Кадровые процессы в компаниях давно вышли за рамки одного офиса. Документы, согласования, прием на работу и внутренние коммуникации распределяются между системами, подразделениями и форматами работы. Можно ли собрать их в единое пространство? Да, если правильно выбрать HR-платформу. В обзоре расскажем про VK HR Tek от VK Tech, а также проанализируем, кому и почему подойдет это решение.
Что такое VK HR Tek?
Это модульная платформа с набором готовых кадровых сервисов для любых HR-процессов и коммуникации с сотрудниками. Решение упрощает взаимодействие с HR-службой и автоматизирует повседневные задачи сотрудников и руководителей — оформление документов, запросы, согласования и многое другое.
В VK HR Tek входят такие модули, как КЭДО, корпоративные документы/НА, график отпусков, корпоративный портал, прием на работу, командировки, авансовый отчет, аналитика и работа с иностранными сотрудниками. Среди важных отличий платформы от конкурентов:
Глубокая интеграция с 1С
Многофункциональное расширение в VK HR Tek дает кадровому специалисту возможность работать с КЭДО, не выходя из 1С. Оно включает автоматизацию создания документов на основании заявок КЭДО, предзаполнение документов, работу со списочными приказами, массовые действия с документами и т.д.
Бесшовные маршруты
На платформе возможно построение многоэтапных процессов, включающих последовательные и параллельные действия, а также несколько сценариев маршрута в зависимости от выбора пользователя.
Поддерживается автоматический переход шага согласования с одного исполнителя на другого, выбор согласующих и автоматическое создание связанной заявки по завершению основной.
Безопасность
Платформа прошла аттестацию на соответствие ФСТЭК для 3 уровня защищенности персональных данных, а также постоянно проходит испытания на уязвимость на отечественных аналогах программы Bug Bounty.
Гибкие возможности интеграций и кастомизации
Предусмотрена возможность интеграции платформы в любые внешние сервисы работодателя с помощью механизма SDK, а также обратная встройка внешних систем внутрь платформы через внешний виджет. Кроме этого интерфейс можно забрендировать в цвета работодателя
Сферы применения
Максимальный эффект от внедрения VK HR Tek получают организации с распределенной структурой, активным наймом и удаленными сотрудниками. Среди них:
- Компании с филиальной сетью. VK HR Tek выстраивает единый цифровой процесс для всех подразделений — приказы, заявки и согласования проходят по настроенным маршрутам независимо от географии.
- Компании с массовым наймом. В ритейле, логистике, производстве и там, где одновременно выходят десятки новых сотрудников, модуль «Прием на работу» берет на себя сбор документов, подключение к КЭДО и подписание пакета документов на старте. Нагрузка на HR снижается, скорость онбординга растет.
- Компании с удаленными и гибридными командами. Сотрудник на дистанционной работе оформляет отпуск, подписывает допсоглашение или отправляет авансовый отчет прямо со смартфона. Кадровый специалист получает подписанный документ в системе — без курьеров и сканов.
- Крупный и средний бизнес с разветвленной оргструктурой. Гибкая ролевая модель и настраиваемые маршруты согласования позволяют отразить реальную иерархию компании любой сложности. Руководители согласуют документы подчиненных в своем интерфейсе, HR видит общую картину в режиме реального времени.
Платформа позволяет решать кадровые вопросы и подписывать документы со смартфона — без поездок в офис и расходов на доставку и курьеров.
Функционал
Базовый модуль платформы — КЭДО — отвечает за подключение сотрудников, передачу оргструктуры, настройку ролевой модели и уведомлений. Через него можно оформлять полноценные кадровые процессы, включая, например, заявление и приказ на отпуск.
Модуль «Корпоративные документы» позволяет публиковать локальные нормативные акты и другие внутренние документы для всего юрлица, отдельных подразделений, должностей или конкретных сотрудников. Здесь же можно отслеживать ознакомление, выгружать листы ознакомления и уведомлять сотрудников о появлении новых документов.
Модуль «Прием на работу» закрывает процесс онбординга от сбора документов кандидата до подключения к КЭДО и подписания пакета документов на прием. Параллельно с ним работает модуль «График отпусков», который помогает собирать данные, планировать и согласовывать отпуска, задавать правила подачи желаемых периодов и автоматически передавать утвержденный график в кадровую систему.
Для задач, связанных с поездками и расходами, предусмотрены два отдельных модуля:
- «Командировки» автоматизируют весь цикл работы с поездкой в одном окне — от заявки и согласования условий до интеграции с тревел-системой, создания приказа и его подписания.
- «Авансовые отчеты» упрощают обработку командировочных, транспортных, представительских и товарных расходов, включая проверку чеков через ФНС и автоматическое создание авансового отчета в учетной системе, например в 1С Бухгалтерии.
Отдельный слой платформы — портальные модули. Новости, опросы и сообщества помогают не только информировать сотрудников о жизни компании, но и вовлекать их во внутренние процессы, объединять по интересам и собирать обратную связь по важным для бизнеса вопросам. Такой набор делает платформу не только кадровым инструментом, но и рабочей средой для ежедневного взаимодействия сотрудников и HR-службы.
Преимущества внедрения
Платформа решает сразу несколько задач — от снижения нагрузки на HR-службу до повышения прозрачности процессов и упрощения работы распределенных команд. Среди ключевых преимуществ:
Снижение затрат на 30–50%
Внедрение высвобождает ресурсы 2–5 штатных специалистов, окупается за 6–9 месяцев. Расходы на кадровые процессы становятся понятными и предсказуемыми.
Безопасность и соответствие требованиям
VK HR Tek имеет аттестат ФСТЭК, также решение входит в Реестр Минцифры и соответствует 152-ФЗ и 63-ФЗ. Данные хранятся на территории РФ.
60+ готовых процессов
Готовые сценарии типовых процессов удобно внедрять без изменения существующей инфраструктуры. Модульный формат дает возможность быстро масштабировать решение по мере роста компании.
Легкое внедрение и масштабирование
Запуск облачной версии от одной недели при типовом сценарии внедрения. Открытый API и SDK для интеграций и кастомизации HR-платформы. Интеграции с корпоративными системами, настройка процессов и расширенные сценарии автоматизации через конфигурацию платформы.
Контроль и прозрачность процессов
Кадровые специалисты видят статусы заявок, сроки и этапы согласования в реальном времени, исключая потерю документов.
Меньше юридических рисков
Кадровые документы доступны в электронном виде с полной юридической силой. Меньше ручного труда, ошибок и штрафов.
Выпуск ЭП за две минуты
Платформа предоставляет возможность онлайн-выпуска электронной подписи с идентификацией через Госуслуги.
Мобильность для распределенных команд
В приложении VK HR Tek сотрудники подписывают документы и решают кадровые вопросы со смартфона, без поездок в офис.
Надежность лидера HR-tech рынка
VK HR Tek позиционируется как один из крупнейших поставщиков HR-решений и занимает высокие позиции в отраслевых рейтингах.
Регулярные обновления платформы
Платформа обеспечивает простой запуск новых HR-сценариев c современным UX/UI.
Таикм образом, VK HR Tek — оптимальное решение для средних и крупных компаний с распределенной структурой, активным наймом и удаленными сотрудниками. Платформа закрывает полный цикл кадровых процессов в едином окне: от приема на работу и подписания документов до командировок и авансовых отчетов. Особую ценность продукт представляет для организаций, где критичны скорость согласований, соответствие требованиям регуляторов и контроль над HR-затратами.