Компании разных масштабов и направлений деятельности ежедневно выполняют огромное количество операционных задач: от обработки входящей и исходящей корреспонденции и заказа канцелярских принадлежностей до оформления кадровых документов и организации сложных проектных работ с большим числом участников и дорогостоящими и длительными договорами. При этом именно отлаженность и эффективность рутинных процедур лежит в основе качественного и стабильного функционирования предприятия и является фундаментом его развития.
Помимо этого, значительное давление на бизнес оказывают постоянно меняющиеся внешние условия рынка и растущая конкуренция, заставляя искать новые способы оптимизации ежедневных рабочих процессов и повышения уровня продуктивности. Одним из самых действенных методов достижения этих целей становится внедрение цифровых систем поддержки операционной деятельности и управления, обеспечивающих прозрачность процессов и упрощающих коммуникации. В статье рассмотрим одно из таких решений — Тоталити.
Что такое Тоталити
Тоталити — отечественная система для удобного и эффективного управления организацией, трудовым коллективом, проектами и задачами, документооборотом, финансовой и договорной деятельностью, также автоматизирующая огромное число мелких рутинных операций.
Разработчиком системы выступает Группа МОЛНЕТ, включающая Инновационный Технологический Центр МОЛНЕТ (ООО «ИТЦ МОЛНЕТ»), Научно-исследовательский институт Социальных систем при МГУ имени М.В.Ломоносова (НИИ Социальных систем при МГУ), ООО «Криптосети» и ряд других предприятий.
Тоталити входит в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных (реестр отечественного ПО), что открывает ей путь в качестве универсальной системы для малых, средних и крупных компаний различных сфер и отраслей деятельности, применимой на всех уровнях. административной иерархии: от дирекции предприятия до руководителей подразделений и линейных работников в процессах постановки и исполнения задач как хозяйственного, так и административно-организационного характера.
Система рекомендована к использованию в компаниях со штатом более пятнадцати человек и особенно эффективна в форматах удаленной и/или территориально распределенной работы.
Функционал системы
Управление задачами и проектами
В наборе специализированных функциональных модулей объединены возможности управления длительными и сложными проектами, операционными задачами и поручениями.
Портфель проектов
С помощью широкого инструментария в Тоталити формируются паспорт проекта, круг основных участников, интерактивная диаграмма Ганта, бюджет, риски, показатели и проектные изменения, о которых система проинформирует всех участников.
Портфель проектов обеспечивает наглядный контроль хода работ в реальном масштабе времени, позволяет исключить лишние совещания и опросы ответственных, а также поддерживать в актуальном состоянии все проектные задачи.
Оперативное управление
Постановка ежедневных задач осуществляется через один простой интерфейс, содержащий требования, исполнителей и сроки.
Для эффективной организации рабочего процесса доступны обмен файлами, обсуждения, системы поручений, уведомлений и напоминаний, что позволяет не терять данные, оперативно погружаться в суть рабочего процесса и принимать взвешенные решения.
Дополнительным подспорьем является реализованный в системе интеллектуальный голосовой ассистент, который поможет с поиском и регистрацией новой задачи, заполнив под диктовку текст поручения, и выбором исполнителя из перечня предложенных сотрудников.
Управление финансами
Блок управления финансами и активами в Тоталити объединяет данные о контрагентах, договорах, бюджетах и активах с ключевыми процессами: от планирования расходов и контроля материальных ценностей до участия в торгах.
Контрагенты
Система включает в себя реестр заказчиков и подрядчиков, для каждого из которых формируется расширенная карточка, содержащая реквизиты, контакты представителей и библиотеку документов, подтверждающих должную осмотрительность. Благодаря гибкому поиску по широкому набору атрибутов в Тоталити можно быстро найти нужную информацию.
Бюджет
Функционал управления бюджетом позволяет планировать и контролировать доходы и расходы на различные периоды времени — годовой, квартальный, месячный. На основе данных о платежах, движениях средств и остатках на счетах формируется полная финансовая картина и проводится анализ дебиторской и кредиторской задолженности.
Внедрение бюджетного модуля обеспечивает финансовую прозрачность, дает возможность точно планировать и контролировать денежные потоки в режиме реального времени, снижает риски за счет автоматизированного анализа долговых обязательств.
