Любая компания ведет документооборот. Бизнесу нужно выставлять счета, заключать договоры, отчитываться перед государством. Все документы для этих процессов необходимо создавать, согласовывать и передавать — это большая, монотонная, но важная работа, которую нужно держать под постоянным контролем.

Вместе с ростом бизнеса увеличивается и количество необходимых документов. Со временем их становится так много, что в компании обрабатывают десятки бумаг параллельно. Работать с бумагами становится сложнее и трудозатратнее, ведь специалистам приходится обрабатывать десятки документов параллельно. Тогда менеджмент встает перед выбором: бесконечно раздувать штат компании либо заняться автоматизацией.

Один из способов предотвращения хаоса — внедрение специальных сервисов. В статье рассмотрим EnDocs — систему для электронного документооборота и синхронизации работы команд.

О системе

EnDocs  поставляется в двух форматах: в виде облачного сервиса и в локальной версии. Также возможно проектное внедрение с доработкой дополнительной функциональности. 

Сервис подходит для малого, среднего и крупного бизнеса, а разработчики делятся кейсами крупных корпораций, которые оцифровывали весь документооборот в EnDocs за рекордные полтора-два месяца.

Система разработана в России и входит в реестр российского программного обеспечения, поэтому подходит не только коммерческим, но и государственным компаниям.

Чем EnDocs отличается от конкурентов

Сервис разрабатывался для облачной версии

EnDocs проектировали для использования в облаке, поэтому логика сервиса нацелена на максимально быстрое внедрение. Чтобы использовать систему, достаточно завести аккаунт, приобрести подписку и настроить маршруты обработки документов.

Наличие облачной версии сокращает не только временные, но и финансовые издержки. Компании не приходится закупать дорогостоящее оборудование и нанимать команду для внедрения и поддержания системы — все эти траты находятся на стороне EnDocs.

Иногда в компаниях встречаются строгие требования к безопасности, и необходимо использовать локальную версию. Для таких случаев в EnDocs есть абсолютно идентичная версия с установкой «из коробки» — у нее такой же легкий интерфейс, но сервис можно развернуть на своих серверах. В облачной версии есть функция «Внешнее хранилище» для автоматической репликации данных во внутреннее хранилище клиента.

Систему легко масштабировать

Документооборот в EnDocs настраивается при помощи специального конструктора. В нем можно построить цепочку согласований и выставить события, на которые стоит реагировать. Например, вернуть документ на доработку при отказе согласования, либо вовсе отменить процесс.

Документооборотом можно управлять из любой точки

Поскольку система находится в облаке, работать с документами можно с любого устройства, где есть доступ в интернет. Это решение отлично подходит для компаний, где работает много удаленных сотрудников — они смогут самостоятельно решать свои задачи, связанные с документами.

Вместе с облачной версией у EnDocs также есть мобильное приложение. В нем включены все опции для управления документами, поэтому согласовывать счета или договоры можно даже из такси.

Назначение системы

Электронный документооборот

Система документооборота EnDocs помогает автоматизировать работу с документами большинства подразделений компаний, в частности бухгалтерии, кадровой и юридической служб. Она позволяет создавать, согласовывать и подписывать документы в электронном виде, упрощая их хранение и поиск. В сервис можно перенести основные процессы, с которыми работают эти отделы:

• Подготовка и согласование документов. Сотрудники могут создавать шаблоны договоров, приказов или служебных записок, заполнять их в электронном виде и отправлять на согласование. Все участники процесса получают уведомления, а статус документа всегда доступен в режиме реального времени.
• Электронное подписание. Документы можно подписывать с помощью электронной подписи, исключая необходимость печати. Это значительно ускоряет процесс и упрощает взаимодействие между отделами или с контрагентами — сотрудники не тратят время на ходьбу между кабинетами.
• Хранение и поиск документов. Все документы автоматически сохраняются в системе с удобной структурой и онлайн-доступом. Сотрудники быстро находят нужные файлы, используя фильтры по дате, названию или ключевым словам, исключая риск потери важных данных.

