Кадровые процессы в распределенной структуре — задача, которую редко удается решить с помощью «КЭДО из коробки». Для крупных промышленных холдингов документооборот — часть сложной экосистемы управления информацией. В «ТехноНИКОЛЬ» выбрали такой подход и создали масштабируемую систему управления кадровым электронным документооборотом, которая развивается вместе с бизнесом.
Проект был реализован на базе платформы ELMA365 КЭДО — единой системы кадрового учета для всех филиалов, с гибкой настройкой под каждое юрлицо. Входит в экосистему Low-code-продуктов ELMA365. В основе лежит ELMA365 Hub — гибкая платформа для создания корпоративных приложений и автоматизации бизнес-процессов.
Как связать кадровые, технические и нормативные документы в одну систему
«ТехноНИКОЛЬ» — крупный промышленный холдинг: десятки юридических лиц, заводы, управляющие компании, сервисные структуры. Более 9 тысяч сотрудников работают с документами на 70+ площадках — от Белгорода до Хабаровска, в Казахстане и Беларуси. Такой масштаб сразу исключал коробочное решение, потому что система должна была учитывать законодательство нескольких стран, специфику производства и разные сценарии работы.
Сложности добавляла неоднородность пользователей, из которых не все работали за компьютерами. На заводах часть сотрудников взаимодействует через терминалы общего доступа, для других важна мобильная авторизация. Это потребовало отдельного подхода к безопасности, доступам и интерфейсу.
Проект начался с бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция» — производителя утеплителей и звукоизоляции из каменной ваты. Уже тогда приняли ключевое архитектурное решение о том, что нужно строить не классический ЭДО, а систему управления информацией, где документы — часть единой модели данных.
В основе этой системы КЭДО должно быть стать единым источником данных о сотрудниках, ролях и структуре подчинения. На этой модели держались все процессы, включая юридически значимое подписание. Это связало кадровые, организационные и технические документы в одну систему.
От ЭДО к систему управления информацией
Внедрение шло поэтапно. Сначала реализовали учет рабочего времени — графики, сверхурочные, отпуска и отгулы. Затем добавили трудоустройство, техническая документация, приказы и внутренняя распорядительная документация.
Сегодня система охватывает нормативно-техническую документацию, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы. Все типы связаны, например, кадровые документы одновременно относятся и к ЛНА, и к ОРД. Это обеспечивает целостность данных и единые правила работы.
Отдельная история — нормативно-техническая документация. НТД не входит в стандартный КЭДО, готовых решений не было. Систему доработали под этот сценарий, и теперь весь процесс ознакомления от создания документа инициатором до подтверждения о прочтении автоматизирован.
Платформа сама определяет согласующих и ответственных, проверяет списки сотрудников через интеграции с КЭДО и «1С:Зарплата и управление персоналом» и формирует задачи на ознакомление. Ручных операций стало меньше, нагрузка на сотрудников снизилась.
Отдельно работали над интерфейсом. В «ТехноНИКОЛЬ» следят за удобством и производительностью систем — за три года команда ELMA365 прошла около 30 итераций. В итоге все свелось к одной странице: сотрудник заходит и сразу видит документы, с которыми нужно ознакомиться. Найти нужное помогают фильтры — от стандартов культуры безопасности до инструкций по охране труда.
Сегодня система взаимодействия с документами в «ТехноНИКОЛЬ» представляет собой единое хранилище актуальных данных, формирует доверие сотрудников к информации и обеспечивает прозрачность бизнес-процессов. Настройки доступа зависят от роли сотрудника и автоматически актуализируются на основе данных КЭДО, что снижает риски ошибок и повышает уровень безопасности.
От минимального кластера до тысяч пользователей
За несколько лет система выросла в девять раз — с 252 пользователей в июне 2023-го до 2,7 тысячи в декабре 2025-го. Количество операций с 1,4 тыс. увеличилось до почти 60 тыс. в месяц. Сегодня через систему проходит 75% документооборота «Минеральной Изоляции», а в работе находятся более 100 видов документов. Из них 60% полностью внедрены, остальные дорабатываются.
«ТехноНИКОЛЬ» — признанный лидер, достигающий такой производительности труда, которая намного превышает средние цифры по отрасли. 2,7 тыс. сотрудников, которые уже пользуются платформой ELMA365, генерируют около 60 тыс. операций ежемесячно. Из них больше половины — процессы подписания документов. Новая система отлично зарекомендовала себя, хотя точки роста еще остались. Любые процессы, требующие контроля, мы будем оцифровывать».
Юрий Осадец, руководитель службы ИТ Бизнес-единицы «Минеральная Изоляция» компании «ТехноНИКОЛЬ»
Система продолжает развиваться, в планах — контур для учебного центра, интеграция с операторами ЭДО и подключение еще четырех бизнес-сегментов. Облачная архитектура на Yandex Cloud позволяет масштабироваться без простоев, ведь ресурсы добавляются по запросу и быстро становятся доступны.
«Холдингу никогда не подойдет коробочное решение — разные юрлица, разные центры затрат, законодательство, сценарии работы. Поэтому мы изначально строили открытую платформу: готовые процессы для быстрого старта и полная свобода развивать систему в своем темпе», — сообщил Павел Иванов, Product Owner ELMA365 КЭДО.
Весь этот проект показал, что для крупных распределенных компаний документооборот — уже не вспомогательная функция, а инструмент управления информацией, процессами и знаниями.