Ручной труд не кажется проблемой, пока не начинаешь считать, сколько времени уходит на него на самом деле: поиск нужных документов по письмам в почте и папкам, задачи инициируются в чатах и теряются без фиксации в таск-трекере, а ошибки всплывают уже на финальных этапах согласований, когда исправлять их и дороже и дольше. В таких случаях руководители берут на себя не роли стратегов, а диспетчеров постоянных пожаров.
Именно с такой ситуацией столкнулась сеть ресторанов с широкой распределенной структурой. Десятки сотрудников, большая операционная нагрузка и рутинные операции по документообороту, бухгалтерским сверкам и внутренней техподдержке. Решение этих проблем мы внедряли в 8 этапов, выстроив единую экосистему ИИ-агентов.
Для того, чтобы избежать разрозненности автоматизаций, в OSMI IT заложили под проект масштабируемую архитектуру на базе собственной low-code платформы OSMI AI. Это позволит компании и в будущем запускать новых ИИ-агентов с привлечением минимальных технических ресурсов.
Решение: 8 ИИ-модулей в рамках единой системы
1. ИИ-агент для бухгалтерии и юристов для оптимизации всего цикла документооборота
Проект начали с самого горящего процесса. Создали ИИ-агента, который не только приводит документацию к единому формату, но и автоматически распознает текст на изображениях, классифицирует УПД, счета, акты и договоры, извлекает реквизиты, переименовывает файлы по заданному шаблону и сохраняет их по директориям хранения.
2. ИИ-чат бот для обработки резюме из мессенджера
Следующая зона оптимизации — рекрутинг. В компанию отклики кандидатов поступали из разных источников, и с частью из них менеджеры переводили коммуникацию в мессенджеры. Отсюда был риск потери информации и неудобство ее ручного переноса из анкет в таблицы для отслеживания статуса найма.
В OSMI IT интегрировали в процесс Telegram-бота, который мониторит сразу несколько рабочих чатов, распознает в них анкеты кандидатов, извлекает из них необходимые данные и переносит их в таблицы в структурированном виде. Там же он автоматически фиксирует статус новой анкеты, дату ее поступления и инициатора найма.
3. Система автоматизации рекрутинга для откликов с hh.ru и Avito
В этом процессе создали ИИ-агента, который собирает отклики на вакансии по API сервисов поиска кандидатов, извлекает из них данные кандидатов и структурирует в таблицу. Далее агент подсвечивает релевантных кандидатов, и даже если условия найма изменились, то по уже собранной базе может просеять всех заново вместо нанимающего менеджера.
4. Ежедневные сводки из рабочих чатов для руководителей
ИИ-агент ежедневно собирает сообщения из рабочих чатов, отсекает флуд и нерелевантный контент и формирует структурированное саммари по заранее согласованному шаблону.
Готовый отчет автоматически уходит руководителям в личные сообщения, а если нужно — сводку можно запросить вручную.
5. «Где это написано?» — теперь вопрос к боту, а не к руководителю
Для разгрузки руководителей от однотипных вопросов сотрудников в компании внедрили Telegram-бота автоответов. Он анализирует то, о чем идет переписка в чате, сопоставляет это с базой знаний и отвечает автоматически, прикладывая ссылки на нужные документы и регламенты. При этом база знаний редактируется в Google Sheets, поэтому актуализировать ее можно быстро и без доработок в коде.
6. Первая линия поддержки: быстрые ответы и маршрутизация сложных обращений
Чтобы сотрудники быстрее получали помощь, а саппорт не тратил время на типовые вопросы, OSMI IT внедрили ИИ-агента первой линии поддержки. Он реализован как Telegram-бот: принимает обращения, ищет релевантные ответы в базе знаний и сразу возвращает их пользователю.
Если подходящего ответа нет, бот маршрутизирует запрос в Service Desk или профильный чат поддержки. При этом фиксируются данные пользователя и сохраняется история обращений.
7. Финансовая дисциплина без ручных сверок: «Контур.ОФД» + банки
Система по расписанию получает данные из «Контур.ОФД» и «подтягивает» поступления из любых банков по API, учитывая банковские комиссии. Затем сопоставляет источники, выявляет расхождения — например, чеки без поступлений или поступления без чеков — и формирует понятный отчет в Google Sheets.
Процесс идет без участия сотрудников, а проверка остается прозрачной на каждом шаге: видно, откуда пришли данные и где именно возникло несоответствие.
8. Юридические изменения без информационного шума
Мониторинг законодательства тоже автоматизировали: чтобы заказчик мог видеть изменения, влияющие на бизнес, без ручного чтения новостей.
ИИ-агент раз в неделю просматривает официальные источники, фильтрует по отраслевым критериям и собирает дайджест юридически значимых и нерелевантных публикаций. Дополнительно агент подтягивает ключевую ставку ЦБ и данные по ИПЦ, отправляет готовую сводку в Telegram-канал.
Результат
В результате в компании заработала единая ИИ-экосистема для ключевых бизнес-процессов. Операционная нагрузка на сотрудников заметно снизилась, а процессы стали прозрачнее: меньше ручных провалов между отделами, меньше «случайных» ошибок на согласованиях, ниже нагрузка на руководителей и больше предсказуемости в ежедневной работе.