Большинство инициатив по автоматизации бизнес-процессов проваливаются еще на старте. В юридических департаментах ситуация усугубляется: компании тратят миллионы на внедрение систем, которые юристы игнорируют, продолжая работать через мессенджер. В новом материале «Компьютерры» рассказываем, как понять, что ваша компания не готова к цифровизации — еще до того, как деньги будут потрачены.
В чем проблема и почему она так дорого обходится бизнесу?
Ответ на этот вопрос простой: компании начинают не с того конца. Вместо анализа реальных задач юридического департамента руководители смотрят на функциональность и известность продукта. В итоге покупают Ferrari для езды по проселочной дороге — технология есть, а пользы нет.
«Основная ошибка заключается в ориентации на функциональность и известность продукта, а не на реальные задачи юридического департамента».
Ольга Звагольская, директор по HR и Legal, корпорация ITG
Проблема усугубляется тем, что часто компании начинают автоматизировать процессы, которые вообще не описаны и не унифицированы. Это все равно что пытаться оцифровать беспорядок — в результате получается тот же беспорядок, только дороже.
Коммерческий директор GreenData Сергей Лебедев подтверждает эту тенденцию, говоря, что до 70% инициатив по автоматизации бизнес-процессов не достигают ожидаемого эффекта именно из-за слабой проработки процессов и требований до старта проекта.
Три главные ошибки, которые означают провал проекта
Директор по стратегическому развитию Primo RPA Алексей Николаев выделяет две типовые ошибки, связанные с тем, что технология становится важнее самой задачи. Первая — попытка автоматизировать хаос, а не процесс. Когда нет единых правил работы, шаблонов и ответственности, система только усложняет работу и увеличивает вероятность ошибок.
Вторая ошибка — отсутствие оценки экономической обоснованности. По его словам, автоматизация имеет смысл только там, где есть измеримый объем повторяемых операций и понятный эффект по времени, стоимости или рискам. «Например, автоматизация дает ограниченный эффект для разовых или уникальных операций, где основная ценность — в экспертном анализе, а не в скорости обработки», — пояснил эксперт.
Лебедев добавляет третью ошибку — рассматривать проект как ИТ-внедрение, а не как трансформацию процесса. «Главная ошибка — выбирать систему по функционалу, а не по тому, насколько она поддерживает реальный юридический процесс с исключениями, согласованиями и регуляторными требованиями», — объяснил эксперт.
Признаки неготовности
Как понять, что компания не готова к автоматизации?
«Под «не готова» чаще всего понимается ситуация, когда процессы не описаны, данные разрознены, нет владельца процесса и правил эскалации».
Елена Первышина, менеджер технологической практики Kept
При этом эксперт подчеркивает, что часть пробелов, таких как описание процессов и стандартизация данных, могут быть закрыты на ранних этапах проекта по внедрению в рамках отдельного блока соответствующих работ.
Готовность же к автоматизации, по словам Первышиной, определяется устойчивостью работы операционной части юридической функции — понятны ли роли, шаги, точки контроля и источники данных. При этом минимальный порог зрелости различается по типам решений. Так, например, для конструктора договоров обычно достаточно согласованных шаблонов, библиотеки условий и описанного порядка.
А вот инструменты на базе генеративного ИИ предъявляют более высокие требования к данным и контролю качества, утверждает Первышина. По ее словам, здесь уже нужны единые реестры, права доступа, правила валидации результатов и понятная ответственность за итоговый документ.
Перед стартом проекта Лебедев рекомендует юридическому департаменту проверить следующие пункты:
- описание ключевых процессов и точки принятия решений;
- создание или актуализацию единых шаблонов и справочников;
- определение объема и возможных узких мест;
- назначение владельца процессов со стороны бизнеса;
- определение KPI (сроки, загрузка, риски);
- продумывание интеграций с ERP, ЭДО и CRM;
- выбор платформы, а не разового инструмента.
Эксперт убежден, что без соблюдения этих шагов автоматизация редко дает устойчивый результат, независимо от уровня технологий.