ТМЦ и активы
Тоталити предоставляет базовый функционал для управления реестром материальных и нематериальных активов. По каждой позиции, например, ноутбуку, серверу, принтеру или авто, учитываются ответственные, сроки службы и расходы на товарно-материальные ценности (ТМЦ), а также ведется журнал действий, которые производятся с ТМЦ.
Управление полным жизненным циклом ТМЦ включает приобретение, передачу пользователю, ремонт и списание. Система также позволяет вести учет нематериальных активов, таких как программное обеспечение и лицензии.
Функционал становится инструментом для минимизации рисков, связанных с некорректным учетом и управлением активами, и закладывает основу эффективного использования имущественных фондов.
Торги и конкурсы
Система предоставляет комплексное решение для участия в торгах: от анализа требований до подачи заявки. Встроенные возможности подачи и рассмотрения заявок позволяют детально учитывать условия торгов, контролировать подготовку документов и соблюдать сроки. Вся рабочая информация — документация, обсуждения и архив — централизована и снабжена удобным поиском для быстрого доступа к данным. Шаблоны ускоряют заполнение форм, а архив прошлых конкурсов служит полезным примером при подготовке повторяющихся и типовых закупок.
Документооборот
Решение автоматизирует процессы внутреннего и внешнего документооборота: функционал работы с письмами включает регистрацию, визирование и контроль исполнения поручений, а также формирование и электронное согласование проектов ответов, присвоение регистрационных номеров и отправку бумажных копий.
Для организационно-распорядительных документов реализованы возможности составления и издания приказов и распоряжений, их рассылки адресатам с персональным контролем ознакомления и выполнения.
Инструменты коллективного редактирования, обсуждения и голосования существенно ускоряют процедуры согласования документации.
Корпоративный сайт и управление клиентами (CRM)
Для полноценного присутствия на рынке важным элементом имиджа компании становится корпоративный сайт. Благодаря внедренной в Тоталити технологии, включающей работу по предложенным шаблонам, возможно быстро и просто создать веб-ресурс компании со следующими базовыми компонентами: разделами с информацией о компании, предоставляемыми ею услугами, продуктами, новостями, контактами и сервисами обратной связи.
При этом все инструменты управления контентом и структурой сайта доступны в специальном модуле прямо в системе.
Большим преимуществом технологии является возможность продвижения и оказания услуг в режиме онлайн, что позволяет выстроить сквозное взаимодействие с клиентом на всех этапах воронки продаж: от формирования доверительных отношений с потенциальными заказчиками и информирования посетителей о новых товарах, услугах и мероприятиях до непосредственного заключения сделки. Полная автоматизация этих этапов и процедур реализована в специальном модуле CRM.
Управление персоналом
Значимая часть внедренного в Тоталити функционала отведена управлению персоналом компании. В системе формируется организационно-штатная структура в виде наглядного иерархического справочника подразделений компании, в каждом из которых отображены списки штатных и привлекаемых работников с их контактами и документами.
Настройка интерфейсов личного кабинета пользователя
Следить за важными изменениями в текущих задачах, быть в курсе последних новостей из внутренних каналов связи и просматривать сводку о рабочем режиме сотрудников из календаря можно благодаря широкому функционалу личного кабинета пользователя.
Для удобства работы и экономии времени все необходимые ссылки на информационные системы и сторонние ресурсы собраны в единой интерактивной витрине. Это позволяет оптимизировать рабочую среду под индивидуальные потребности, обеспечивает быструю навигацию и снижает время простоя персонала.
Персональная отчетность
Важным аспектом контроля оперативной и проектной деятельности компаний является понимание производственных нагрузок и занятости сотрудников. Для автоматизации этих процессов в Тоталити формируется персональный интерфейс, который упорядочивает информацию о результатах и планах работ, а также напоминает о сроках выполнения задач и поручений. Руководители получают сводку текущих задач с комментариями и обзором на предстоящую неделю.
Регулярная отчетность помогает отслеживать операционную динамику, своевременно выявлять проблемы и поддерживать эффективную обратную связь с коллективом.
Корпоративные новости и релизы системы
Тоталити позволяет публиковать корпоративные новости, управлять каналами рассылки и отслеживать процесс ознакомления рабочего коллектива с информацией. Дополнительно в системе реализован функционал локальных уведомлений о релизах, которые можно настроить для отдельного модуля.
