Управление ИТ-активами превратилось в серьезный вызов для организаций любого размера. Серверы, рабочие станции, сетевое оборудование, программное обеспечение — все это требует постоянного контроля и учета. ИТ-отделы сталкиваются с простыми, но критически важными вопросами: сколько у нас ноутбуков, какое программное обеспечение закуплено, где находится конкретный сервер, когда заканчивается гарантия на оборудование, кто отвечает за тот или иной актив?
Отсутствие системного подхода приводит к потере контроля над ИТ-ресурсами. Руководители не обладают полной информацией о реальной стоимости поддержания ИТ-инфраструктуры, сотрудники тратят время на поиск нужного оборудования, а бухгалтерия ведет учет в разрозненных таблицах. Такое использование данных приводит компанию к лишним тратам, потере активов и неэффективной эксплуатации ресурсов.
SimpleOne ITAM помогает организациям управлять всеми ИТ-активами на протяжении их жизненного цикла — от планирования закупки до утилизации. Российская разработка объединяет лучшие мировые практики ITIL и стандарт ISO 19770-1 для управления активами с возможностями современной low-code платформы.
Краткий обзор системы
SimpleOne ITAM — полноценная система управления ИТ-активами, которая охватывает все процессы работы с ними. Пользователи могут планировать потребности в оборудовании, формировать бюджеты, управлять закупками, вести операционный учет активов и контролировать затраты.
Платформа SimpleOne ITAM включена в реестр отечественного ПО и полностью соответствует российским требованиям к хранению и обработке данных.
Архитектура решения включает AMDB (базу данных управления активами), связанную с CMDB для централизованного хранения данных. Преднастроенные коробочные процессы обеспечивают консистентность данных в системе и защиту от двойного учета, а также могут быть адаптированы под задачи организации.
Система содержит учет номенклатур и складов для систематизации информации, ролевую модель для гибкого распределения прав доступа, а также функциональность управления организационной структурой, пользователями и расположениями. Встроенные инструменты отчетности помогают руководителям принимать обоснованные решения на основе актуальных данных об активах.
Отличия от конкурентов
Разработчики создали продукт не как изолированное решение, а как часть единой платформенной экосистемы.
Трехуровневая архитектура платформы
SimpleOne ITAM построен на уникальной трехуровневой архитектуре, которая выделяет его среди конкурентов. В основе лежит LCAP (Low Code Application Platform), над которой работает ESM-платформа с набором сервисных инструментов, а на верхнем уровне располагаются готовые бизнес-приложения.
Альтернативные решения нередко основаны на монолитных решениях или отдельных продуктах без единой платформенной основы.
Интеграция AMDB и CMDB в единой системе
Система объединяет базу данных управления активами (AMDB) с базой данных управления конфигурациями (CMDB) на одной платформе. Такая интеграция позволяет автоматически связывать активы с соответствующими им конфигурационными единицами для обеспечения ИТ-услуг — например, сервер как актив автоматически становится конфигурационной единицей.
Разделение ITAM и ITSM процессов в разных системах приводит к дублированию данных и ручной работе по синхронизации информации.
Полный спектр процессов управления активами в единой системе
SimpleOne ITAM объединяет все этапы работы с ИТ-активами — от стратегического планирования бюджетов до операционного учета списания — в рамках одного решения.
Система охватывает планирование потребностей, управление закупками, контроль контрактов, складской учет, инвентаризацию и финансовую аналитику без необходимости интеграции множества специализированных продуктов.
Большинство решений на рынке предлагают фокус на отдельных аспектах — либо на учете имущества, либо на закупках, либо на договорной работе, что требует от организаций создания сложной ИТ-экосистемы из разрозненных систем.
Сферы применения SimpleOne ITAM
SimpleOne ITAM подходит для организаций различных отраслей, которым требуется структурированный подход к управлению ИТ-активами, высокие требования к учету ресурсов, соблюдение регулятивных норм и оптимизация затрат:
- Крупные корпорации и холдинги. Компании с территориально распределенными офисами используют SimpleOne ITAM для централизованного контроля активов, оптимизации закупок и прозрачности затрат. Система помогает унифицировать процессы учета между подразделениями и обеспечивает единые стандарты управления активами.
- Технологические компании. ИТ-компании применяют систему для управления собственной инфраструктурой и активами клиентов, интегрируя учет активов с процессами разработки и технической поддержки. Связь между активами и конфигурациями упрощает диагностику проблем и планирование обновлений.
- Государственные организации. Органы власти выбирают SimpleOne ITAM из-за соответствия российскому законодательству, возможностей импортозамещения и контроля расходования бюджетных средств. Детальная отчетность и аудит операций обеспечивают соблюдение требований надзорных органов.
Система работает в любой отрасли — от банков до производственных предприятий, одинаково эффективно управляя как десятками, так и тысячами единиц оборудования.
Функциональность SimpleOne ITAM
Система объединяет долгосрочное планирование, текущее управление и ежедневные операции в единую экосистему, подходящую как для централизованных организаций, так и для территориально распределенных структур. Архитектура управления включает три взаимосвязанных уровня:
Стратегический уровень
Планирование бюджетов
Модуль составления и контроля бюджетов на активы. Пользователи определяют лимиты на закупки, ведут учет экономии и корректируют планы в зависимости от изменений потребностей. Система автоматизирует процедуры согласования бюджетов с руководством и контролирует их исполнение в режиме реального времени.
