Залог финансового здоровья компании — это прозрачный учет. Руководители разных уровней могут принимать взвешенные решения, если получают данные о состоянии дел и зависимых от них денежных потоков. Главный показатель тут — рентабельность, насколько эффективно компания зарабатывает деньги здесь и сейчас. В материале расскажет про систему управления ИТ-проектами с большим фокусом на финансовом контроле — Timetta. В ней можно не только координировать команды разработки, но вести финансовый учет по задачам, проектам и портфелям проектов.
Timetta начиналась как небольшое приложение для учета рабочего времени в консалтинговой компании. Постепенно в системе появились модули финансового учета, контроля ресурсов и планирования проектов. Решение стало тем, что в западной традиции называют PSA (Professional services automation) — системой для автоматизации профессиональных услуг, прежде всего аудита и консалтинга.
Идея решения была простая. Консалтинговая компания считает трудозатраты по проектам и на основе этих данных строит управленческую отчетность. В Timetta основные данные для построения KPI и финансового анализа строятся на данных рабочего времени. Сколько человек на проекте отработал — столько компания и потратила на реализацию проекта. Если собирать эти данные по всем проектам и по всей компании, то можно построить предельно точную картину рентабельности бизнеса в моменте.
Философия учета рабочего времени близка в системе не только чисто консалтинговым компаниям, таким как Accenture или Deloitte, но и ИТ-интеграторам. Timetta используют, например, GMCS, «Комита ЦТ», «МТС AI», Digital Spirit, «Газпром ЦПС» и другие ИТ-компании. Именно поэтому в Timetta появились канбан, скрам, вики, а также другие инструменты из арсенала Jira, Trello и Confluence.
Отличия от конкурентов
Если нужно назвать три главных отличия Timetta от конкурентов, то это будут продуманный подход к учету рабочего времени, инструменты для управления ресурсами и гибридная модель управления проектами.
Учет рабочего времени
Timetta начиналась с учета рабочего времени, поэтому эта часть системы наиболее продумана. За учет рабочего времени отвечает отдельное приложение Timetta Timesheets. Оно позволяет заполнять и согласовывать таймшиты, а также ставить отметки в журнал рабочего времени по отдельным задачам, например, в рамках спринта. В данном случае модель учета времени выстроена на реальном опыте работы с компаниями, для которых данная функция имеет первостепенное значение.
Управление ресурсами
В Timetta хорошо развит модуль распределения ресурсов по проектам. За это опять же отвечает отдельное приложение Timetta Resources. Оно позволяет четко контролировать распределение сотрудников по проектам через календарь бронирования и смотреть в реальном времени загрузку сотрудников. В первую очередь это нужно для предотвращения ресурсных конфликтов, когда два руководителя воюют за одного сотрудника, пока другой сидит без дела. Также есть возможность проводить более глубокий GAP-анализ по штату для того, чтобы корректировать политику увольнения и найма в компании.
Гибридная модель управления проектами
В Timetta несколько уровней управления: задачи назначаются исполнителям, задачи объединяются в работы со сроками и бюджетом, выше — этапы и контрольные точки. Проекты можно группировать в программы и портфели.
На каждом уровне — свои инструменты: для задач — канбан и скрам-доски, для работ — ресурсный календарь и диаграмма Ганта. Инструменты дополняют друг друга, не дублируясь, поэтому компания может собрать подходящую модель управления проектами.
Функционал
В Timetta уже 9 независимых приложений, и к выходу готовится десятое — Timetta Service Desk. Возьмем для обзора только три функциональных блока.
Планирование и декомпозиция работ
Планирование и декомпозиция работ выполняются в приложении Timetta Projects. Здесь формируется оценка проекта, его объемно-календарный план, который можно согласовать прямо в системе. Приложение позволяет связать работы с конкретными ресурсами и рассчитать себестоимость проекта. Например, в системе есть:
- построение плана проекта в виде диаграммы Ганта, включая подсветку критического пути;
- поддержка всех типов зависимостей между работами.;
- согласование и утверждение плана работ с фиксацией мастер-версии;
- ресурсное планирование: назначение ресурсов и контроль загрузки;
- ведение проектов, этапов и вех для структурирования и контроля прогресса.