Оперативное информирование снижает количество обращений в службу поддержки и ускоряет решение возникающих проблем, облегчает доведение до персонала корпоративных, технологических и организационных изменений, минимизируя риск пропусков объявлений.
Обучение и поддержка пользователей
Система помогает повышать квалификацию персонала компании и значительно сократить время на адаптацию и ввод сотрудников в курс широкого круга должностных обязанностей. Важным преимуществом Тоталити является реестр хранящихся в общем доступе необходимых для работы корпоративных баз документов, включающих обширные ряды инструкций, обучающих видео, текстовых описаний и руководств пользователей. Все это дает неограниченную возможность самостоятельного изучения и освоения функционала, а встроенная электронная система обращений обеспечивает каждому пользователю Тоталити гарантированную поддержку по любым вопросам.
База знаний
В корпоративной библиотеке агрегируются все научные, технологические, маркетинговые и документационные материалы компании, что позволяет повторно использовать удачные решения и методики в основных направлениях ее деятельности. Ключевая функция базы знаний — сделать лучший опыт и наработки компании доступными, собрав в одном месте инструкции, руководства, шаблоны и статьи по решению типовых задач.
Технология создает основу для непрерывного обучения и развития компетенций и стимулирует инновационную деятельность за счет легкой конверсии удачных решений в массовую ежедневную рабочую практику.
Доска почета
В Тоталити встроена технология мотивации, которая дает возможность отметить личный вклад каждого специалиста в развитие компании. Решение о премировании формируется по итогам голосования соответствующих подразделений и основывается на оценке вклада по критериям практической полезности и применимости.
Имена сотрудников, получивших признание за свой вклад, публикуются на корпоративной доске почета. Это не только повышает их статус, но и служит примером для всего коллектива, стимулируя его к достижению высоких результатов.
Регулярное использование системы мотивации способствует формированию позитивной атмосферы в коллективе, где ценятся достижения и вклад каждого работника.
Администрирование
В системе реализовано управление реестром пользователей, нормативно-справочной информацией (НСИ), рубрикаторами и справочными наборами данных.
Высокий уровень безопасности и контроля доступа к системе обеспечивается двухфакторной авторизацией, а также отслеживанием журнала посещений и действий. Права доступа могут быть гибко настроены в соответствии со штатным расписанием и функциональными обязанностями работников, что исключает несанкционированные изменения и гарантирует безопасность.
Дополнительное удобство в организации и выполнении как типовых задач, так и масштабных проектов обеспечивается опцией выполнения рутинных операций от имени руководителей их доверенными работниками.
Аналитика
Единое информационное пространство Тоталити позволяет проводить комплексную и сквозную аналитику состояния дел. Система дает возможность отслеживать загруженность сотрудников, оценивать вклад каждого в выполнение задач и проектов, настраивать различные варианты представления данных, включая графики, диаграммы и отчеты, что создает условия для разностороннего анализа информации.
Удобная навигация по системе осуществляется за счет многопараметрического поиска, благодаря которому можно быстро найти необходимый файл, задачу, сотрудника или проект. Встроенный в систему гибко настраиваемый календарь агрегирует все события организации и предоставляет возможность зарегистрировать встречу, настроить уведомление о запланированном событии и напоминание, а также уведомить о работе из дома или болезни.
Применение функционала помогает значительно улучшить процессы планирования мероприятий, постановки задач, ускорить и повысить качество подготовки и заключения договоров, позволяет быстро и точно определить стоимость трудозатрат, накладные и налоговые отчисления и прочие проектные расходы.
Вывод
Использование Тоталити улучшает координацию между различными подразделениями, ускоряет принятия решений и повышает общую производительность организации. Благодаря широкому спектру функций, таких как управление проектами, ресурсами, задачами и коммуникациями, платформа становится незаменимым помощником для руководителей и всего коллектива.
Предусмотренный мобильный интерфейс поддерживает работу на устройствах с различным разрешением экранов и предоставляет пользователям быстрый доступ к системным функциям через оптимизированную версию приложения.
Преимущества использования Тоталити включают в себя повышение прозрачности процессов и качества взаимодействия между участниками проектов, улучшение контроля выполнения задач, а также сокращение времени на поиск информации. Совокупность таких технологий способствует достижению стратегических целей организации, ее цифровой трансформации и увеличению рыночной стоимости и конкурентоспособности.