Для многих предпринимателей слово «тендер» до сих пор ассоциируется со стройкой, государственными контрактами и многомиллионными закупками, где небольшому бизнесу якобы делать нечего. На практике ситуация давно изменилась и именно малый бизнес нередко оказывается для заказчика более удобным партнером: небольшие команды быстрее принимают решения, гибче подходят к работе и зачастую предлагают более конкурентную стоимость услуг.
О том, почему индивидуальным предпринимателям не стоит бояться тендеров, как подготовиться к первой закупке и избежать самых распространенных ошибок, рассказал владелец продукта ЭТП Компас ЭТП ГПБ Станислав Курочкин.
Тендеры — это давно не только стройка
Главный миф о тендерах заключается в том, что выигрывать их могут исключительно крупные компании с большим штатом сотрудников и многолетним опытом работы. На самом деле значительная часть закупок сегодня рассчитана именно на малый и средний бизнес:
- Во-первых, часть коммерческих компаний с государственным участием обязана проводить определенную долю закупок среди субъектов малого и среднего предпринимательства в рамках 223-ФЗ. Такие процедуры даже отдельно маркируются как закупки для МСП.
- Во-вторых, самим заказчикам далеко не всегда выгодно работать исключительно с крупными подрядчиками.
Если небольшой исполнитель способен выполнить необходимый объем работ, он зачастую оказывается более удобным партнером. У него меньше управленческих расходов, быстрее принимаются решения, а после определения победителя такая компания может практически сразу приступать к работе.
Кроме того, небольшие компании нередко выигрывают за счет более привлекательной стоимости услуг. Отсутствие большого офиса, сложной административной структуры и многочисленного штата позволяет предложить цену, с которой крупным игрокам бывает сложно конкурировать.
Какие закупки доступны небольшим компаниям
Перечень закупок давно вышел далеко за пределы привычных поставок строительных материалов или офисной мебели. Сегодня через электронные площадки можно найти заказы практически для любого бизнеса. Например:
- разработка сайтов и программного обеспечения;
- внедрение CRM-систем;
- PR- и маркетинговое сопровождение;
- дизайн и брендинг;
- производство видеоконтента;
- организация мероприятий;
- переводческие услуги;
- декор и оформление интерьеров;
- техническое обслуживание транспорта;
- ремонт оборудования.
Иногда описание закупки выглядит настолько официально, что отпугивает потенциальных участников еще до знакомства с техническим заданием. Например, вместо привычной формулировки «внедрение CRM» заказчик может написать: «оказание услуг по организации мероприятий по внедрению системы учета клиентов на промышленных объектах». Хотя фактически речь идет о работе, которую вполне способна выполнить небольшая команда. Поэтому эксперт советует не делать выводы только по названию закупки, а обязательно изучать ее содержание.
Среди необычных тендеров, которые встречались специалистам ЭТП ГПБ, — поиск подрядчика для проведения тренировок по бегу семейных команд перед фестивалем ГТО, организация флористического оформления корпоративных мероприятий одной из нефтяных компаний, закупки услуг по PR-сопровождению, поставки новогодних игрушек и многие другие.
Малый бизнес уже составляет основу многих закупок
Предприниматели часто уверены, что на электронных площадках работают в основном крупные поставщики. Однако, по данным ЭТП ГПБ, в зависимости от конкретной закупочной секции до 60% поставщиков составляют индивидуальные предприниматели и компании малого бизнеса. В сегменте закупок малого объема их доля может достигать уже 80%.
Во многом это объясняется особенностями таких процедур. Как правило, речь идет о сравнительно небольших суммах контрактов, коротких сроках проведения закупок и упрощенных требованиях к участникам.
Именно такие закупки эксперт рекомендует использовать как первую ступень для выхода на рынок электронных торгов:
«Первый тендер не должен быть попыткой заработать весь годовой оборот компании. Это способ получить опыт, разобраться с процессом и постепенно сформировать собственную репутацию поставщика», — отмечает специалист.
Кроме того, именно через небольшие закупки многие компании начинают формировать свою историю успешного исполнения контрактов, которая впоследствии помогает претендовать уже на более крупные проекты.
Что подготовить до первой заявки
Одна из самых распространенных ошибок новичков — начинать подготовку только после того, как уже найден интересный тендер. На практике именно в этот момент выясняется, что отсутствует электронная подпись, не пройдена аккредитация или не хватает обязательных документов. Пока компания решает организационные вопросы, срок подачи заявок может просто закончиться.
