В больших компаниях документы проходят длинный путь — их согласуют, отправляют между подразделениями, уточняют, возвращают на доработку. В «Билайне» этот поток держался на старой системе с накопленной за годы излишней сложностью ИТ-архитектуры и процессов. Команда не успевала за запросами бизнеса, а сотрудники тратили время на ручные операции.
В один момент стало понятно: компании нужна платформа, которая выдержит нагрузку масштаба «Билайна» и позволит корректировать процессы без ожидания разработчиков. Так появился проект Beedocs — решение для управления контентом и бизнес-процессами, которое компания построила на базе платформы «СИМФОНИЯ» от ITFB Group. О том, как создавали систему и как она изменила ежедневную работу сотрудников, рассказываем в этом кейсе.
Цифровой центр, который растет вместе с компанией
У «Билайна» десятки направлений, тысячи сотрудников и сотни процессов, которые завязаны на документообороте: договоры, первичные финансовые документы, юридические документы, переписка. Старая СЭД больше не справлялась — любое изменение превращалось в настоящий полноценный проект, а часть процессов продолжала жить в ручном режиме.
Перед запуском новой платформы в «Билайне» выделили три ключевые проблемы, которые мешали работе каждый день:
- много ручных действий — от поисков нужной версии документа до переноса данных между разрозненными системами;
- отдельный контур юридически значимого ЭДО, из-за чего часть процессов «ломалась» на стыке внутренних и внешних документов;
- отсутствие прозрачности — сложно было понять, кто сейчас согласует документ, где он «застрял» и соблюдаются ли сроки.
Компании нужен был не «еще один модуль», а платформа, способная стать центром цифровой архитектуры и выдерживать постоянные изменения. При этом ее можно легко адаптировать под потребности разных подразделений — от юридического блока до финансового контура.
Партнером выбрали ITFB Group, российскую ИТ-компанию, и их интеллектуальную платформу «СИМФОНИЯ». Это CSP-решение для интеллектуального управления контентом, заявками и цифровизации бизнес-процессов. Построенная на микросервисной архитектуре, «СИМФОНИЯ» способна выдерживать большой объем нагрузки и при необходимости легко масштабируется горизонтально при ее росте. Ключевыми инструментами платформы являются конструкторы, позволяющие настраивать ее без программирования.
Пилотная идея, ставшая основой цифрового документооборота
Проект начали с пилота. Вместе с командами из разных направлений «Билайна» определили ключевые процессы, которые нужно перенести в новую систему в первую очередь: договоры, первичные финансовые документы и корпоративную переписку. Эти сценарии должны были заработать без задержек и стать основой будущей платформы.
Команда ITFB Group взяла на себя развитие платформенных модулей и доработку функционала под задачи «Билайна». Внутреннее развертывание шло силами команды «Билайна» — это позволяло быстрее тестировать гипотезы и не выходить за рамки корпоративной безопасности.
Проект быстро показал, что у разных направлений «Билайна» свои процессы и свои требования к тому, как должна работать система. Задача — не просто перенести процессы в новый интерфейс, а выстроить платформу, которая не распадается на десятки изолированных конфигураций. Платформа должна была учесть эту разницу, но при этом оставаться единой и управляемой.
«Для компании масштаба “Билайна” невозможно ограничиться готовым коробочным решением. Требовалась платформа, которая изначально проектируется как настраиваемая и способная изменяться вместе с задачами бизнеса. Многие доработки, сделанные в рамках проекта, усилили ядро платформы и сделали ее более зрелой для задач крупного корпоративного сегмента».
Анастасия Литвиненко, директор по развитию бизнеса ITFB Group, автор и идеолог платформы «СИМФОНИЯ»
Некоторые модули потребовали адаптации под жесткие требования «Билайна» — к безопасности, интеграциям и стабильности. В процессе проекта платформа «СИМФОНИЯ» развивалась вместе с требованиями заказчика: часть улучшений и расширений была реализована на уровне ядра, что подтвердило гибкость архитектуры и готовность платформы к инновациям и глубокой кастомизации под задачи крупного бизнеса. Это заняло больше времени, но сделало решение стабильнее и пригоднее для других крупных клиентов.
