Функциональность современных СЭД выходит за рамки обычного документооборота. Помимо базовых инструментов, таких как поиск и ЭЦП, разработчики предлагают ИИ-автоматизацию, интеграции с корпоративными сервисами и гибкие no-code настройки. Разберем ключевые особенности российских платформ и определим, что действительно востребовано бизнесом.
Недавно аналитики «Компьютерры» представили рейтинг российских систем электронного документооборота (СЭД), который демонстрирует активное развитие данного рынка. Большинство решений предлагают стандартные возможности: работу с документами, поиск, а также интеграцию с юридически значимым документооборотом. Однако, чтобы выделиться, разработчики внедряют новые инструменты, которые делают процессы удобнее, быстрее и безопаснее.
Базовые функции: что есть у всех?
Анализ рейтинга показывает, что ряд функций уже стал стандартом для большинства платформ. Эти инструменты обеспечивают базовую автоматизацию документооборота.
Ручное создание документов
Все платформы поддерживают возможность создания документов вручную. Это ключевая функция, позволяющая пользователям оформлять договоры, отчеты, служебные записки и другие документы непосредственно в системе. В большинстве решений реализована поддержка шаблонов.
Поиск по документам
Все решения включают в себя функции поиска, но различаются по скорости обработки запросов, качеству индексации и глубине фильтрации. В продвинутых системах реализованы возможности контекстного поиска, которые учитывают содержание файлов, а не только их названия.
Интеграция с ЭЦП и юридически значимый документооборот
Все ведущие СЭД поддерживают ЭЦП, но различаются в возможностях интеграции с государственными сервисами и системами обмена документами. Например, «Диадок» или «СБИС».
Система контроля доступа и безопасности
Еще один стандартный функционал — разграничение прав пользователей. Все платформы позволяют настраивать уровни доступа, чтобы конфиденциальные документы оставались защищенными. В некоторых решениях реализованы более продвинутые механизмы, такие как многофакторная аутентификация или журналирование действий пользователей для аудита безопасности.
Поддержка канцелярии и учет документов
Во всех решениях предусмотрены базовые инструменты для учета входящих и исходящих документов, их регистрации и хранения. Однако подходы к организации документооборота различаются: одни платформы делают ставку на гибкие настройки маршрутов согласования, другие предлагают строгие регламенты для работы с документами.
Расширенные возможности: тренды среди большинства СЭД
Выделим несколько функций, которые есть у большинства платформ, но пока не стали стандартом.
OCR (распознавание текста)
Технология OCR (Optical Character Recognition) есть у 70% решений. Она позволяет автоматически преобразовывать отсканированные документы и изображения в редактируемый текст. Это сокращает время обработки бумажных документов и уменьшает количество ручного ввода.
Совместное редактирование
В 65% СЭД реализовано совместное редактирование через встроенные редакторы, в других — через интеграции с Microsoft 365, Google Docs или аналогами.
Гибкие маршруты согласования
Возможность настраивать сложные процессы согласования документов без необходимости программирования внедрена в 60% решений. Системы с поддержкой no-code дают пользователям инструменты для создания индивидуальных маршрутов обработки данных.
Интеграция с корпоративными мессенджерами
Интеграции с СЭД и корпоративными мессенджерами позволяют сотрудникам быстрее получать уведомления, комментировать документы и оперативно реагировать на запросы. Такая связь реализована у 55% платформ.
Среди популярных интеграций:
- Собственные чаты в СЭД — ELMA365, Directum RX.
- Интеграции с Telegram, Microsoft Teams, VK WorkSpace — встречаются в EnDocs, Docsvision.
Поддержка мобильных приложений
Несмотря на высокий спрос на мобильные технологии, всего 50% платформ предлагают полноценные мобильные версии. Некоторые решения ограничиваются базовыми функциями просмотра и согласования документов.
Уникальные функции: что отличает лидеров?
Несмотря на схожий базовый функционал, некоторые платформы предлагают уникальные возможности, которые могут существенно повысить эффективность работы с документами. Эти технологии пока не стали массовыми в сегменте, но уже сейчас задают вектор развития СЭД.
Искусственный интеллект в документообороте
40% систем внедрили AI-модули, которые автоматически анализируют и классифицируют документы. Это сокращает количество ручной работы и снижает вероятность ошибок при внесении данных.
Где реализовано:
- Directum RX — интеллектуальная обработка документов с AI.
- ТЕЗИС — AI-помощник для автоматической маршрутизации задач.
No-code конструкторы для настройки процессов
Гибкие инструменты, позволяющие бизнесу адаптировать систему под свои задачи без привлечения разработчиков внедрены в 45% решений. Пользователи могут создавать маршруты документов, настраивать логику обработки и автоматизировать бизнес-процессы.
Где реализовано:
- ELMA365 CSP — визуальный конструктор бизнес-процессов.
- EnDocs — настройка пользовательских сценариев обработки документов.
Поддержка мультиоблачных инфраструктур
Большинство СЭД работают либо в облаке, либо on-premise (локально). Однако около 30% систем предлагают гибридные решения, позволяя клиентам размещать данные в разных средах (собственное облако, публичные сервисы, частные дата-центры).
Где реализовано:
- Docsvision — гибридные сценарии развертывания.
- Directum RX — возможность работы с частными и государственными облачными сервисами.
Автоматическое создание протоколов встреч
В 20% платформ интегрирован искусственный интеллект для фиксации решений, принятых на встречах и совещаниях. Такие системы автоматически анализируют записи разговоров и формируют структурированные отчеты.
Вывод
Рейтинг российских СЭД 2025 показал, что рынок развивается в сторону гибкости, автоматизации и безопасности. Все платформы поддерживают базовые функции, такие как поиск, маршруты согласования, ЭЦП и контроль доступа, а у большинства реализованы OCR, совместное редактирование и интеграции с мессенджерами.
Продвинутые решения внедряют AI, no-code инструменты, мультиоблачные развертывания и автом
Лидеры рейтинга, ELMA365 CSP, «ТЕЗИС» и EnDocs, сосредоточены на автоматизации, интеграции бизнес-процессов и облачных технологиях. Российские СЭД перестают быть просто инструментами для работы с документами и превращаются в комплексные платформы для управления бизнесом.