Красные флаги первых месяцев
Ольга Звагольская предупреждает: настораживающим признаком становится ситуация, когда новая система используется формально. Если данные продолжают дублироваться, сроки не сокращаются, а юристы возвращаются к привычным инструментам, проект требует пересмотра. С ней соглашаются и другие эксперты:
«Ключевой сигнал — если юристы продолжают работать в обход системы, а число ручных исключений и правок не снижается»
Сергей Лебедев, коммерческий директор GreenData
Другой показатель — когда система фактически принадлежит ИТ, а не юридическому департаменту. Проекты чаще всего буксуют именно из-за отсутствия бизнес-владельца процесса и заранее определенных KPI. «В первые 2–3 месяца красные флаги в основном связаны с коммуникацией и управляемостью: кто принимает решения, как фиксируются договоренности и насколько команда готова вовлекаться и менять привычный порядок работы», — подчеркивает Первышина.
Низкая вовлеченность ключевых пользователей системы на ранних этапах — другой показательный сигнал. Первышина уверена, если интервью проходят «для галочки», критичные требования почти неизбежно всплывут позже и потребуют изменений уже на поздних стадиях проекта. Дополнительно стоит смотреть, есть ли прозрачный план проекта с контрольными точками и ответственными, указала эксперт.
Что не стоит автоматизировать
Эксперты уверены, что существуют задачи, которые в принципе не стоит автоматизировать, даже если это технически возможно.
Юрист по судебной работе «Слетать.ру» Алексей Ступаченко подробно рассказал нам, что, несмотря на активные обсуждения в юридическом сообществе о том, заменит ли ИИ юристов, есть области, где человеческий фактор остается на первых ролях:
Первая область — судебная работа
По словам Ступаченко, тяжело представить, что деятельность классического юриста по судебной работе будет полностью интегрирована в нейросеть и передана ИИ. «Безусловно, написание типовых исковых заявлений и ходатайств, отслеживание расписания дел и поиск судебной практики уже сейчас могут на себя взять такие нейросети, как Grok, Gemini или Claude. Но до личного участия в судебных заседаниях и обсуждения правовых позиций между судьей, истцом и ответчиком искусственный интеллект пока не дошел», — поясняет эксперт.
Вторая область — медиация и переговоры
Ступаченко рассказал, что практика медиативного разрешения споров не только между людьми, но и компаниями в последние несколько лет активно набирает обороты. Однако из-за отсутствия у ИИ эмпатии и сочувствия передать эту правовую сферу искусственному интеллекту в полной мере невозможно.
Третья область — согласование сложных договоров
Эксперт поделился, что крупные компании и даже некоторые юридические бутики активно внедряют в работу ИИ-ботов по проверке контрагентов и согласованию договоров. Ступаченко соглашается: это значительно ускоряет работу юристов-договорников.
Однако деятельность компаний не строится лишь на простых типовых договорах. «Есть многостраничные соглашения со сложными правовыми конструкциями, имеющие признаки различных видов договоров (смешанные договоры), которые без глубокого включения не только юристов, но и риск-менеджеров, финансистов и иных профильных отделов могут оказаться не в полной мере проанализированы», — объяснил Ступаченко.
Четвертая область — трудовые конфликты
Работа юридического департамента и HR-специалистов неразрывно связана друг с другом, в частности при возникновении трудовых конфликтов с работниками. По словам эксперта, не всегда нейросеть сможет грамотно сказать, почему в одной ситуации стоит пойти навстречу сотруднику, уточнив все нюансы проступка, а в иных случаях — привлечь его к дисциплинарной ответственности.
По мнению Ступаченко, по мере развития нейротехнологий подход к участию юристов в этих сферах будет меняться, но тем не менее такие навыки грамотного компетентного юриста, как эмоциональный интеллект, живой ум, эмпатия, возможность поставить себя на место оппонента или клиента, должный уровень коммуникации, всегда будут актуальны и востребованы.
Вывод
В итоге главное понимать, что успешная автоматизация юридических процессов начинается не с технологии, а с процессной дисциплины и понятного ответа на вопрос — какую бизнес-проблему мы решаем и как будем измерять результат. Без этого даже самая дорогая система станет еще одним неиспользуемым инструментом в арсенале компании.