В первую очередь система облегчает работу сотрудников, которые работают с документами. Однако эффект от изменений ощущает вся команда: руководители выходят из «операционки», а остальные работники меньше нервничают из-за бумаг.

Управление командами и проектами

Помимо электронного документооборота, в EnDocs есть таск-трекер для планирования и совместной работы. В нем можно выстраивать работу отделов маркетинга, продаж или ИТ.

Сотрудники могут решать большинство задач в едином интерфейсе. В одной вкладке запланировать задачу, во второй — обсудить ее, а в третьей — заказать справку из бухгалтерии.

Функционал

В EnDocs есть множество опций для организации документооборота, работы команд и компании в целом. 

Кабинет пользователя

Интерфейс EnDocs построен по принципу «единого окна» — «личного кабинета» пользователя. Он встречает пользователя после авторизации в системе и показывает ему всю актуальную информацию по его документами и задачам.

В один клик пользователь может увидеть актуальный статус по его документам и задачам, где он инициатор, ответственный, контролер или участвует в других ролях.

В кабинете доступны:

• Лента событий, в которой показаны  все действия, которые производятся с вашими документами и задачами: изменение статусов согласования, новые комментарии в чатах, изменение реквизитов и прочее.
• Виджеты, которые предоставляют важную информацию: новые события, просроченные задачи, выполненные задачи и сообщения от коллег.
• Мои задачи: здесь хранятся просроченные задачи, задачи в активной работе, задачи, требующие контроля, а также выполненные задачи.
• Мои документы: в разделе находятся последние данные о статусе ваших документов, которые находятся на согласовании.

Работа с документами

Все файлы доступны в отдельном разделе «Документы» в соответствующих  реестрах-списках. Каждый из них содержит уникальный набор колонок и фильтров, которые зависят от типа документа, например, «организация» и «контрагент».

 Сам документ в системе представлен в виде карточки, в которой содержится вся необходимая информация. В ней есть встроенный онлайн-редактор, версии файлов, чаты, история согласования и изменений, связанные документы, а также функции для их согласования, подписания и отклонения.

 Каждый документ в системе — это своеобразный чат, где все участники команды могут осуждать работу по нему.

Любой сотрудник с доступом к документу может оставлять сообщения своим коллегам. Уведомления о новых сообщениях будут приходить по электронной почте или в виде push-уведомлений на смартфоны.

Все это поможет эффективно работать с документами, не упуская из виду ни одной важной детали.

Согласование документов

С помощью встроенного механизма ЭДО можно отправлять документы на согласование, подписание или ознакомление.

Отправляя документ нескольким сотрудникам, пользователь может настроить логику процесса: определить, как будет согласован документ — параллельно или последовательно, а также запланировать, как действовать в случае отказа одного из коллег.

После создания задачи документооборота, статус ее выполнения можно отслеживать в самом документе через лист согласования, который можно экспортировать.

Маршруты для автоматизации бизнес-процессов 

Также в EnDocs можно создавать маршруты (workflows) для автоматизации бизнес-процессов и работы с документами. После того как пользователь выполнит настройку один раз, система будет работать автоматически.

Встроенный редактор маршрутов позволяет настроить процессы любой сложности:

• различные виды задач: согласование, ознакомление, подписание, согласование;
• последовательное и параллельное согласование;
• автоматические проверки и вычисления;
• события и уведомления;
• контроль сроков;
• библиотека специальных функций;
• автоматический запуск процессов по событиям.

Для каждого типа документа доступно неограниченное количество маршрутов, которые могут различаться составом согласующих, типами задач, наличием автоматических проверок (например, проверка суммы договора, сравнение дат и так далее) и другими характеристиками.

Помимо этого, задачи можно делегировать, заместить согласующих, отправить документы на дополнительное согласование. Также есть автозапуск процессов — например, когда документы импортируются из электронной почты и автоматически запускаются по заранее настроенному процессу.

Сроки выполнения задач контролируются автоматически. Инициатор, контроллер и исполнитель получают уведомления о нарушении сроков по электронной почте и в мобильном приложении.

