По данным исследования SuperJob, более 20% времени у сотрудников занимают рабочие переписки. Общение в чатах стало частью корпоративной жизни, при этом мессенджер должен быть одновременно функциональным и удобным для сотрудников, при этом отвечать требованиям безопасности. Выбрать может быть сложно.
На примере продуктов коммуникационной платформы для бизнеса VK WorkSpace расскажем о ключевых требованиях к корпоративному мессенджеру. А также приведем в качестве примера кейсы клиентов, чтобы показать, как налаженная коммуникация упрощает бизнес-процессы.
Какие функции важны в корпоративном мессенджере
Представьте, что компании нужно поменять корпоративный мессенджер. Однако сотрудники волнуются, что потеряют важные переписки и файлы, не смогут воспользоваться привычными функциями, например видеозвонками. Руководитель тоже переживает, что на время перехода на новый сервис коммуникация в компании нарушится. Чтобы решить проблему, подойдет мессенджер, в котором можно:
- Быстро авторизоваться и централизованно управлять системой. Доступна интеграция с корпоративной инфраструктурой — через Active Directory и протокол Single Sign-On (SSO). Сотрудники могут входить в личные кабинеты по единому паролю, а ИТ-отдел — быстро добавлять новых пользователей и управлять доступами.
- Настроить гибкие форматы коммуникации. Помимо личных чатов, мессенджер предоставляет инструменты для любых сценариев общения: групповые чаты для проектов, каналы для официальных объявлений и треды для обсуждений. Это позволяет структурировать общение и легко находить нужную информацию.
- Проводить звонки и видеоконференции, не покидая окна мессенджера. Встречу можно начать прямо из чата. Например, через VK WorkSpace можно подключить к созвону до 500 участников, а по гостевым ссылкам можно пригласить партнеров из внешних компаний.
- Автоматизировать рутинные задачи. На платформе есть возможность создавать ботов — например, для сбора заявок, согласования отпусков или получения уведомлений из CRM. Это превращает корпоративный мессенджер в мощный рабочий хаб.
- Быть уверенным в безопасности. Все данные — переписки, файлы, видеозвонки — передаются по зашифрованным каналам. Администратор может настраивать гибкие доступы, а скоро появится возможность удаленно стирать данные с потерянных устройств.
Так, в «РТ МИС» несколько лет использовали Microsoft 365 — облачную платформу с корпоративным мессенджером и встроенными облачным хранилищем и приложением для видеозвонков. С уходом с рынка зарубежных компаний стало ясно, что нужно искать альтернативу от российских разработчиков. В компании выбрали VK WorkSpace и за выходные перевели 1000 сотрудников, используя данные из Active Directory.
Кросс-платформенный доступ и интуитивно понятный интерфейс
Часто сотрудник начинает рабочий день за стационарным ПК, продолжает обсуждение проекта на ноутбуке в переговорной, а вечером отвечает на сообщения с телефона по дороге домой. Важно, чтобы история переписки, файлы и задачи оставались под рукой и синхронизировались мгновенно.
Другой важный критерий корпоративного мессенджера — интуитивно понятный интерфейс. Так сотрудникам не придется долго разбираться в функциональности.
Например, в Ситидрайве работает более 1000 сотрудников, и раньше они использовали корпоративный мессенджер Slack. Летом 2022 года рабочее пространство заблокировали. При поиске нового мессенджера важным критерием была привычная и удобная среда для общения.
В VK WorkSpace сотрудники сразу отметили интуитивно понятный интерфейс, где они быстро начали пользоваться всеми привычными фишками: создание тредов, реакции, группы и каналы по интересам. Благодаря кроссплатформенности сотрудники офиса, клиентской поддержки и обслуживания автопарка получили единое пространство для общения — с рабочих компьютеров, ноутбуков или смартфонов.
Масштабные видеозвонки из единого окна
Сотрудники на удаленке обычно посещают много созвонов — например, с утра идут на планерку, а после подключаются к обучающему вебинару. Удобно, если все инструменты собраны в одном окне и не нужно переключаться между разными приложениями и искать верные ссылки на встречи по чатам.
