Полчаса совещания с пятью senior-разработчиками обходится компании в несколько десятков тысяч рублей. Один необязательный созвон в день съедает 30-60 тыс. руб. ежемесячно. А оптимизация встреч позволяет сэкономить до 500 тыс. в месяц. При этом сотрудники ИТ-компаний тратят на встречи от 15 до 20% рабочего времени, а тимлиды — до 10-12 часов в неделю. В новом материале «Компьютерра» разбирается, когда созвоны становятся роскошью, которую бизнес не может себе позволить, и как рассчитать реальную стоимость совещаний.
Сколько стоит час работы команды
Стоимость рабочего времени специалиста складывается из нескольких компонентов. Основа расчета проста: зарплата плюс налоги, деленные на количество рабочих часов в месяце, плюс накладные расходы на оборудование, программное обеспечение и содержание офиса.
По словам основателя XR агентства LikeVR Юрия Слатина, в среднем это дает такую картину:
- junior обходится компании дешевле всего, middle примерно в 1,7 раза дороже;
- senior — в 2,5–3 раза дороже джуна.
«А лид, если считать его полную стоимость, выходит дороже всех, потому что там добавляется управленческая ответственность и контекстные переключения», — отмечает он.
Некоторые компании подходят к расчетам более комплексно. HR-директор VolgaBlob Анна Мазанова рассказывает, что они ввели карту компетенций, по которой оцениваются не только профессиональные навыки, но и софт скиллы. «Для позиций уровня middle и senior важна как техническая экспертиза, так и умения, которые влияют на эффективность работы, коммуникацию и взаимодействие в команде: адаптивность, гибкость, ответственность, умение четко ставить задачи и многие другие. Все навыки оцениваются — и чем больше получается общий балл по карте, тем выше ставка», — поясняет она.
Другие компании вообще отказываются от жесткой привязки к грейдам. «Для нас важнее не формальный уровень junior/middle/senior/lead, а набор конкретных навыков и реальная ценность специалиста для проекта», — поясняет CEO компании Cofftan Артем Трушин. По его словам, компания смотрит на три фактора: насколько специалист закрывает потребности проекта, какие навыки и опыт приносит, и каковы его финансовые ожидания. Такой подход позволяет более гибко формировать команды под конкретные задачи.
В стоимость часа работы специалиста входят не только оклад и налоги, но и операционные расходы, включая командировки, рассказала HR бизнес-партнер ИТ-компании Таges Валерия Григорьева.
Эксперты подчеркивают, что все эти компоненты в сумме формируют реальную цену рабочего часа, которую нужно учитывать при планировании встреч.
Реальная цена совещаний
Когда начинаешь считать стоимость созвонов, цифры получаются внушительные. Встречи в ИТ-компаниях занимают значительную часть рабочего времени. По данным Григорьевой, сотрудники проводят на встречах порядка 15–20% своего рабочего времени. У разработчиков это в среднем от 5 до 8 часов в неделю, а у тимлидов доходит до 10–12 часов, отмечает Слатин.
«Если посчитать стоимость совещания с участием 5–7 специалистов, то даже короткий созвон на 30 минут легко может стоить компании 8–15 тыс. руб. прямыми издержками».
Юрий Слатин, основатель XR агентства LikeVR
И это только прямые расходы, без учета косвенных потерь. По словам Григорьевой, встреча из 5 человек старшего уровня продолжительностью полчаса может оцениваться в несколько десятков тысяч рублей.
Но проблема не только в прямых затратах. Созвоны разрушают концентрацию, и это тоже деньги. «Это были подсчеты без учета потери фокуса, которая обычно тянет еще 20–30 минут «возврата в задачу» после окончания разговора», — предупреждает Слатин. Каждое переключение контекста стоит компании дополнительного времени, а значит, и денег.
При этом встречи считаются важной частью работы. «Созвон — неотъемлемая часть рабочего процесса, и часы оплачиваются по основной ставке сотрудника», — объясняет Мазанова. Конкретное количество зависит от процессов внутри команд, нагрузки по клиентским проектам и других факторов.
Когда встречи превращаются в убыток
Не все созвоны одинаково полезны. По наблюдениям Слатина, примерно 60% встреч заканчиваются конкретными шагами. Остальные 40% либо можно было сократить, либо вообще перевести в текстовый формат. Это означает, что почти половина времени, проведенного на совещаниях, расходуется неэффективно.
Критерий полезности встречи прост. «Эффективность встреч мы оцениваем очень приземленно: если после нее появилось решение, действие или измененный документ — встреча была полезной. Если нет, значит, зря потратили время», — формулирует Слатин. Этот подход позволяет быстро отсеивать бесполезные созвоны.
Особая категория потерь — это встречи о встречах. Слатин рассказывает, что раньше они случались регулярно, особенно когда проектная группа большая или когда несколько внешних сторон. Решение нашлось простое: ввели правило, по которому перед назначением созвона человек должен явно сформулировать, что меняется после звонка. «Если ответ размытый, значит вопрос нужно решать письменно. После этого количество неэффективных собеседований снизилось почти вдвое», — делится он результатом.
Ситуации, когда встречу можно было заменить письменной коммуникацией, случаются, признают и другие эксперты. «Безусловно, мы все люди, и бывают ситуации, когда встречу можно было бы заменить письменной коммуникацией, но это понимаешь уже постфактум», — говорит Григорьева. Поэтому компании активно используют корпоративный мессенджер и почту для асинхронного взаимодействия.
