Оборот на рынке электронных торгов в России составляет десятки триллионов рублей. Это не только бюджетные деньги, но и деньги компаний с госучастием, а также коммерческих предприятий. Независимо от формы собственности, каждая организация стремится провести закупку с максимальной экономией для своего бюджета. Для этого нужны не только свои, «проверенные» поставщики, но и новые, альтернативные и надежные предложения, которые найти своими силами иногда сложно.
В интервью с Аллой Галаховой, начальником отдела по привлечению поставщиков федеральной электронной торговой площадки «ТЭК-Торг», разберем, как с помощью big data обеспечить высокую конкуренцию на рынке электронных закупок и как процессы импортозамещения повлияли на российских заказчиков и поставщиков.
— На недавнем заседании кабинета министров РФ было объявлено о планах по введению единых требований к организации торгов и унификации торгов в электронной форме. Эти меры, как ожидается, сделают более прозрачным проведение торгов и повысят эффективность закупочных процедур. Насколько сложно сегодня обеспечивать высокую эффективность закупок?
По данным ЕИС, в 2023 году среднее количество поданных и допущенных заявок на участие в конкурентных закупках в электронной форме составило 2,08 закупок на лот. На «ТЭК-Торг» этот показатель равен 3,2. Однако он общий, не всегда отражает реальную картину и не является полностью корректным.
У каждой федеральной ЭТП есть свои сильные стороны. Что касается возможностей нашей площадки, то мы сильны конкуренцией в регионах. Обеспечить ее в Москве, Московской области и в целом в ЦФО несложно, это могут все. В столичном регионе всегда достаточно поставщиков, единый часовой пояс, простая и понятная логистика.
«ТЭК-Торг» умеет решать действительно сложные задачи организаторов закупок. Например, мы нередко сталкивались с такими кейсами, когда в сжатые сроки необходимо найти поставщика, который сможет осуществить поставку в регионе со сложной логистикой, куда зимой можно доехать только на автомобиле или ж/д транспортом, а летом только авиа- или водным транспортом.
Были и кейсы, когда нужно было срочно найти поставщиков, которые смогут зафрахтовать судно и доставить груз за Полярный круг.
— Вам приходится не только постоянно поддерживать в актуальном состоянии базу поставщиков в разных регионах, но и каким-то образом отслеживать предлагаемый ими ассортимент продукции?
Мы умеем работать с поставщиками, умеем их сегментировать, с учетом регионов в том числе. Очевидно, что для корректной работы, нам необходима постоянная работа над сбором, системным хранением и актуализацией информации о поставщиках.
В настоящее время платформа «ТЭК-Торг» обладает данными более чем по 100 параметрам поставщиков. Это юридический статус организации, контактная информация, не только та, которая указана поставщиком при регистрации, но и из различных других источников. Также это информация о видах деятельности организации как из официальных источников, так и накопленная из истории участия поставщиков в закупках.
Все это необходимо для того, чтобы сделать подбор поставщиков на закупку максимально релевантным. Таким образом и складывается база данных платформы.
— Почему заказчики предпочитают искать поставщиков через вас, а не используют собственные связи и ресурсы, такие как отделы снабжения?
Разобраться нашим сотрудникам и далее поставщикам, какое оборудование необходимо заказчику, при грамотно подготовленной технической документации несложно. При этом возможности площадки шире, потому что у нас имеется прямой доступ к развернутой информации о поставщиках, при этом их у нас больше.
Кроме того, существует распространенная проблема, с которой сталкиваются почти все заказчики: «У нас есть свои поставщики, но мы хотим найти других, которые надежнее, быстрее и дешевле». Такие заказчики ставят перед «ТЭК-Торг» следующую задачу: мы знаем n-количество поставщиков, которые поставляют данное оборудование, найдите альтернативных.
Также заказчики могут стремиться к работе напрямую с производителем или искать поставщиков импортозамещающей продукции, способных обеспечить поставку в текущих условиях.
