В крупной федеральной финансовой организации с тысячами сотрудников руководители долгое время управляли, глядя только на итоговые цифры. KPI показывали, выполнен ли план, но не показывали, какой ценой. Переработки, текучка, разная эффективность офиса и «удаленка» оставались слепыми зонами, которые стоили компании миллионов.
Организация обратилась к экспертам Cloud Networks с нестандартной задачей: заставить имеющуюся DLP-систему «Стахановец» говорить не только о безопасности, но и об эффективности бизнеса. О том, как система контроля утечек данных помогла повысить продуктивность и снизить риски, — в этом кейсе.
KPI показывали итог, но не объясняли, что происходит внутри
При высокой конкуренции и жестких регуляторных требованиях от ИТ- и HR-департаментов ждали не только надежной защиты клиентских данных, но и ответов на практические управленческие вопросы — как на самом деле устроена работа внутри финансовой организации.
Традиционные KPI и отчетность показывали итог, но не объясняли, что к нему привело. Руководству было сложно понять:
- где в процессах теряется рабочее время и почему растет себестоимость при формальном выполнении планов;
- из-за чего возникают системные переработки и как они влияют на эффективность и лояльность сотрудников;
- какой формат работы — офисный, удаленный или гибридный — подходит конкретным подразделениям;
- как заранее заметить выгорание и снижение вовлеченности, а не реагировать уже после увольнений и срывов сроков.
Компании не хватало данных о «середине» — о том, как именно распределяется нагрузка и идут рабочие процессы между постановкой задачи и финальным показателем. Для этого требовалась система управленческой аналитики, способная превратить цифровые следы работы сотрудников в понятные бизнес-инсайты.
Такой источник данных в компании уже был. Финансовая организация использовала DLP-систему «Стахановец» для базовой защиты информации и понимала, что в ней накапливается большой объем данных о рабочей активности.
Вместо внедрения отдельного аналитического инструмента заказчик решил расширить сценарии использования существующей DLP и обратился к экспертам Cloud Networks, бизнес-партнеру по безопасной цифровой трансформации крупных организаций и промышленных предприятий.
От защиты данных к аналитике поведения
Работу над проектом начали не с донастройки DLP, а с формулирования гипотез. Вместе с заказчиком определили, на какие вопросы бизнесу важно получить ответы в первую очередь. Основной из них — как формат работы подразделений (офисный, удаленный или смешанный) влияет на эффективность и загрузку команд.
Параллельно нужно было выстроить понятную границу между контролем и аналитикой. Задача заключалась не в том, чтобы «наблюдать за сотрудниками», а в том, чтобы показать ценность анализа для бизнеса и самих команд. Поэтому с самого начала договорились собирать данные в обезличенном виде и рассматривать их в разрезе подразделений, форматов работы и управленческих команд, а не отдельных сотрудников.
Настройка сбора и анализа таких данных оказалась трудоемкой. Хотя DLP «Стахановец» уже использовалась в организации, сам принцип ее применения изменился: систему пришлось донастраивать под новые сценарии, а часть работы выполнять вручную. При этом серьезных технических сложностей не возникло — инфраструктура была знакомой, менялась именно цель использования.
Наиболее показательными для анализа оказались данные по переработкам. Они позволили увидеть связь между нагрузкой, снижением вовлеченности и рисками для бизнес-результатов. Первые устойчивые инсайты заказчик получил примерно через три месяца после старта проекта.
В результате совместно со специалистами Cloud Networks была запущена программа управленческой аналитики на базе DLP «Стахановец». Система собирала и анализировала обезличенные данные об активности сотрудников, использовании приложений и режимах работы с привязкой к трайбам и дирекциям.
Данные вместо догадок благодаря новым возможностям DLP
Первые результаты проекта стали заметны примерно через три месяца после старта. Аналитический модуль DLP «Стахановец» дал возможность увидеть закономерности в работе команд и понять, как поведение сотрудников влияет на эффективность процессов:
- удаленная работа оказалась эффективной только при четко выстроенных KPI и управлении задачами (без этого активность команд «расплывалась»);
- систематические переработки напрямую вели к снижению эффективности и росту риска срыва сроков;
- у сотрудников, которые впоследствии увольнялись, активность снижалась за месяцы до ухода — DLP стала для HR системой раннего предупреждения;
- в подразделениях с сильным управлением и понятными правилами дисциплина и вовлеченность были заметно выше — это дало возможность по-новому оценивать работу руководителей.
- прогулы и постоянное переключение между десятками приложений существенно снижали продуктивность команд даже при формальном выполнении планов.
В результате DLP перестала быть «камерой наблюдения» и стала источником управленческой аналитики. Руководство получило прозрачное понимание загрузки и рисков, HR — инструмент превентивной работы с выгоранием и текучестью, а ИБ — дополнительный контекст человеческого фактора, позволяющий отличать перегрузку и организационные проблемы от действительно опасных действий.
Планы на дальнейшее развитие
Работа над аналитической моделью DLP «Стахановец» продолжается вместе с Cloud Networks. Система развивается и масштабируется на новые подразделения и процессы.
Компания учится использовать ее не для поиска «слабых звеньев», а для выявления скрытых лидеров (команд и управленческих практик, на которых можно ориентироваться): «Определенно, DLP-системы сейчас — не просто программы для контроля данных, это центры сбора огромного количества информации с разных источников. Полученные данные можно применять для проведения аналитики практически любых бизнес-процессов».