Онлайн-редактор документов

В EnDocs можно редактировать файлы, которые прикреплены к карточке документа. Для этого не нужно переключаться между вкладками или приложениями.

В системе поддерживаются редактирование документов в формате Microsoft Word и Excel. Пользователи могут редактировать их непосредственно в браузере, не выходя из интерфейса системы. Онлайн-редактор значительно упрощает процесс создания и корректировки документов, позволяя редактировать текстовые документы и таблицы:

• Работа с текстовыми документами Word. Загрузите документы Word в EnDocs — все привычные функции для редактирования файла сохранятся.
• Работа с таблицами Excel. Все нужные для работы инструменты на своем месте — сможете добавлять функции, строить графики и менять формат данных.
• Версии и сравнение документов. EnDocs хранит историю изменений и версии документов. В любой момент вы можете посмотреть нужную версию документу или сравнить между собой его различные версии.

Шаблоны документов

В системе можно автоматически заполнять документы по шаблонам.

Шаблон — образец будущего документа, в котором содержатся общие фразы для данного типа или вида документа, но без конкретных данных. Благодаря шаблонам документ не приходится заполнять с нуля — большая часть информации уже оказывается в нем автоматически.

Поиск

EnDocs предлагает пользователям удобный интерфейс для быстрого поиска нужных документов и формирования подборок:

• Поиск в архиве по реквизитам. Различные формы атрибутивного поиска архивного контента. Часть поисковых полей заполняется пользователем, а другие — подтягиваются из справочников системы.
• Быстрые подборки документов. Возможность быстро подготовить подборку документов по названию организации, контрагенту, типу документов и другим условиям. Массовая выгрузка сканов на ваш локальный диск.
• Весь архив – в браузере. Web-клиент EnDocs позволяет подключиться к электронному архиву из любой точки мира, где есть доступ в интернет. Можно эффективно настроить работу удаленной команды.

Электронная подпись

При помощи EnDocs можно подписывать документы электронной подписью. Пользователю доступны как подписи, которые хранятся на персональном USB-накопителе или установленные в памяти компьютера, так и облачные подписи, созданные непосредственно в системе EnDocs.

 Сервис поддерживает два вида подписей: квалифицированную электронную подпись (КЭП) и неквалифицированную подпись (УНЭП). При помощи встроенной интеграции с УЦ Калуга Астрал можно выпустить сотруднику неквалифицированную облачную электронную подпись непосредственно в интерфейсе EnDocs.

Распознавание документов

ИИ-модуль позволяет распознавать документы и извлекать из них необходимые данные. Исходно поддерживается распознавание основных бухгалтерских документов, таких как УПД, счет-фактура, акты и товарные накладные, а также счета на оплату.

Модуль может распознать скан, документ в письме на электронной почте или вручную загруженный файл. Он выделит его название, содержание, ответственных, ключевые даты и суммы. Затем присвоит номер и поместит в электронный архив.

Интеграции с 1С и «Контур.Диадок»

EnDocs можно связать с инфраструктурой 1С. Для этого достаточно установить модуль EnDocs для 1С.

Согласованные счета и договора, документы поставщиков и другие документы могут передаваться из EnDocs в «1С Бухгалтерию».

Кадровые документы можно передавать из «1С Зарплата» и «1С Управление персоналом» в EnDocs. Документы могут автоматически запускаться по заранее настроенным маршрутам на согласование, ознакомление или подписание.

Справочники организаций, контрагентов, сотрудников и подразделений синхронизируются с EnDocs в автоматическом режиме.

Благодаря интеграции с сервисом «Контур.Диадок» можно загружать в EnDocs все документы, полученные или отправленные через «Диадок».

Система автоматически заполнит все необходимые реквизиты документа и сформирует печатную форму с синим штампом, содержащим информацию об отправителе и электронной подписи.

Доски задач

Чтобы повысить эффективность работы сотрудников и команд в EnDocs предусмотрен специальный модуль Доски задач. Задачи разных отделов синхронизируются.