Базовый пакет
По словам Станислава Курочкина, начать стоит с двух базовых вещей: получить квалифицированную электронную подпись и заранее зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС), если планируется участие в государственных и многих закупках по 223-ФЗ.
Следующий этап — аккредитация на электронной торговой площадке. Она включает проверку компании и требует предоставления стандартного пакета документов: выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, документов, подтверждающих полномочия руководителя или лица, подписывающего документы, учредительных документов (для юридических лиц) и других сведений, если они предусмотрены законодательством или внутренними правилами площадки.
«Типичная ситуация — поставщик находит подходящий тендер буквально за несколько часов до окончания приема заявок и только тогда понимает, что аккредитацию еще не прошел. Каждый день сталкиваемся с такими случаями», — говорит эксперт.
Еще один совет — сразу корректно заполнить профиль компании на площадке. Многие сервисы позволяют указать категории товаров, работ и услуг, которыми занимается поставщик. Именно по этим параметрам заказчики часто ищут исполнителей и рассылают приглашения к участию в закупках. Если указать направления деятельности не полностью или с ошибками, можно просто не попасть в выборку потенциальных исполнителей.
Нужно ли портфолио
Еще один распространенный страх — отсутствие громких кейсов. На самом деле универсального требования иметь объемное портфолио не существует. Заказчик действительно может указать в документации, что для участия необходим опыт выполнения аналогичных проектов, однако это далеко не обязательная практика. Во многих закупках подобного требования нет вовсе.
Гораздо важнее внимательно оформить заявку, соблюдать требования документации и подтвердить надежность компании. Если у бизнеса нет громкого имени, стоит убедиться хотя бы в том, что нет проблем с репутацией: судебных споров, серьезных налоговых задолженностей или других факторов, которые заказчик может увидеть при проверке потенциального подрядчика.
Как читать тендерную документацию и не потеряться
Пожалуй, именно документация сильнее всего отпугивает тех, кто впервые открывает тендер. Десятки страниц юридического текста создают впечатление, что разобраться в них без специальной подготовки невозможно. На практике же читать документы лучше не последовательно, а в определенном порядке.
В первую очередь стоит понять базовые параметры закупки:
- что именно закупает заказчик;
- по каким правилам проводится процедура;
- какова начальная стоимость контракта;
- какие сроки предусмотрены;
- какие документы необходимо подать.
После этого имеет смысл просмотреть структуру всей документации и определить, какие файлы действительно содержат обязательные требования, а какие носят справочный характер.
Особое внимание эксперт советует уделить форме коммерческого предложения. Именно здесь новички совершают одну из самых частых ошибок: отправляют предложение в свободной форме вместо шаблона, который приложил заказчик. Даже если цена и содержание полностью соответствуют требованиям, подобная заявка может быть отклонена по формальным основаниям.
Перед подачей заявки спикер порекомендовал еще раз проверить четыре ключевых момента:
- понятны ли правила конкретной закупки;
- пройдена ли аккредитация;
- соответствует ли заявка форме, указанной заказчиком;
- требуется ли обеспечение заявки или банковская гарантия.
Последний пункт особенно важен для отдельных государственных закупок. Бывают случаи, когда поставщик подготовил все документы, но забыл внести обеспечение — и в результате не смог принять участие в процедуре. На это тоже следует обращать пристальное внимание.
Что чаще всего спрашивают поставщики
Интересно, что большинство вопросов, которые поступают в службу поддержки торговых площадок, связаны вовсе не с юридическими тонкостями.
По словам эксперта, от 45 до 70% обращений касаются конкретных закупок: как правильно читать документацию, до какого момента можно подать заявку, требуется ли обеспечение, нужна ли электронная подпись.
Еще около четверти обращений связаны с освоением самой площадки — поиском нужных разделов, настройкой личного кабинета и навигацией по интерфейсу.
Оставшаяся часть приходится на аккредитацию, загрузку документов, настройку учетных записей сотрудников и другие организационные вопросы.
Это еще раз подтверждает, что главная сложность для новичков заключается не столько в самих тендерах, сколько в первом знакомстве с процедурой. После нескольких поданных заявок большинство операций становится привычной рутиной.
Почему участие в тендерах кажется таким сложным
Практически каждый предприниматель, впервые сталкивающийся с тендерами, приходит к одному и тому же выводу: слишком много документов, сложные формулировки и бесконечная бюрократия. На деле большинство этих трудностей преодолимы — главное понимать, где действительно скрываются риски.
