТ.
- Сообщения стали брендированными: с графикой, фирменным стилем и удобными ссылками на внутренние сервисы.
Система охватывает всех новых сотрудников независимо от их количества и региона пребывания. Это снижает нагрузку на HR и помогает новичкам справиться с чувством потерянности на старте: сотрудники быстрее осваиваются и ощущают себя частью команды с первых дней.
Для «Детского мира» проект стал частью стратегии по удержанию персонала и развитию цифровых HR-сервисов.
«Для нас проект показал, что HR-направление в ритейле нуждается в таких «умных» точечных автоматизациях, которые быстро дают ощутимый эффект».
Алексей Кирпиков, коммерческий директор ITFB Group
Планы на будущее
Этот кейс встроен в большую цифровую трансформацию всего HR-отдела компании. Система рассылок не стоит на месте: ее уже развивают, связывают с другими сервисами и расширяют под новые сценарии. ITFB Group сопровождает решение и помогает быстро внедрять доработки.
«Ритейл — одна из самых динамичных отраслей, и именно здесь автоматизация помогает быстро масштабировать процессы без роста затрат на персонал».
Алексей Кирпиков, коммерческий директор ITFB Group
Даже точечные изменения могут сильно влиять на бизнес-процессы ритейла. При массовом найме автоматизация снимает нагрузку с HR, делает работу стабильной и гарантирует одинаковый уровень сервиса для тысяч сотрудников.