В системе можно создавать доски для совместной деятельности различных подразделений — маркетинга, службы продаж, юристов — а также для работы над отдельными проектами или продуктами.

Задачи в EnDocs группируются на досках, где можно выбрать наиболее удобный способ их представления: в виде списка, на Agile-доске, в календаре или на диаграмме Ганта. Количество досок не ограничено.

Сферы применения

Канцелярия и делопроизводство

В каждой российской организации ведут делопроизводство. Часто это происходит вручную в бумажном виде — в таких условиях невозможно быстро найти нужные бумаги или подготовить документ в сжатые сроки.

Если перевести делопроизводство в электронный формат, можно отказаться от печати приказов и служебных записок. Все документы будут создаваться, согласовываться и подписываться в цифровом виде — такой подход почти к нулю сводит затраты на канцелярию, а скорость обработки документов вырастает в несколько раз.

EnDocs поможет упростить и ускорить регистрацию документов, обработку резолюций, ознакомление с приказами и другими внутренними документами.

Договоры

Полный цикл работы с договорами — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании. Из-за этого часто возникают ошибки, а сроки согласования и подписания договора постоянно растягиваются.

EnDocs помогает автоматизировать процесс согласования договоров. Задачи на согласование автоматически появляются у ответственных лиц в соответствии с регламентом согласования. У задач есть нормативные сроки исполнения, что позволяет контролировать процесс согласования и исполнительскую дисциплину.

Договоры можно создавать на основе готовых шаблонов, а затем согласовывать и подписывать их с помощью электронной цифровой подписи.

Поддерживается последовательное и параллельное согласование, делегирование и дополнительное согласование.  На время отсутствия можно передать свои задачи заместителю, а потом вернуть их обратно.

В EnDocs есть множество опций для работы с договорами:

• использование типовых шаблонов для подготовки проектов договоров;
• встроенный онлайн-редактор офисных документов;
• версии документов, сравнение версий;
• возможность обсуждения документа в режиме интерактивного диалога (встроенный мессенджер);
• встроенные отчеты для контроля исполнительской дисциплины и сроков согласования;
• контроль сроков действия договоров;
• автоматизированное формирование электронного архива и быстрый поиск договоров.

Интеграция с «Диадок» позволяет перевести договорной документооборот в электронный вид и обмениваться ими с контрагентами. Все договоры, подписанные через EnDocs, имеют юридическую силу.

Счета и оплаты

При помощи EnDocs можно ускорить и упростить согласование и утверждение счетов, проведение и контроля оплаты счета бухгалтером. Процесс запускается и контролируется без участия ответственного специалиста — поэтому затраты времени и риски сокращаются в разы.

Все выставленные и полученные счета доступны в отдельном реестре Счета и оплаты. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.

Счета могут быть заведены вручную, загружены из электронной почты и автоматически распознаны при помощи ИИ, а также загружены из «Контур.Диадок». Далее им присваивается номер, и они централизованно хранятся в электронном архиве.

Любой сотрудник может завести счет в EnDocs, заполнить все необходимые для оплаты реквизиты и запустить согласование. Документ пройдет по всем ответственным лицам, а затем EnDocs уведомит сотрудника о согласовании или оплате счета.

Интеграционный модуль позволяет передать согласованные счета в 1С для оплаты. Когда оплата прошла, информация из 1С возвращается в EnDocs, и счет помечается оплаченным.

Служебные записки

Создание служебных записок в EnDocs происходит за считанные секунды. Вместо бумажной формы пользователь может выбрать готовый шаблон и уточнить данные — весь процесс проходит в пару кликов.

Чтобы получить документ, достаточно заполнить онлайн-форму на компьютере или смартфоне. Система сама создаст документ и отправит его на согласование руководству. Встроенный чат позволяет обсудить встречные вопросы, не переключаясь на стороннее приложение. 

Кадровый ЭДО

Модуль кадрового электронного документооборота (КЭДО) в EnDocs позволяет полностью перевести кадровые процессы в электронный формат, что обеспечивает законность и удобство работы. Решение особенно полезно тем, кто работает с удаленными командами, ведь больше не требуется курьерская доставка документов.

