В рознице эффективность магазина оценивают по десяткам показателей, от удовлетворенности покупателей до управления запасами: товарооборот, NPS, количество жалоб. Раньше все эти данные сотрудники «Пятерочки» могли посмотреть только в громоздком Excel-файле, который рассылали по почте.
Компания решила переосмыслить подход и сделать данные живыми, чтобы специалисты не просто видели показатели, а могли проанализировать, как их действия влияют на результат. С такой задачей обратились в Unidev, и команда предложила неожиданное решение.
О том, как Excel-таблица превратилась в геймифицированную систему мотивации для сотрудников по всей стране, рассказываем в кейсе.
Хаос в отчетности — драйвер изменений
В «Пятерочке» показатели по магазинам традиционно собирались в Excel-файле и рассылались сотрудникам по почте. Таблица занимала десятки страниц, в ней встречались ошибки, приходила она обычно с опозданием, ведь ее формировали и рассылали вручную.
Сотрудникам действительно важны были эти данные — от эффективности магазина зависела их премия. Но разобраться, что на что влияет, по этой таблице было сложно, и часто приходилось задавать вопросы руководству.
Компания решила отображать нужные параметры в личном кабинете сотрудника, чтобы они всегда были под рукой. При таком переносе нужно одновременно решить несколько задач:
- обеспечить точность расчетов дохода каждого сотрудника;
- сделать интерфейс простым и понятным;
- перейти от ручного ведения данных в Excel к автоматическому.
С запросом заказчик обратился к российской ИТ-компании Unidev. Команда специализируется на разработке порталов, BI-отчетности, интеграционных задачах и AI-инструментах. Среди собственных продуктов — сервис для автоматизации рекрутмента neiropoisk.ru. Unidev часто работает с крупным ритейлом, поэтому проект «Пятерочки» был привычен по технологиям. Но по бизнес-целям задача была уникальной.
«Заказчик обратился с эксель файлом, в котором были собранные вручную данные о показателях работы розничных магазинов и неформализованным запросом на то, чтобы каким-то образом представить эти данные самим сотрудникам и мотивировать их к улучшению показателей».
Николай Плякин, основатель Unidev
Вместо простого отчета с показателями в личном кабинете команда предложила концепцию с игровой механикой. Уже на первой встрече стало понятно: речь идет не о KPI-системе, а о полноценной «Вселенной рейтингов», которая должна мотивировать сотрудников и вовлекать их в улучшение показателей.
От MVP до «горы»: как строили «Вселенную рейтингов»
Работу начали с MVP: оформили идею в прототип и быстро собрали первую версию.
В основе лежала геймификация — система показывала, как сотрудник продвигается к целям, отмечала достижения и поощряла за успехи. Заказчик с самого начала был вовлечен. Несмотря на отсутствие готового ТЗ на старте работ, совместные обсуждения помогли быстро находить решения.
Сложнее всего было предоставить новой системе доступ к данным. Проект сделали быстрее, чем успели получить доступ к продуктивным данным, поэтому запуск в продакшн состоялся без него, команда работала с Excel-файлами. Чтобы система не сломалась от ошибок в таблицах, разработали механизмы валидации и верификации.
Не обошлось без сбоев: первые расчеты премий не совпали с бухгалтерскими. Пришлось в срочном порядке искать, из-за чего пошли расхождения, и дорабатывать бухгалтерскую систему. Зато итоговая архитектура получилась устойчивой — выдерживала и реальный наплыв пользователей, и неверные загрузки данных.
Отдельной задачей стал дизайн. Под геймификацию нужно было придумать визуальный стиль, который вовлекал бы сотрудников в процесс. Система и визуал должны быть интуитивно понятны и не требовать дополнительного обучения. Одна из директоров департамента HR заказчика предложила метафору «горы».
Совместно с дизайнером Unidev ее превратили в визуал с маскотом сотрудницы:
«Этот образ стал наглядным, стало визуально понятно, где ты, а где соседи и победитель, что надо сделать, чтобы подняться выше или не опуститься в рейтинге».
Ксения Питецкая, руководитель направления, автор идеи, «Пятерочка»
Первый MVP собрали меньше чем за месяц. Его протестировали на ограниченной группе сотрудников — фидбек был положительным, а замечания помогли довести систему до полноценного релиза.
Когда KPI становятся игрой
После запуска сотрудники «Пятерочки» получили инструмент, в котором можно сравнить свой магазин с другими в конкретном кластере, регионе или по всей сети. В системе отображаются ключевые показатели — товарооборот, доходность, NPS, количество жалоб покупателей — и влияние рейтинга на премию.
Эта механика быстро стала частью повседневной работы. Вкладку «Премия достижение» («Рейтинг розницы») в личном кабинете открывали более 3 млн раз:
«Это был настоящий wow-эффект и драйв, как для нас как заказчика, так и для линейного персонала розницы, руководства в рознице, и, как нам хочется верить, разработчиков. Мы изменили представление о рейтинге как о чем-то для избранной группы магазинов, мы показали, что победить может каждый магазин (маленькой, большой, в зоне СВО или на севере и т.д.)».
Ксения Питецкая, руководитель направления, автор идеи, «Пятерочка»
Команду Unidev особенно удивило, насколько система стала «вирусной»: тысячи сотрудников начали обсуждать рейтинги и буквально играть во «Вселенную». Это повлияло и на корпоративную культуру — рейтинги сплотили команды и вернули драйв в ежедневную работу.
А метрики подтвердили эффект — текучесть кассиров снизилась на 2%. Но главное, KPI перестали быть абстрактными цифрами в таблице и превратились в понятные цели, к которым хочется стремиться.
Планы на будущее
После успешного запуска «Вселенную рейтингов» передали во внутренний центр компетенций «Пятерочки». Это стандартная практика: корпоративные проекты, которые показывают эффект, дальше развиваются уже силами заказчика.
Unidev отмечает, что сам тренд на игровые механики в HR только набирает силу. Такие системы помогают удерживать сотрудников, вовлекать их в общие процессы компании и повышать лояльность. «Вселенная рейтингов» стала примером, как сухие KPI можно превратить в инструмент мотивации для нескольких тысяч людей.
Масштабировать этот конкретный проект на другие компании команда не планирует, но, используя этот опыт, готова реализовать схожие решения для новых заказчиков.