Управление потребностями
Система сбора и консолидации потребностей в активах от всех подразделений организации. Пользователи ведут номенклатуру оборудования, создают каталог моделей и контролируют лимиты на приобретение. Встроенные механизмы согласования обеспечивают прозрачность процесса планирования и помогают избежать дублирования заказов.
Учет затрат
Модуль детального учета всех фактических затрат на активы. Пользователи могут распределять расходы по центрам финансовой ответственности, активам и контрактам. Встроенные инструменты расчета TCO и ROI помогают анализировать экономическую эффективность, а построение сервисно-финансовой модели связывает затраты на активы с предоставляемыми услугами.
Тактический уровень
Управление закупками
Модуль автоматизации управления закупками активов от формирования заказов до учета поставок. Система помогает планировать закупку, управлять контрактными обязательствами и отслеживать сроки исполнения договоров. Предусмотренные процессы согласования обеспечивает контроль на всех этапах закупочной деятельности.
Учет контрактов
Система централизованного учета всех контрактов, связанных с активами. Пользователи могут отслеживать сроки действия договоров, контролировать выполнение обязательств и управлять сопутствующей документацией. Автоматические уведомления о приближающихся дедлайнах помогают избежать нарушения контрактных условий.
Операционный уровень
Учет активов
Процессы операционного учета активов на протяжении всего их жизненного цикла. Система фиксирует постановку на учет, хранение на складах, выдачу пользователям, смену материально ответственных лиц, ремонты и модернизацию. Автоматизированные процессы инвентаризации и списания поддерживают актуальность данных об активах.
Многоуровневая архитектура SimpleOne ITAM обеспечивает сквозное управление ИТ-активами на всех этапах их существования — от первоначального планирования потребностей до финансового анализа эксплуатации. Подход позволяет организациям не ограничиваться простым мониторингом имущества, а формировать стратегию развития технологической инфраструктуры на основе достоверных данных и комплексной аналитики.
Преимущества
SimpleOne ITAM предлагает комплекс преимуществ, которые выходят за рамки стандартного учета активов. Система не только автоматизирует рутинные операции, но и создает основу для стратегического управления ИТ-ресурсами, оптимизации затрат и повышения операционной эффективности.
Повышение эффективности управления активами
Система автоматизирует все рутинные процессы учета и освобождает сотрудников от ручной работы с таблицами и документами. Централизованное хранение данных обеспечивает быстрый доступ к актуальной информации об активах.
Автоматические уведомления о критических событиях — окончании гарантии, необходимости планового обслуживания или приближении сроков списания — помогают специалистам действовать проактивно.
Оптимизация затрат на ИТ-инфраструктуру
SimpleOne ITAM помогает компаниям значительно сократить расходы на ИТ-активы. Система выявляет неиспользуемое оборудование, которое можно перераспределить между подразделениями вместо закупки нового.
Детальная аналитика затрат позволяет принимать обоснованные решения о замене или модернизации активов. Контроль за лицензиями помогает избежать переплат за неиспользуемое программное обеспечение.
Прозрачность и координация процессов
Единая система учета обеспечивает полную прозрачность всех операций с активами. Руководители получают актуальную информацию о состоянии ИТ-инфраструктуры в режиме реального времени.
Встроенные дашборды и отчеты помогают контролировать исполнение бюджетов, анализировать эффективность использования ресурсов и планировать будущие инвестиции.
Быстрая настройка и адаптация под бизнес-процессы
Low-code инструменты платформы позволяют настроить систему под специфику любой организации без привлечения программистов. Пользователи могут создавать новые поля, настраивать процессы согласования и формировать индивидуальные отчеты.
Модульная архитектура обеспечивает поэтапное внедрение — компания может начать с базового учета активов и постепенно подключать дополнительную функциональность.
Интеграция с другими системами управления
SimpleOne ITAM легко интегрируется с существующими корпоративными системами — ERP, ITSM, системами дискавeринга и внешними сервисами. REST API и готовые коннекторы обеспечивают обмен данными с популярными решениями.
Возможность создания единой экосистемы сервисных приложений на базе платформы SimpleOne устраняет информационные разрывы между подразделениями.
Недостатки
Решение подходит для среднего и крупного бизнеса
Комплексный функционал SimpleOne ITAM, разработанный для управления большими парками активов, может не окупиться в малом бизнесе с их небольшим количеством.
Функциональность в развитии
На текущем этапе развития SimpleOne ITAM сфокусирован на предоставлении глубокого функциональности в ключевых областях управления ИТ-активами. Однако, важно отметить, что некоторые комплексные модули, критичные для полного покрытия всех ITAM-процессов, находятся в стадии активной разработки.
Вывод
SimpleOne ITAM — решение, которое сочетает современные технологические подходы с пониманием потребностей отечественного рынка. Система решает реальные проблемы бизнеса — от хаоса в учете активов до неконтролируемого планирования ИТ-расходов — предлагая структурированный подход к управлению ресурсами.