С помощью КЭДО EnDocs пользователи могут создавать, хранить и обрабатывать все необходимые кадровые документы, включая договоры о найме, приказы о приеме на работу, трудовые договоры, личные карточки сотрудников, а также отпуска и больничные листы.

Задачи и проекты

EnDocs предлагает набор удобных инструментов управления задачами, событиями, проектами и документами, которые можно использовать как по отдельности, так и вместе или вместо друг друга.

Преимущества

Готовая система и быстрый запуск (внедрение)

Внедрить и настроить EnDocs можно день в день. Полностью оцифровать документооборот большой компании — за один-два месяца. Все благодаря технологическим преимуществам и отсутствию затрат на оборудование и поддержку в облачной версии.

Сразу после регистрации на сайте клиент получает доступ к облачной версии EnDocs, где вся функциональность системы доступна без дополнительных настроек.

Облачная версия EnDocs располагается в российском дата-центре, который сертифицирован в соответствии с 152-ФЗ. Безопасность данных и трафика обеспечивается шифрованием. Клиенты могут быть уверены, что их данные резервируются 24 часа в сутки, а модуль внешнего хранилища ежедневно может выгружать все новые и измененные данные в локальное хранилище клиента.

Также доступна локальная версия системы, которую можно установить на собственных серверах.

Удобный и понятный интерфейс

У EnDocs простой и интуитивно понятный интерфейс. Новые пользователи могут освоить сервис за час работы. Опции аккуратно организованы по категориям — не нужно подолгу искать в меню нужную вкладку.

Техническая поддержка и адаптация к уникальным потребностям заказчиков

В EnDocs можно автоматизировать любые процессы, включая управление договорами, согласование финансовых заявок, контроль расходов и многое другое. Кроме того, продукт легко интегрируется с любыми внешними системами.

Специалисты компании прислушиваются к заказчикам и регулярно рассказывают о кейсах доработок. Разработчики внедряют дополнительную функциональность даже в облачную версию для нестандартных задач клиентов.

Мобильное приложение

Мобильное приложение EnDocs — удобный инструмент для работы с документами и бизнес-процессами прямо со смартфона.

Приложение не уступает в функциональности версии для ПК — поэтому заниматься документами можно из такси, в очереди супермаркета или любой другой точки.

Современная российская разработка

EnDocs — отечественная альтернатива зарубежным системам, которая позволяет в сжатые сроки и с минимальными затратами заменить иностранное ПО. Продукт соответствует политике импортозамещения и благодаря своей кроссплатформенности совместим с российскими операционными системами, системами управления базами данных и другим программным обеспечением.

Компания-производитель EnDocs является российской, а сама система внесена в реестр российского программного обеспечения.

Недостатки

Нет многофакторной авторизации

Многофакторная авторизация – это метод защиты, при котором для входа в систему требуются не только логин и пароль, но и дополнительный способ подтверждения личности пользователя, например, использование SMS-кода или биометрических данных.

Без многофакторной авторизации система может оказаться уязвимой для кибератак или злоупотреблений со стороны несанкционированных пользователей. Для обеспечения максимального уровня безопасности СЭД желательно использовать многофакторную авторизацию, однако это может потребовать дополнительных ресурсов для ее внедрения и поддержания.

Нет интеграции с популярными соцсетями

Не поддерживает интеграции с зарубежными социальными сетями. Для многих компаний, использующих данные платформы для рекламы и продаж, это очевидный минус.

Заключение

В итоге, EnDocs — это мощный инструмент для управления рабочими процессами, который имеет ряд преимуществ, делающих его привлекательным для компаний.

Благодаря гибкости настроек, поддержке стандартов и прозрачному контролю выполнения, EnDocs может стать эффективным инструментом для оптимизации работы компании.

Несмотря на некоторые недостатки, сочетание функций и преимуществ EnDocs делает его значимым выбором для компаний, которые стремятся повысить эффективность рабочих процессов и улучшить качество работы.