Внедрение интеллектуальных сервисов в HR-процессы — это не просто тренд, а необходимость, позволяющая снизить ошибки и освободить время сотрудников для более значимых задач. В статье Анастасия Литвиненко, директор по развитию бизнеса ITFB Group, рассказывает, как интеллектуальные сервисы повышают эффективность HR-процессов и почему внедрение КЭДО — шаг к прозрачности и скорости в управлении персоналом.
Цифровизация КЭДО
Цифровизация набирает обороты, и кадровый документооборот становится одним из ключевых направлений. Ранее этому уделялось недостаточно внимания, но в последнее время ситуация меняется. Вопрос внедрения интеллектуальных сервисов в кадровые процессы становится актуальным не только для коммерческих компаний, но и для государственных учреждений, бюджетных организаций и органов власти.
Об этом свидетельствуют различные инициативы, которые реализует государство в части популяризации использования кадрового электронного документооборота (КЭДО). Например, Минтруд России проводит эксперимент по созданию единой информационной системы управления кадровым составом государственной гражданской службы.
Также появились приложения под эгидой Минцифры, такие как «Госключ», позволяющие осуществлять мобильное подписание различных документов, включая кадровые.
Многие компании уже переходят на полноценное внедрение электронного кадрового документооборота, и в том числе встает вопрос о применении технологий искусственного интеллекта и автоматизации рутинных операций.
Преимущества ИИ в кадровых процессах
Внедрение интеллектуальных сервисов в кадровые процессы позволяет повысить эффективность и скорость выполнения задач, снизить трудозатраты и минимизировать риск появления ошибок.
Задачи, такие как ввод данных, подача заявок, утверждение документов, могут быть эффективно автоматизированы с помощью технологий ИИ. Это позволяет освободить время сотрудников для выполнения более важной и интеллектуальной работы, требующей участия человека.
Кроме того, автоматизация сокращает время обработки документов и минимизирует риск влияния человеческого фактора при вводе информации, а также позволяет автоматически создавать карточки сотрудников, документов и заполнять последующие шаблонные документы извлеченными атрибутами.
Внедрение интеллектуальных сервисов в КЭДО также способствует повышению точности и соответствия данных нормативным требованиям. Встроенные правила и алгоритмы проверки обеспечивают корректность обработки персональных данных и других кадровых сведений в соответствии с актуальным законодательством.
Одна из основных проблем, которую решает автоматизация, — это ввод данных с ошибками, например, опечатки в написании фамилий, что может привести к недействительности заключенных документов. Интеллектуальные сервисы помогают предотвратить это и обеспечить целостность кадровых данных. В целом, внедрение КЭДО упрощает доступ и управление кадровыми документами.
Опыт внедрения системы для автоматизации документооборота
Электронный документооборот позволяет хранить историю, проводить ретроспективный анализ и управлять документами и заявками в любое время и с любого места, при условии соблюдения требований безопасности.
Одним из ключевых преимуществ является упрощение и ускорение доступа сотрудников к важной кадровой информации. Раньше им бы приходилось направлять запросы, ждать ответы, искать необходимые справки и данные. Теперь же сотрудники могут самостоятельно и оперативно получать всю требуемую информацию через свой личный кабинет.
Например, сотрудник может легко проверить, когда у него запланирован отпуск, не вспоминая, когда он его согласовывал в прошлом году. Вся эта информация становится доступной в удобном электронном формате, без необходимости дополнительных запросов и бюрократических процедур.
Это не только экономит время сотрудников, но и повышает их удовлетворенность, поскольку они получают больше контроля и самостоятельности в управлении своими кадровыми вопросами. В свою очередь, это положительно сказывается на вовлеченности персонала и их лояльности к организации.
При внедрении КЭДО важно учитывать специфику каждого заказчика и адаптировать решение под его потребности. Первоначально команда ITFB Group проводит обследование текущей ситуации, чтобы понять особенности и требования конкретной компании.
На основе этого формируется модель «to be» — целевые процессы и система, которые согласовываются и утверждаются заказчиком.
Важно сформировать рабочую группу и вовлекать сотрудников заказчика в процесс проектирования будущей системы, чтобы повысить лояльность и принятие будущих изменений.
Причем в нее нужно включить не только ИТ-специалистов и аналитиков, сотрудников КДП и HR, но и нескольких конечных пользователей, чтобы учесть интересы всех групп пользователей.
Также важно не забывать о том, чтобы куратор проекта мог наложить вето и принять решение, по какому пути идти при возникновении противоречивых требований.
Далее команда поэтапно внедряет различные сервисы и отлаживает их совместно с рабочей группой заказчика. Это позволяет адаптировать решение под потребности компании и обеспечивает плавный переход к новым процессам.
В обязательном порядке вся рабочая группа участвует в важном этапе — опытная эксплуатация, в рамках которой заказчик вживую может посмотреть настроенные процессы, систему и внести последние штрихи для последующего запуска в промышленную эксплуатацию.
После решение масштабируется и вовлекаются остальные пользователи.