Визуальные доски задач — один из главных ежедневных инструментов рабочих команд. В условиях, когда условных тим-лида и разработчика могут разделять тысячи километров, доски задач помогают сохранять наглядность рабочих процессов и всегда быть в курсе, чем занят каждый член команды.
Используя такие доски, компании и сотрудники часто предполагают, что автоматически используют систему организации рабочих процессов Kanban. Поэтому зачастую любую визуальную доску задач называют канбан-доской.
Однако не каждая доска задач разработана в соответствии с принципами производства «точно в срок» канбан. И, что еще важнее, не каждая доска задач поможет процессам и командам улучшаться с течением времени. Таким образом: любая канбан-доска — это доска задач, но не любая доска задач — это канбан-доска.
Давайте разберемся, чем отличается канбан-доска от простой доски задач и почему эти отличия важны.
Что такое доска задач
Доска задач — это тип визуального инструмента управления задачами, который команды используют для отслеживания и управления своей работой. Доска делится на несколько вертикальных колонок, представляющих последовательные этапы работы. Рабочие задачи визуализируются в виде «карточек», которые перемещаются по доске от одной колонки к другой по мере готовности задач.
Доски задач широко используются командами и целыми организациями. Они помогают командам:
- визуализировать ход рабочих процессов;
- делиться информацией;
- быть в курсе, чем занимается каждый член команды.
Доски задач — это базовый онлайн-инструмент, который в том или ином виде применяют уже почти все рабочие команды.
Что такое канбан-доска
Канбан-доска — это разновидность доски задач, сконструированная по принципу организации производства «точно в срок». Созданный в цехах Toyota, как способ визуального планирования, в настоящее время канбан используется командами, чтобы лучше понять, организовать и контролировать свой рабочий процесс. Ко всем стандартным преимуществам визуальной доски задач канбан-доска прибавляет ускорение работы и инструменты, которые подсвечивают узкие места рабочего процесса, помогая доводить больше задач до конца без превышения дедлайнов.
Канбан-доски помогают рабочим командам:
- визуализировать ход рабочих процессов;
- делиться информацией;
- быть в курсе, чем занимается каждый член команды;
- типизировать неоднородные задачи;
- ограничивать количество незавершенных задач;
- создавать и придерживаться четких и прозрачных политик процесса;
- регулировать потоки задач.
В чем же отличия
Простая визуализация вашей работы на доске не означает, что вы применяете Kanban. Конечно, это неотъемлемая часть метода, но этого недостаточно для оптимизации рабочих процессов и их постоянного улучшения. Для этого команда должна следовать всем установленным принципам и практикам канбан, а в доске должны быть реализованы механизмы, помогающие этому.
WIP-лимиты – ограничение на количество задач
В основе многих теорий управления, в том числе Kanban, лежит закон Литтла:
Иными словами: чем больше элементов одновременно находятся в работе, тем больше времени понадобится на их завершение в среднем.
Типичная картина для классических досок задач: у команды есть определенное количество задач, они размещают сразу все в столбце «в работе», а дальше как пойдет — какие-то задачи будут продвигаться быстрее, какие-то займут больше времени. Логика простая: если какая-то задача застрянет на определенном этапе, сотрудник не будет зря просиживать рабочее время, а займется другой задачей.
Но на практике получается не так уж эффективно — карточки скапливаются на каждом этапе, сотрудники постоянно переключают внимание с одной задачи на другую, толком не фокусируясь ни на чем. Весь производственный процесс затягивается, спотыкаясь о заторы из задач то на одном этапе производства, то на другом.
На канбан-доске такой перегруз задачами ограничивается с помощью WIP (work in progress) — лимитов, установленных для каждой колонки доски. WIP-лимиты обозначают максимальное количество карточек задач на всех этапах рабочего процесса. При превышении WIP-лимита, соответствующая колонка визуально выделяется, позволяя оперативно отреагировать на затор. WIP-лимиты помогают заканчивать работу быстрее, давая команде сосредоточиться только на том, что в данный момент находится в процессе. Заминка на любом этапе становится гораздо заметнее, ведь ее нельзя просто проигнорировать — система сигнализирует, что колонка заполнена. Таким образом, внимания к каждой задаче становится больше, качество выполнения задач улучшается, рабочий процесс становится более осознанным.
С WIP-лимитами у команды не будет соблазна приступить к новым задачам, пока не будут завершены уже начатые. Это создает систему вытягивающего производства, создавая оптимизированный поток и сокращая потери в процессе.
Что дают WIP-лимиты:
- цикл производства ускоряется;
- внимание сотрудников не рассеивается, фокус остается на завершении задач;
- количество незавершенных задач сокращается;
- время и результаты производства становятся более предсказуемыми, планировать становится проще.
«Плавательные дорожки» — приоритезация задач
Тут можно справедливо возмутиться: «А если мне поступит более срочная и важная задача, ваши WIP-лимиты не позволят мне ее решить, пока я не разберусь с третьестепенными карточками?»
Конечно, нет, ведь Kanban-доски отличаются еще и тем, что в них есть инструменты типизации и приоритезации задач: цветовые индикации, «плавательные дорожки», теги, которые показывают, что необходимо сделать в первую очередь.
Так, чтобы типизировать задачи по срочности и ускоренно проводить неотложные задачи, в канбан-доске SimpleOne реализованы «плавательные дорожки» (swimlanes). Дорожки визуально разделяют задачи по любым правилам, которые задаст администратор доски. Например, задачи в разных дорожках можно обрабатывать с разными скоростью и приоритетом.
Вывод
Независимо от характера бизнеса или количества вовлеченных людей, канбан-доски помогают планировать, управлять и оптимизировать процессы с меньшими усилиями. Если вы ищете простой инструмент управления работой, можно ограничиться обычной доской задач. В свою очередь, канбан-доски обеспечивают более продвинутую структуру работы.
Переход от стандартной доски задач к канбан-доске поможет добиться долгосрочных улучшений в рабочих процессах:
- повышение прозрачности;
- рост производительности;
- бо́льшая гибкость;
- сокращение количества незавершенных задач;
- предсказуемость результатов.
Канбан-доска — это не просто доска со столбцами и карточками. Это мощный инструмент для повышения эффективности любых рабочих команд. Использование такой доски помогает приблизить процессы компании к максимальному соответствию методологии канбан и принципам бережливого производства.