Технологии против хаоса
ИТ-компании начинают применять собственные разработки для повышения эффективности совещаний. «Один из актуальных продуктов наших разработчиков в этой области — ИИ-протокол записи видеоконференций. Протокол предоставляет не просто текстовую расшифровку встречи команды, но очень четко фиксирует темы, которые обсуждались, а также договоренности и ответственных лиц», — рассказывает об одном из таких решений директор по персоналу Nobilis.Team Ксения Волкова.
Такой подход дает измеримую экономию, уверена эксперт. Сотрудники больше не тратят время на расписывание деталей после встречи в переписке, не пытаются вспомнить, кто что кому поручил. По подсчетам компании, это экономит до 20% времени производственных сотрудников. Кроме того, из последних доработок в протоколе появились открытые вопросы, которые помогают команде не терять фокуса на темах, не вошедших в обсуждение.
«Для нас стоимость часа сотрудника — один из ключевых показателей, который определяет маржинальность проекта. Поэтому мы крайне внимательно относимся к теме эффективных коммуникаций».
Ксения Волкова, директор по персоналу Nobilis.Team
В будущем компания планирует использовать ИИ-протокол не только для фиксации задач, но и для оценки и развития сотрудников, чтобы время созвонов работало не только на процесс, но и на рост команды.
Среди других возможностей автоматизации — интеграция с системами управления задачами, автоматические напоминания исполнителям и контроль исполнения через дашборд руководителя. Правда, Волкова отмечает, что автоматическое создание задач в Jira может приводить к появлению мусорных задач.
Что будет без встреч
Некоторые компании пробуют радикальный метод — вводят дни без встреч. Слатин делится опытом: разработчикам такой формат понравился больше всех, в эти дни резко растет скорость выполнения задач. Но полностью перейти на него не получилось. «В аутсорсе часто нужно быстро синхронизироваться с заказчиком. Однако даже один фиксированный день в неделю без звонков дает заметный эффект на продуктивность», — резюмирует он.
В других компаниях к этому подходят иначе. Григорьева рассказывает, что формализованные дни без встреч на уровне всей компании они не внедряли, но поддерживают команды в их стремлении организовывать работу так, чтобы у разработчиков были длительные периоды непрерывной работы. Команды могут самостоятельно принимать решение о введении таких дней или временных слотов, свободных от совещаний.
Компании стремятся минимизировать время на совещаниях и поощряют асинхронные коммуникации. Это позволяет специалистам глубже погружаться в код и быстрее выполнять работу, что в итоге приводит к сокращению сроков реализации проектов.
Сколько можно сэкономить
Цифры экономии от оптимизации созвонов впечатляют. Если убрать хотя бы один необязательный созвон в день, получается экономия на уровне 30-60 тыс. руб. в месяц, считает Слатин.
«Но главное даже не в деньгах. Когда разработчики меньше сидят на звонках, они реже переключаются контекстами, быстрее закрывают задачи и меньше выгорают».
Юрий Слатин, основатель XR агентства LikeVR
Еще более впечатляющие результаты показывает опыт компании Cofftan. Трушин рассказывает, что они сознательно сокращают количество созвонов и регулируют их длительность. У них три дня в неделю проходят дейлики по 15 минут, и в среднем разработчик тратит 15–30 минут в день на регулярные синхронизации. «За счет оптимизации встреч мы существенно экономим ресурсы: после того как сократили количество дейликов, компания снизила издержки примерно на до 500 тыс. руб. в месяц, перераспределив это время в пользу разработки», — делится он результатом.
При этом компания придерживается принципа, что 80% разговора должно быть про задачи и планирование, и только 20% — про вспомогательные процессы. Это помогает сохранять фокус и не превращать коммуникацию в бесконечные отчеты.
Что делать с созвонами
Анализ опыта разных компаний показывает несколько четких трендов.
- Первый — необходимость считать стоимость встреч. Когда руководство понимает, сколько реально стоит час совещания с командой, многие бессмысленные созвоны исчезают сами собой.
- Второй тренд — внедрение правила обоснования встречи. Перед назначением созвона нужно четко сформулировать, какое решение или действие должно появиться после него. Если ответ размытый, лучше решить вопрос в переписке. Этот простой фильтр позволяет сократить количество неэффективных совещаний вдвое.
- Третий — использование технологий для фиксации результатов. ИИ-протоколы встреч экономят до 20% времени производственных сотрудников, избавляя их от необходимости вспоминать договоренности и расписывать детали в переписке.
- Четвертый — разумное ограничение времени на встречи. Короткие 15-минутные дейлики три раза в неделю вместо ежедневных часовых созвонов могут сэкономить компании сотни тысяч рублей в месяц. При этом соблюдение принципа 80% о задачах и 20% о процессах помогает сохранять фокус.
- Пятый тренд — создание периодов непрерывной работы. Дни или хотя бы длительные слоты без встреч резко повышают производительность разработчиков, хотя в аутсорсе полностью отказаться от оперативных созвонов часто невозможно.
Эксперты соглашаются: основная цель — не сэкономить на встречах, а повысить продуктивность команды и ускорить реализацию проектов.
«Созвоны сами по себе не зло. Но они становятся вредными, когда используются по инерции. Встреча должна быть инструментом, а не своего рода ритуалом. Когда это понимаешь и начинаешь считать стоимость времени, большинство бессмысленных совещаний исчезают сами собой», — резюмирует Слатин.