Мы находим таких поставщиков, проводим их проверку и подготавливаем к участию в торгах. В результате клиенты площадки получают именно того партнера, который соответствует их требованиям, а не просто дополнительного участника торгов.
— Этот поставщик обязательно должен быть участником вашей площадки?
На сегодняшний день в базе данных «ТЭК-Торг» чуть более 30% всех юрлиц, зарегистрированных на территории РФ. Другие тоже попадают в поле зрения, но в таком случае цикл работы становится чуть длиннее.
В первую очередь таких поставщиков мы знакомим с функционалом нашей ЭТП, на что зачастую уходит время. При этом у нас есть специальные образовательные курсы для новичков, необходимые сопровождающие сервисы и услуги по ускорению, которые позволяют легко разобраться, как работать на площадке.
Мы не ограничиваемся лишь поставщиками, которые зарегистрированы только у нас. База поставщиков «ТЭК-Торг» куда шире, и в зависимости от решаемой задачи мы к ним тоже обращаемся.
— Как была создана такая обширная база поставщиков, как она функционирует и как в целом устроена система привлечения на вашей ЭТП?
Я работаю над проектом «ТЭК-Торг» с 2020 года, и именно с этого года мы внедрили и начали успешно использовать нашу ИТ-разработку — систему автоматизированного подбора поставщиков. Этот программный продукт применяется для внутреннего использования, хотя он же лежит в основе открытого сервиса «Цифровой помощник».
Сотрудники площадки заполняют данные закупки, в том числе информацию, которая содержится не только в извещении, но и в конкурсной документации (требования о наличии лицензий, сертификатов, дилерского сертификата, о членстве в СРО и т.д.) — т.е. квалификационные требования, предъявляемые организатором к поставщику, и атрибуты поставляемой номенклатуры и работ.
Далее система формирует по заданным параметрам список релевантных поставщиков и по ряду управляемых параметров проранжирует полученный список по степени вероятности их участия в данной закупке.
Если это какая-то отраслевая специфика, то в этом случае рынок не будет широким, здесь мы присваиваем наибольшее значение веса параметру истории участия в аналогичных закупках данного поставщика.
— Вы берете еще и исторические данные участия в торгах на вашей площадке? Это тоже один из источников информации?
Мы опираемся и на эти данные, и на ЕИС по 223-ФЗ и по 44-ФЗ. Для корректной работы системы необходима постоянная работа над сбором, хранением и актуализацией информации о поставщиках.
У нас в системе также есть некоторые расчетные данные — это, например, средняя НМЦ закупок, в которых поставщик принимал участие за заданный период времени, среднее значение по количеству участия на разных секциях и др. Все это используется в настройках релевантности для ранжирования собранного списка, потому что собрать список по ОКПД и базису поставки — это несложно.
Важно, что с этим списком делать дальше. Отсюда другая задача — уметь определять из большого списка именно тех поставщиков, которые с наибольшей долей вероятности примут участие в данной закупке. Ведь каждый новый, привлеченный нами поставщик — это потенциально сэкономленные сотни тысяч или даже миллионы рублей для наших заказчиков.
— Кто занимается этими задачами?
Развитием сервисов, которые позволяют формировать базу поставщиков, подбором наиболее подходящих по виду деятельности и географии присутствия закупок, а также совершенствованием самой базы данных занимается отдел по привлечению поставщиков, где работает около 30 специалистов.
В «ТЭК-Торг» предусмотрены две группы. Одна осуществляет подбор поставщиков и коммуникацию по закупочным процедурам. Вторая занимается актуализацией данных, взаимодействием с поставщиками по различным категориям и уточнением информации, касающейся атрибутов производимой продукции.
Например, если заказчику требуется поставка питьевой воды в определенный регион, но с жесткими требованиями — в зеленых стеклянных бутылках 0,33 мл с завинчивающейся крышкой, — это уже вопрос номенклатуры и ее параметров.