Управление задачами
Управление задачами проекта выполняется в Timetta Tasks — приложении для планирования и контроля работ, которое поддерживает Канбан-доски с настраиваемыми жизненными циклами задач и Scrum. Среди отличительных черт:
- поддержка разных типов задач для различных сценариев работы;
- гибкое администрирование прав доступа к задачам и доскам;
- возможность объединять доски через фильтры для сквозного просмотра задач;
- сортировка задач на доске для управления приоритетами и очередностью;
- подключение Scrum-досок: ведение бэклога, объединение задач в спринты;
- запуск спринтов в работу и контроль выполнения по диаграмме сгорания.
Учет времени и затрат
Учет рабочего времени и контроль фактической себестоимости проекта выполняется в Timetta Timesheets. Приложение помогает командам фиксировать затраты времени по проектам и видам работ, согласовывать данные и использовать их для отчетности и биллинга. В системе есть:
- удобные таймшиты — списание времени на конкретные проекты и виды работ;
- управление внутренними и внешними ставками;
- журнал учета времени по задачам бэклога;
- воркфлоу для согласования таймшитов;
- графики и отчеты по загрузке команды в разрезе проектов и работ;
- выставление счетов клиентам на основе фактически учтенных часов;
- управление отпусками, откугами, переработками.
Преимущества системы Timetta
Полный контроль экономики проектов
Timetta опирается на фактические трудозатраты, поэтому рентабельность каждого проекта рассчитывается на основе достоверных, точных и проверяемых данных. В системе можно быстро оценить финансовое здоровье компании и продуктивность команд на основе прозрачных финансовых KPI.
Процесс deal to delivery
В одной системе можно сразу оценить и спланировать проект еще на этапе пресейла (сроки, ресурсы, бюджет), вести исполнение через задачи, закрывать фактические затраты таймшитами, и создавать итоговые отчеты и счета клиентам.
Сильный контур учета рабочего времени
Учет времени — это значительная часть системы. Таймшиты, журнал времени по задачам, гибкие маршруты согласования, ставки себестоимости и биллинга, учет отсутствий и переработок. Это те инструменты, которые реально нужны компаниям для правильной оценки трудозатрат.
Управление ресурсами без конфликтов
Календарное бронирование и контроль загрузки позволяют заранее видеть пересечения по людям, перегруз и простои, а также точнее планировать найм.
Однако есть и недостатки. Среди них:
- Требуется дисциплина учета. Финансовая аналитика напрямую зависит от регулярного и корректного заполнения таймшитов и классификации работ. Без внедрения правил и контроля качество данных будет неудовлетворительным.
- Внедрение затрагивает процессы. Чтобы получить эффект, чаще всего нужно правильно рассчитать ставки и правила списания времени, уметь структурировать проекты, точно составить регламенты и распределить роли. Это может занять время.
- Функциональные возможности могут оказаться избыточными. Не всем компаниям нужен учет рабочего времени или контроль финансовых показателей в P&L. Timetta позволяет выбрать конфигурацию платформы, однако даже в рамках отдельных приложений часть функций окажется ненужной. Например, средним компаниям вряд понадобятся контрольные точки и модели проектов в составе приложения Timetta Projects.
Резюме
Timetta закрывает ключевую управленческую проблему проектного бизнеса: как связать работу команды с деньгами и рентабельностью в реальном времени. Если вам важно одновременно управлять проектами и задачами, контролировать загрузку людей и видеть фактическую себестоимость и маржинальность по проектам и портфелю — Timetta дает для этого цельную систему, где план, исполнение и финансовый факт сходятся в одной точке.