Для этого подойдет мессенджер, в котором можно проводить видеозвонки, приглашать на созвоны клиентов и партнеров.
Например, ИТ-компания Nedra Digital долго выбирала решение, чтобы перейти с Microsoft 365 на отечественный сервис. Для сотрудников было важно быстрое подключение через облако, гибкие возможности администрирования, а также мессенджер и звонки в одном приложении.
В результате поисков компания перешла на коммуникационную платформу VK WorkSpace — с почтой, мессенджером и видеоконференциями. Сейчас Nedra Digital использует VK WorkSpace для переписок, видеоконференций и аудиозвонков.
Единый доступ ко всей рабочей экосистеме
Обычно в течение рабочего дня сотрудники переключаются между десятком приложений: почта, мессенджер, календарь, облачное хранилище, таск-трекер. Везде свои пароли, коды доступа — всё это отнимает силы, снижает концентрацию и продуктивность. А если компания пользуется обычным, не корпоративным мессенджером, сотрудники могут отвлекаться на личные переписки. Это тормозит работу.
Для эффективных процессов нужна единая площадка, где можно быстро перейти от обсуждения задачи к ее постановке, от письма — к звонку, от звонка — к совместному редактированию документа.
VK WorkSpace объединяет сервисы для совместной работы команд. Платформа включает Почту с Календарем, Мессенджер, Видеоконференции, Доску для идей, Проекты, облачное хранилище со встроенным редактором документов, Задачи, Опросы и заметки. Сотрудникам не нужно переключаться между разными приложениями: сервисы работают в одном окне.
Платформу можно развернуть в облаке (SaaS) или приобрести коробочное решение (On-premises). Те, кто покупает SaaS-версию, автоматически получают доступ ко всем сервисам. В коробочной версии можно приобретать отдельные модули, например Мессенджер со встроенными Видеозвонками.
Все сотрудники VK работают в одном супераппе. Такой подход дает возможность не отвлекаться на личные переписки в общедоступных мессенджерах. Если поставить статус в профиле «Болею» или «В командировке», никто не будет беспокоить сотрудника — так формируется корпоративная культура общения.
Безопасность и масштабируемость
Выбирая корпоративный мессенджер, руководитель должен быть уверен, что конфиденциальные данные компании и ее клиентов не утекут в сеть и не попадут мошенникам. Мессенджер VK WorkSpace разработан с учетом всех требований к защите информации. Для переписки и обмена файлами используется зашифрованный TLS-канал.
Также для бизнеса важна масштабируемость, особенно при быстром росте. Если компания откроет новый филиал, ей нужно быстро подключить сотрудников к общему сервису и по возможности не привлекать дорогостоящих ИТ-специалистов.
Например, в SimbirSoft работает 1500 человек из разных городов России. ИТ-компания искала замену Skype и в итоге остановила выбор на VK WorkSpace. В отличие от публичных мессенджеров, корпоративной почтой и платформой управляет администратор: он настраивает права доступа, просматривает действия пользователей и обеспечивает безопасность внутренних данных. Дополнительным аргументом стали серверы на территории РФ и полное соответствие требованиям законодательства.
Для быстрого перехода команда создала робота, который имитировал действия пользователя. Он заходил в систему под аккаунтом владельца и автоматически создавал чаты: вводил названия, описания, назначал права доступа и добавлял участников. Перенос 1200 чатов в SaaS-версию супераппа VK WorkSpace был выполнен этим роботом всего за 38 часов, что позволило мгновенно масштабировать рабочее пространство под нужды распределенной команды.
Корпоративный мессенджер — это больше, чем приложение для переписок. Это цифровое пространство для совместной работы команды, поэтому оно должно быть безопасным, масштабируемым, с простым интерфейсом и кроссплатформенным доступом. Этим критериям соответствует суперапп VK WorkSpace.