Старый корпоративный портал FM Logistic перестал справляться с масштабом, а HR-процессы расползлись по разным инструментам. Переход на K-Team HRM помог собрать их в единую систему и убрать лишнюю ручную работу. Результат оказался вполне осязаемым — согласования ускорились в три раза, а управлять HR-циклом стало заметно проще. Подробности читайте в этом кейсе.
Почему старый контур перестал работать
Корпоративный портал FM Logistic, действовавший до 2022 года, перестал справляться с растущими бизнес-задачами. HR-функции — от постановки целей до оценки компетенций — были распределены по множеству разрозненных инструментов, что приводило к перегрузке, сложностям в доступе к информации и частым ошибкам.
Усугубляло ситуацию то, что часть процессов не адаптировалась под российские реалии, а некоторые важные системы стали совсем недоступны в России.
Таким образом, у компании появилась потребность в новом едином информационном пространстве, объединяющем всех сотрудников.
В связи с этим компания FM Logistic приняла решение о переходе на отечественную HR-платформу для того, чтобы не только сохранить ранее налаженные рабочие процессы, но и обеспечить базу для внедрения новых цифровых HR-решений.
Компания нацелилась на быстрое внедрение HR-экосистемы, которая аккумулирует все важные направления — от подбора и обучения до целеполагания и оценки персонала — на одной площадке.
Основные задачи, поставленные в рамках перехода на новую HR-платформу:
- повысить уровень информированности и вовлеченности сотрудников;
- создать единую точку входа ко всем приложениям (сервисам) компании;
- упростить поиск и доступ к необходимой для работы информации, уменьшить время на выполнение рутинных операций;
- автоматизировать процесс оценки достижений сотрудника для последующего принятия управленческих решений;
- автоматизировать процессы подбора, перевода сотрудников, с учетом специфической структуры грейдов и бизнес-подразделений;
- автоматизировать процесс адаптации новичков;
- автоматизировать и повысить прозрачность постановки и достижения KPI, ускорить постановку целей по всей компании;
- обеспечить быстрый и простой доступ сотрудников к базе знаний компании и доступным курсам для обучения;
- автоматизировать согласование регламентных документов, обеспечить быстрый и удобный поиск по документам из любой точки системы с учетом ролевой модели.
Платформа вместо фрагментов
FM Logistic провела исследование предложений на рынке, оценивая каждый продукт по пяти параметрам: функциональность, гибкость, безопасность, дизайн, развитие и поддержка.
Наилучшим решением на рынке было признано K-Team HRM на базе «Битрикс24» — так как оно обеспечивает быстрый запуск функциональности благодаря готовым модулям и позволяет кастомизировать систему под процессы компании.
В результате внедрения платформы сотрудники компании FM Logistic получили единую коммуникационную площадку. Все HR-процессы: подбор, адаптация, оценка, обучение, целеполагание и документооборот стали доступны через единый интерфейс. Работа над внедрением и кастомизацией велась поэтапно.
Первый этап: запуск базового контура
В первую очередь компания запустила основной модуль HR-платформы K-Team — интранет, который по итогам голосования сотрудников компании FM Logistic был назван PRO FM.
Брендирование портала выполнено в соответствии с корпоративным брендбуком FM Logistic. На главной странице пользователи видят ленту новостей и часто используемые разделы, в которые можно перейти в один клик. Например, пройти опрос, открыть личный кабинет или поздравить коллегу с днем рождения.
Также один из важных разделов — это личный кабинет сотрудника — точка доступа ко всем необходимым сервисам, заявкам и информации. Здесь отображается подробная информация о каждом: от персональных данных до информации о ДМС. В этом разделе реализована простая, но очень востребованная среди сотрудников геймификация — стикеры-благодарности. Можно поблагодарить коллегу за помощь или отправить ему поздравление с днем рождения.
Автоматизация HR-процессов стала следующим большим шагом. После запуска портала команда взялась оцифровать ключевые этапы HR-цикла — от формулирования целей и оценки результатов до найма и адаптации — сделав их прозрачными, управляемыми и измеримыми.
На этом этапе реализовали модуль «Управление по целям и KPI». Благодаря ему процесс постановки задач и оценки их выполнения стал простым и прозрачным для всех работников: от топ-менеджеров до линейных сотрудников.
В карточке сотрудника объединены корпоративные показатели и персональные цели, согласованные с руководителем.
Весь процесс полностью прозрачен: сотрудник — руководитель — HR — последующая передача данных в финансовую систему для расчета премии.
Сотрудники могут создавать и редактировать свои цели, а руководители и HR оценивать их выполнение по конкретному показателю, подразделению или периоду. В модуле реализовали возможность формировать отчеты по целям, чтобы принять решение о премировании, переводе и т. д.
В результате внедрения сократилось время на создание карт целей сотрудников. Раньше процесс вручную занимал около двух часов, теперь все происходит автоматически, нажатием «одной кнопки».