За полгода пилот превратился в рабочую систему: настроили процессы, провели интеграции, протестировали сценарии на реальных данных. «Билайн» увидел, что low-code-подход действительно работает, процессы можно адаптировать без привлечения разработчиков, а изменения запускаются быстрее, чем раньше.
Так пилотная сборка превратилась в Beedocs — рабочую платформу управления контентом и процессами, которая стала основой СЭД «Билайна».
Тысячи документов в день, и система, которая не теряет ни одного из них
На текущем этапе проект перешел в стадию пилотной эксплуатации и демонстрирует устойчивые первые результаты. В системе уже запущены ключевые сценарии, формирующие основу будущего корпоративного документооборота.
Процесс автоматизации работы с корреспонденцией готовится к переводу в промышленную эксплуатацию. В пилотном режиме работают процессы договорной деятельности и обработки первичной финансовой документации. Запланирован полный перенос процесса работы с машиночитаемыми доверенностями с предыдущей системы на платформу «СИМФОНИЯ».
Уже на этапе пилота команда «Билайна» отметила высокую скорость и простоту настройки процессов. Отдельные прикладные сценарии настраиваются аналитиками без привлечения разработчиков, что подтверждает практическую реализацию low-code/no-code подхода и позволяет оперативно адаптировать систему под изменяющиеся требования бизнеса.
Проект изначально проектируется с учетом корпоративного масштаба: в перспективе к платформе будет подключено до 30 000 сотрудников, а объем документооборота составит более 1 000 000 документов в год. Это подтверждает готовность решения к работе в условиях высокой нагрузки и его надежность для использования в крупной распределенной компании.
«Мы искали не просто “коробочное” решение, а современную платформу, которую могли бы развивать своими силами. “СИМФОНИЯ” от ITFB Group оказалась наиболее готовой и технологически подходящей для наших задач. Нас впечатлила ее гибкость и продуманная микросервисная архитектура, а партнерский подход вендора к доработкам сделал сотрудничество взаимовыгодным. Это фундамент для нашей дальнейшей цифровой трансформации».
Александр Винниковецкий, директор развития «ЭДО Билайн»
Планы на будущее
В результате «Билайн» получил не просто новую систему электронного документооборота, а гибкую платформу, способную развиваться вместе с бизнесом и быстро адаптироваться под задачи разных подразделений. Проект показал, что переход от легаси-решений к современной платформенной архитектуре позволяет сократить время внедрения изменений, повысить прозрачность процессов и снизить зависимость от длительных циклов доработки.
Опыт внедрения Beedocs на базе «СИМФОНИИ» подтвердил эффективность партнерской модели взаимодействия между заказчиком и вендором. Совместное развитие платформы, опора на low-code/no-code и микросервисную архитектуру создали технологический фундамент для дальнейшей цифровой трансформации документооборота «Билайна» и масштабирования решения на новые процессы и подразделения.
«Для нас важно было заложить технологический фундамент, который позволит развивать документооборот вместе с бизнесом. Платформа “СИМФОНИЯ” дала нам необходимую гибкость и масштабируемость для запуска и развития цифровых процессов без долгих циклов изменений».
Александр Винниковецкий, директор развития «ЭДО Билайн»
Beedocs будет масштабироваться на новые бизнес-направления и корпоративные сервисы, включая финансовые и HR-процессы. Частично решения, разработанные для «Билайна», уже интегрированы в ядро «СИМФОНИИ» и доступны другим заказчикам.
Даже небольшие доработки могут серьезно влиять на эффективность корпоративных процессов. Поэтому системный подход к цифровизации позволяет компаниям быстро масштабировать сервисы без увеличения затрат на персонал, сохраняя стабильность и высокий уровень сервиса.