Первая проблема — объем документации. Иногда закупка сопровождается десятком файлов по несколько десятков страниц каждый, и уже один их вид отбивает желание участвовать.
Однако далеко не каждый документ содержит критически важные требования. Многие материалы носят справочный характер или описывают юридические детали, которые никак не повлияют на исполнение контракта. Гораздо важнее внимательно изучить техническое задание, проект договора и требования к самой заявке.
Вторая причина, по которой новички отказываются от участия, — сложный бюрократический язык. За громоздкими официальными формулировками зачастую скрываются вполне понятные задачи.
Третье испытание — сроки. Подготовка документов в последний день практически всегда заканчивается стрессом. Если в процессе выяснится, что отсутствует какой-либо документ или не завершена аккредитация, времени исправить ситуацию уже не останется.
Именно поэтому эксперт советует пройти все организационные процедуры заранее и воспринимать первую закупку как подготовку к регулярной работе, а не как разовую попытку успеть запрыгнуть в последний вагон.
Ошибки, которые действительно стоят победы
Интересно, что чаще всего поставщики проигрывают вовсе не из-за цены.
Гораздо чаще причиной становятся формальные требования, которые кажутся второстепенными.
Например, строительные компании иногда забывают подтвердить членство в саморегулируемой организации (СРО), а сервисные компании — вовремя обновить сертификаты производителей оборудования.
«Я наблюдал ситуацию, когда компания уже много лет обслуживала оборудование заказчика, но не смогла выиграть очередной тендер только потому, что вовремя не продлила сертификат производителя. При этом по всем остальным параметрам она полностью соответствовала требованиям», — делится Курочкин.
Еще одна распространенная ошибка — невнимательное исполнение уже заключенного договора. Предприниматели подробно изучают условия участия в закупке, но после победы перестают столь же внимательно читать документы. В результате возникают проблемы с порядком сдачи работ, оформлением актов или соблюдением сроков, хотя все эти требования были заранее прописаны в договоре.
Именно такие, на первый взгляд, мелочи нередко мешают продолжить сотрудничество с заказчиком.
Первая победа — это только начало
Выигранный тендер вовсе не означает, что поиск клиентов можно заканчивать. Наоборот, именно после первого успешно исполненного контракта появляются реальные возможности для долгосрочного сотрудничества.
По словам эксперта, многие крупные компании заранее публикуют планы своих закупок. Это позволяет поставщикам понимать, какие проекты будут появляться в течение года, и заранее готовиться к участию.
Кроме того, после нескольких успешно выполненных контрактов заказчики сами начинают приглашать проверенных исполнителей к новым процедурам.
Репутация в закупках складывается не из размера компании, а из дисциплины. Если подрядчик соблюдает сроки, внимательно работает с документацией, не допускает нарушений и не попадает в реестр недобросовестных поставщиков, его шансы на повторное сотрудничество существенно возрастают.
«Очень многие думают, что в тендерах уже все давно распределено между “своими”. Это самый живучий миф, который приходится регулярно опровергать. На практике у небольших компаний гораздо больше возможностей, чем принято считать», — заверил спикер.
По его словам, именно небольшие команды нередко выигрывают закупки крупнейших российских компаний.
Чек-лист: первая заявка на тендер за 9 шагов
Перед тем как подавать документы, стоит пройти простой чек-лист:
- Получите квалифицированную электронную подпись.
- Зарегистрируйтесь в ЕИС, если планируете участвовать в государственных закупках по 44-ФЗ и корпоративных закупках по 223-ФЗ.
- Заранее пройдите аккредитацию на электронной торговой площадке.
- Полностью заполните профиль компании и укажите все направления деятельности.
- Не оценивайте закупку только по ее названию — внимательно изучите техническое задание.
- Проверьте форму подачи заявки и используйте именно тот шаблон, который требует заказчик.
- Убедитесь, что выполнены все обязательные требования: сертификаты, членство в СРО, обеспечение заявки, если оно предусмотрено.
- Начинайте с небольших закупок, чтобы разобраться в процессе и получить первый успешный опыт.
- После победы так же внимательно изучайте договор, как и тендерную документацию.
В конечном счете участие в тендерах — это такой же канал привлечения клиентов, как рекомендации, холодные продажи или работа через профессиональные сообщества. Разница лишь в том, что здесь правила игры заранее известны всем участникам. И если внимательно изучить процедуру один раз, в дальнейшем она перестает казаться сложной. Именно поэтому главный совет для небольших компаний звучит максимально просто: не бойтесь начать.