Цифровизация кадровых процессов — один из ключевых HR-трендов 2025 года, так как кадровый документооборот играет ключевую роль в управлении персоналом, обеспечивая легитимное оформление, подписание, хранение и обработку документов.
Традиционные бумажные процессы отнимают много времени, требуют значительных ресурсов и подвержены риску ошибок. Современные технологии позволяют значительно упростить кадровый документооборот, автоматизируя ключевые процессы и повышая их безопасность. Одна из них — система LDM.КЭДО.
Краткий обзор системы
LDM.КЭДО — это система для безопасного обмена кадровыми электронными документами с сотрудниками в соответствии со всеми нормами и требованиями законодательства.
Функционал LDM.КЭДО охватывает кадровые вопросы на всем пути сотрудника в компании: оформление, подписание, согласование документов (трудовой договор, заявление на отпуск, отгул, командировку, больничный и др.), ознакомление с локально-нормативными актами и расчетными листами, запрос необходимых кадровых документов.
Решение подходит для средних и крупных компаний с высокими требованиями к информационной безопасности, с большим числом удаленных сотрудников, а также офисами в разных городах. Сотрудники могут подписывать или запрашивать документы с любого устройства без посещения офиса и отдела кадров.
Кроме того, система оптимизирует работу HR-департамента: все кадровые вопросы решаются быстро, сокращается риск ошибок и рутинная работа с бумажными документами.
Важные отличия от конкурентов
Поддержка всех видов ЭП и интеграция с любыми УЦ
Система LDM.КЭДО поддерживает все виды электронных подписей (ЭП), в том числе интеграцию с приложением «Госключ», а также интеграцию с любыми удостоверяющими центрами (УЦ).
Наличие брендирования
Интерфейс системы можно настроить и выбрать цветовую схему в соответствии с корпоративным стилем компании, а также добавить логотип.
Система уведомлений
В решении LDM.КЭДО можно настроить систему уведомлений: по электронной почте, в мессенджере Telegram, по СМС и в корпоративном мессенджере.
Работа с любых устройств
Работать в системе можно как на ноутбуке, так и на смартфоне в мобильном приложении, в том числе в офлайн-режиме. Для работников производственных предприятий устанавливается киоск самообслуживания для решения любых кадровых вопросов.
Благодаря адаптивной верстке система автоматически подстраивается под размер и разрешение экрана любого устройства.
Сферы применения
Производственные предприятия
На предприятии можно установить киоск самообслуживания с системой LDM.КЭДО, чтобы сотрудники, которые не работают за компьютером или не пользуются смартфонами, могли подписать заявление на отгул или переработку и запросить необходимые документы у отдела кадров, не покидая рабочее место.
Технологичные компании
Система LDM.КЭДО позволяет значительно ускорить и упростить взаимодействие сотрудников и отдела кадров – особенно упрощается процесс оформления кадровых документов с дистанционными работниками, создается цифровая рабочая среда, что повышает лояльность по отношению к работодателю. HR-отдел освобождается от рутинных процессов и концентрируется на более стратегических задачах.
Финансовые организации
Система LDM.КЭДО обеспечивает безбумажный кадровый документооборот в локальном контуре с соблюдением требований ТК РФ и ЦБ РФ, что особенно актуально для организаций из финансового сектора. Гарантируется безопасное хранение данных на собственных серверах компании под контролем заказчика.
Функционал
Управление отпусками
Сотрудник может посмотреть информацию о накопленном отпуске, а также пересечения календаря отпусков с коллегами на интерактивном графике и сформировать заявление на отпуск на основе шаблона.
Часть данных (подразделение, должность, руководитель) заполняются автоматически. При отправке заявления на согласование система проверяет документ на корректность заполнения.
Оформление командировок и отгулов
Структурированное хранение всего комплекта документов по командировке. Заявления на командировку или отгул заполняются автоматически в готовом шаблоне, отправить документы на согласование можно с мобильного телефона, если сотрудник находится не за рабочим компьютером. Запланировать командировку или отгул и проверить пересечения с коллегами можно на интерактивном графике.
Сквозные процессы для работы с несколькими юрлицами
Данные и соответствующие документы всех юрлиц компании отображаются на рабочем столе кадрового специалиста в едином окне, без необходимости переключаться между аккаунтами. В личном деле сотрудника, оформленного в нескольких юрлицах, все данные также отображаются в едином окне.
Мобильное приложение
Подписать и согласовать документы можно, не находясь на рабочем месте за компьютером — все функции системы доступны также в мобильном приложении, даже в офлайн-режиме.
Управление хранением кадровых документов
Возможности системы позволяют обеспечить максимальную безопасность хранения и передачи данных, настраивать права доступа к файлам, соблюдать законодательные требования к хранению кадровых документов, а также сохранить скорость работы системы и сэкономить на хранении документов в перспективе увеличения их объема.
Преимущества
Широкие возможности управления хранением файлов
Файловое хранилище кадровых документов, функции сжатия и дедупликации позволяют сохранить скорость работы системы даже при высокой нагруженности и хранении большого объема данных.
Обеспечение максимальной безопасности данных
Система размещается локально — доступ ко всем данным имеет только заказчик. В том числе настраиваются права доступа пользователей к конфиденциальным данным о компании и других сотрудниках. Встроенное шифрование на этапе хранения и передачи данных обеспечивает дополнительную защиту от несанкционированного доступа.
Соблюдение сроков хранения
Система учитывает сроки хранения кадровых документов в соответствии с законодательными требованиями.
Гибкая настройка системы
Благодаря инструментам low-code/no-code систему можно быстро настроить и адаптировать под себя без привлечения вендора и глубоких ИТ-знаний.
Быстрое внедрение полнофункциональной системы
В коробочную версию решения LDM.КЭДО уже включены базовые функции для кадрового электронного документооборота. Также есть возможности для доработок (SMS-шлюз, чат внутри системы и др.). Открытый API позволяет легко и быстро интегрировать систему в инфраструктуру заказчика.
Наличие единой платформы
Все продукты, разработанные на микросервисной платформе LDM, можно интегрировать между собой и таким образом организовать работу в единой экосистеме.
Маршруты согласования
Также система позволяет создавать гибкие маршруты согласования документов под задачи заказчика.
Недостатки
Часть интеграций возможна только дополнительно в рамках проекта
Интеграция с SAP, «Работой в России», «Босс-кадровик» возможна только в рамках проекта за дополнительную стоимость.
Система поддерживает только русский язык
Поддержка иностранных языков реализуется только в рамках проекта.
Подключение SMS-шлюза возможно только в рамках проекта
Настройка уведомлений по SMS возможна только в рамках проекта за дополнительную стоимость, доработка реализуется партнером.
Вывод
LDM.КЭДО — это удобное решение для электронного кадрового документооборота, которое позволяет компаниям оптимизировать работу с документами, повысить безопасность данных и обеспечить соответствие законодательным требованиям.
Гибкость и широкие функциональные возможности делают LDM.КЭДО универсальным инструментом для компаний разного масштаба. Внедрение системы значительно ускоряет кадровые процессы, снижает затраты и повышает удобство работы как для сотрудников, так и для HR-отдела.