Второй этап: автоматизация ключевого HR-цикла
Следующим шагом стало внедрение модуля «Ежегодные диалоги». В компании уже был выстроен процесс проведения ежегодных бесед о развитии с сотрудниками в Google-таблицах, которые заполняли сами сотрудники.
Раньше на каждого сотрудника требовалось подготовить минимум 2 анкеты: самооценка и оценка руководителя. HR-департаменту приходилось создавать файлы, рассылать их коллегам и обрабатывать всю полученную информацию вручную. Это отнимало огромное количество времени.
С новым модулем процесс стал полностью автоматизированным. В анкете сотрудника теперь отражаются актуальные навыки, карьерные ожидания и формируется «Индивидуальный план развития».
Финальный шаг — калибровка по матрице потенциала и эффективности: становится видно, где сосредоточен высокий потенциал сотрудника, где нужны корректировки и какие программы развития стоит запускать.
Также команда K-Team автоматизировала и настроила заявки на подбор и внутренние перемещения с индивидуальными маршрутами согласования по грейдам и ролям. Такая схема обеспечила полную прозрачность: канбан-этапы, уведомления о ключевых событиях и напоминания ответственным о нужных действиях.
Для ускорения онбординга и развития сотрудников внедрили модули «Адаптация» и «Обучение». Автоматизация онбординга дала новичкам прозрачный маршрут адаптации с пошаговым планом на недели и месяцы, а материалы стали приходить автоматически через чат-бота. HR получили возможность настраивать индивидуальные сценарии адаптации по должности, локации или филиалу и видеть детальные отчеты о прогрессе.
Система обучения сочетает очные обязательные курсы с онлайн-форматами. Все материалы собраны в одном окне, а прогресс автоматически фиксируется в системе.
Третий этап: документооборот
В рамках этого этапа команда K-Team и FM Logistic совместно разработали новую функциональность для HRM-платформы K-Team, которая позволила автоматизировать документооборот компании.
Решение открыло сотрудникам новые возможности для работы с административными, складскими, транспортными и другими видами корпоративных документов.
В системе появился единый реестр документов с шаблонами и заранее настроенными маршрутами согласований: каждая процедура проходит свою цепочку — от автора до руководителей. Добавлена версионность: новая версия автоматически заменяет предыдущую, архив хранит историю, а все нужные подразделения получают уведомления об обновлениях. Такая архитектура привела систему в соответствие требованиям ISO 9001 и ускорила согласования в три раза — процесс стал прозрачным, управляемым и полностью цифровым.
Четвертый этап: вовлеченность как часть системы
После автоматизации ключевых процессов команда пошла дальше — превратила портал в место, куда хочется заходить не только по работе. Так появилась геймификация, ставшая мощным двигателем вовлеченности: за активность начисляется корпоративная валюта, которую можно обменять на фирменный мерч в магазине подарков.
Баллы дают за участие в конкурсах, идеи, комментарии, достижения и стаж — начавшись с простых челленджей, формат вырос в масштабные корпоративные события вроде конкурсов «Накорми коллег блинами» или «Сделай игрушку на елку». Сотрудники активно включились: участвуют, голосуют, комментируют — и, по оценке HR, активность на портале выросла кратно.
Результаты
Запуск портала PRO FM на базе Битрикс24 и K-Team HRM стал фактором эффективности для всей компании:
- на 65% увеличился охват информационного контента среди сотрудников, благодаря единой коммуникационной площадке;
- работа с планированием целей и KPI ускорилась в разы, 2 000 карт KPI теперь полностью автоматизированы;
- проведено более 2 000 ежегодных диалогов в новом, удобном цифровом формате;
- в 3 раза быстрее проходят процессы согласования и документооборота;
- сокращено время на рутину за счет автоматизации процессов адаптации, оценки, целеполагания;
- значительно сократилось количество ошибок в HR-процессах.
Автоматизация рутины освободила HR время для стратегических задач — аналитики, обучения и развития людей. Вовлеченность сотрудников выросла не только благодаря геймификации, но и за счет прозрачности процессов и легкого доступа к информации.
«Мы начали с новостей, фотографий, структуры и постепенно расширяли функциональность и все больше вовлекали персонал. Теперь сотрудники и руководители видят понятную организационную структуру, которая регулярно обновляется за счет выгрузки из 1С. В «Личном кабинете сотрудника» каждый работник может в пару кликов получить доступ к любому сервису компании, воспользоваться ДМС и найти телефонные номера коллег. Мы возлагаем большие надежды на новый портал: мы сделали его «центром притяжения» в компании — единым окном, где сотрудники получают всю необходимую информацию и решают свои рабочие задачи».
Мария Шиповалова, директор по персоналу и коммуникациям FM Logistic в России
Таким образом, портал PRO FM стал площадкой роста и за пределами HR: другие подразделения тоже переносят на портал свои процессы — от заявок до управления качеством.