Категорийные менеджеры анализируют закупочную документацию, заполняют данные о процедуре, учитывая требования к лицензиям, сертификатам, членству в СРО и другим квалификационным критериям. На основе этих данных система формирует список релевантных поставщиков.
— Для повышения конкурентности закупочных процедур нужны не только знания о поставщиках, но и умение коммуницировать с ними. Как вы доносите информацию?
Все процедуры, опубликованные на любой из секций нашей ЭТП, автоматически включаются в массовую e-mail рассылку. В начале 2024 года мы оптимизировали алгоритмы, что позволило повысить показатель открываемости писем (Open Rate) на 50%, а кликабельность ссылок (Click Rate) — более чем вдвое. Благодаря этому поставщики «ТЭК-Торг» ежедневно получают актуальную информацию о релевантных для них закупочных процедурах.
Однако наиболее эффективным, хотя и самым затратным, остается телефонный канал. В рамках повышения операционной эффективности мы разработали систему автоматической фиксации общего времени разговоров по каждому клиентскому номеру. Это позволяет нам целенаправленно взаимодействовать именно с ключевыми сотрудниками поставщика — тендерными специалистами и лицами, принимающими решения по участию в закупках. В дальнейшем мы планируем расширять каналы взаимодействия, включая мессенджеры.
— Существуют ли такие отрасли, где обеспечить конкуренцию в закупках сложно?
Да, наиболее сложными для организаторов и поставщиков остаются закупки строительно-монтажных работ (СМР), которые занимают значительную долю в закупочной деятельности. Здесь мы сталкиваемся с разными ситуациями: подходящий поставщик может быть загружен контрактами на год вперед, а проведение работ, например, по перекрытию крыши, может приходиться на неблагоприятный сезон. Часто возникают сложности с допуском подрядчиков на режимные объекты или необходимостью наличия лицензий.
Чтобы эффективно решать такие вопросы, важно детально знать поставщиков: их специализацию, регионы работы, наличие ресурсов, лицензий и допусков. Развитие именно этой экспертизы — ключевая точка нашего роста.
Еще одна сложная категория — фармацевтика. В 2022 году рынок лекарств претерпел значительные изменения: многие препараты стали дефицитными, сроки поставок увеличились, а профиль деятельности ряда поставщиков изменился. В фармсекторе также есть территориальные ограничения, где число поставщиков может быть минимальным. Однако мы умеем подбирать их не только по МНН (международному непатентованному наименованию), но и по лекарственной форме и дозировке, что особенно важно при ограниченной конкуренции (в среднем 1,7–2 заявки на лот).
Также к низкоконкурентным закупкам относятся поставки сырья (уголь, целлюлоза, руда) и электроэнергии, где число участников объективно ограничено. В таких случаях возможности влияния на конкуренцию минимальны.
— В каких отраслях, наоборот, высокая конкуренция?
В первую очередь высококонкурентными остаются услуги: маркетинговые, дизайнерские, транспортные, охранные, образовательные, по изготовлению сувенирной продукции, проектированию. При этом отдельные категории, такие как образовательные или охранные услуги, требуют наличия специальных лицензий и допусков, что влияет на состав участников.
Среди товарно-материальных ценностей (ТМЦ) высокий уровень конкуренции наблюдается в сегментах мебели, кабельной продукции, трубопроводной арматуры, металлопроката (черного и цветного), подшипников и других промышленных товаров. Здесь рынок сформирован, а поставщики хорошо известны.
Отдельного внимания заслуживает рынок станков и оборудования. В 2022 году он претерпел серьезные изменения, связанные с импортозамещением и параллельным импортом. Однако на сегодняшний день ситуация стабилизировалась, и уровень конкуренции вернулся к докризисным показателям, что является положительным сигналом для всей отечественной экономики.