С 1 сентября 2026 года обязательный транспортный электронный документооборот затронет всю логистическую цепочку. Подключиться к нему придется даже компаниям, которые сами ничего не отправляют, а лишь принимают доставленный товар. Переходного периода не будет.
Новые требования установлены Федеральным законом № 140-ФЗ. В электронный формат переходят транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки, железнодорожные транспортные накладные и грузовые авианакладные.
Правила распространяются на грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей. Если компания только принимает товар и не запускает документооборот, остаться в стороне все равно не получится. Получатель должен подписать свою часть электронной транспортной накладной и подтвердить приемку груза.
Напрямую подключаться к государственной системе ГИС ЭПД бизнесу не придется. Документы будут проходить через одного из аккредитованных операторов ИС ЭПД, который затем передаст их в государственную систему. Компании также понадобятся электронные подписи, права доступа для сотрудников и, в отдельных случаях, машиночитаемые доверенности.
Переходного периода после 1 сентября власти не предусмотрели. Документооборот, начатый на бумаге, можно будет завершить на бумаге, а начатый в электронном виде придется закончить электронно. Совмещать два формата внутри одной перевозки нельзя.
Бумажные документы сохранятся лишь для отдельных ситуаций. Среди них перевозки для личных нужд физического лица, совпадение грузоотправителя и грузополучателя, перевозка драгоценных металлов и камней, а также подтвержденные ГосСОПКА технические сбои.
Отдельного штрафа именно за использование бумажной транспортной накладной пока не установлено. Однако документ, оформленный на бумаге вне предусмотренного исключения, не будет соответствовать обязательным требованиям. В таком случае у компании могут возникнуть сложности с подтверждением транспортных расходов и вычетом НДС, а следом появиться доначисления, пени и налоговые штрафы.
Разработчики транспортной платформы SimpleTMS обращают внимание, что важно до перехода на ЭПД правильно организовать внутренние процессы компании.
«ЭПД превращают перевозку в единый цифровой процесс, где отправитель, перевозчик и получатель работают с одним жизненным циклом документа. Поэтому главная задача бизнеса — не просто получить доступ к оператору ИС ЭПД, а встроить подписание, изменение данных и контроль статусов в свои ежедневные процессы. Для грузополучателя это особенно важно: раньше он мог почти не участвовать в оформлении перевозки, теперь его действия становятся обязательной частью цифровой цепочки».
Алексей Васильев, генеральный директор ООО «Симпл ТМС» (SimpleTMS)
ГИС ЭПД работает в добровольном режиме с сентября 2022 года. По данным Минтранса, к августу 2026 года к системе подключились более 25 тыс. организаций. Через нее прошло свыше 45 млн документов, а ежемесячный объем превысил 2,4 млн.
Интервью с Алексеем Васильевым читайте в статье ««Пассивных участников больше не будет»: Алексей Васильев из SimpleTMS о цифровой логистике».