Несколько лет назад заявки регионов на участие в программах Минстроя России собирались в бумажном виде. Документы привозили в Москву, затем данные переносились в электронные таблицы, а часть расчетов сотрудники выполняли вручную. Сегодня весь цикл работы с регионами переведен в АИС «Цифровая среда Проектной дирекции Минстроя России» (ЦСПДМ) собственной разработки ФАУ «Проектная дирекция Минстроя России».
Система охватывает 89 регионов, более 2 тысяч муниципалитетов, 20 министерств и ведомств и более 10 тыс. объектов. Через нее проходят заявки, расчеты, мониторинг показателей и информация о реализации программ. При этом команда постепенно добавляет новые источники данных и инструменты аналитики, а для работы с платформой уже создан голосовой помощник.
«Компьютерра» поговорила с руководителем ФАУ «Проектная дирекция Минстроя России» Диной Сафиуллиной о том, почему для системы не стали брать готовое решение, как цифровизация помогает сокращать ручной труд, зачем ведомству собственная аналитическая платформа и где в ней уже используется искусственный интеллект.
— Дина Ринатовна, давайте начнем с самой Проектной дирекции. Чем она занимается и как вы пришли к цифровизации ее работы?
Мы сопровождаем федеральные программы Минстроя России, связанные со строительством и реконструкцией дорожных, социальных объектов, инженерных сетей, парков и скверов. Ведем мониторинг показателей в сфере строительства. До прихода в Дирекцию у меня был опыт работы в данном направлении в качестве руководителя управления по формированию программ регионального министерства.
Мы взаимодействовали с Минстроем России, например, когда подавали заявки на строительство школ, парков, скверов и других объектов. Тогда все это происходило в бумажном виде. Представители регионов приезжали в Москву, привозили документы, и, если нужно было внести исправления, этот круг приходилось делать по новой. Достаточно длинный процесс.
При этом у меня был и опыт работы в международной технологической компании в должности финансового директора, и когда я пришла в Дирекцию, то была удивлена тем, насколько долгими могут быть рабочие процессы. Конечно, было понимание, что в госсекторе есть своя специфика, решения здесь могут иметь гораздо более серьезные последствия. В то же время опыт подсказывал мне, что практически любую работу можно ускорить и сделать удобнее. Поэтому постепенно, аккуратно начали оптимизировать процессы, менять подходы.
— С чего начали цифровизацию?
Сопровождение программы начинается с подготовки правил, по которым распределяются средства. Затем регионы подают заявки, получают финансирование, а после необходимо контролировать, выполнены ли обязательства и достигнуты ли показатели.
Наша Дирекция сопровождает этот процесс от начала до конца. Поэтому идея была не просто в том, чтобы перевести бумажную заявку в электронную форму. Нужно было сделать эффективнее весь процесс.
— Каким оказался самый сложный этап?
Изначально задача казалась довольно простой — нанять разработчиков, выдать им техническое задание и получить готовый результат. На деле все оказалось не так. Самое сложное было объяснить подрядчикам специфику. Несмотря на то что сам алгоритм подачи заявки мало отличается от аналогичных процессов в других организациях, в нашей сфере есть дополнительные требования, связанные с государственным управлением и бюджетными средствами.
В итоге мы набрали молодых специалистов и создали собственную команду. В этой работе оказался важен не столько диплом по конкретной специальности, сколько системное мышление, способность выстраивать алгоритмы и решать поставленные задачи.
— Почему решили делать собственную систему, а не использовать готовое решение?
Особенность нашей работы в том, что аналогичной системы в других государственных органах просто не было. Нам неоткуда было взять готовую модель.
Есть крупные государственные системы, например «Электронный бюджет», но у нее другая задача. Это большая многоуровневая система, которая работает с финансированием. Нам же требовалась более мобильная и удобная платформа, непосредственно заточенная под работу с регионами в рамках программ, которые мы сопровождаем. Поэтому мы пошли по пути собственной разработки.
Свою систему мы назвали АИС «Цифровая среда Проектной дирекции Минстроя России» (ЦСПДМ). Сейчас в ней работают более 5300 пользователей, 89 регионов, более 2 тысяч муниципалитетов, 20 министерств и ведомств, ведется сопровождение 45 программ и более 10 тыс. объектов.
Весь цикл работы с регионами по программам переведен в цифровой формат, начиная с подачи заявки и заканчивая мониторингом показателей.
— Получается, основными пользователями являются чиновники?
В первую очередь в системе работают муниципалитеты и сотрудники органов власти. Например, для подачи заявки на ту или иную программу представители муниципалитетов просто заходят в нашу систему и указывают необходимые параметры по своим объектам.
Система сама рассчитывает коэффициенты, проверяет данные и помогает избежать ошибок. После этого заявка формируется в нужном виде. Ее подписывает муниципалитет, согласовывает соответствующее региональное министерство. Окончательная подпись — высшего должностного лица, губернатора региона.
Подрядчики непосредственно в этой системе не работают.
— Вы упомянули автоматические расчеты. Какие процессы удалось убрать из ручной работы?
Например, у нас есть расчет стоимости объектов. Раньше регион подавал заявку и самостоятельно делал расчеты, а после этого наши сотрудники проверяли их. В какой-то момент я пришла в кабинет и увидела, что сотрудник вручную в Excel пересчитывает показатели для каждого объекта. Оказалось, что он дублирует работу региона: одну и ту же задачу делали дважды, и на каждом этапе был риск ошибки по причине человеческого фактора.
В итоге мы встроили сам расчет в систему. Теперь, если экспертиза объекта проводилась, например, в 2024 году, а строительство запланировано на 2027-й, система сама пересчитывает стоимость материалов на нужный год.
Такие вещи кажутся простыми, но именно из большого количества подобных операций складывается существенная часть ручного труда.
— Были ли еще примеры с Excel, которые хорошо показывают проблему цифровизации?
Да. Например, на первом этапе работы системы в ходе приема заявок система накопила информацию примерно о двух тысячах объектов по одной из программ. Около тысячи из них находились в реализации.
При этом, когда мне понадобилась информация по этим объектам, сотрудники принесли таблицу Excel. Я начала выяснять, откуда она взялась. Оказалось, что сотрудники принимали электронные заявки, затем копировали информацию из системы в таблицу и вручную переносили туда данные о финансировании, объемах и годах. Но это же неэффективно!
Мы сейчас же устроили небольшой мозговой штурм с разработчиками. Оказалось, что действительно всю необходимую информацию можно получать непосредственно из системы. И мы настроили ее так, чтобы данные было удобно просматривать и использовать для оперативного принятия решений. При этом настроили именно удобно, чтобы не было смысла работать в двух форматах одновременно.
Для меня это один из показательных примеров цифровизации. Не всегда задача требует непосильных решений. Иногда достаточно задать вопрос: «Что еще можно упростить?»
— Насколько система зависит от других государственных информационных систем?
Если есть возможность автоматически получать данные, мы стараемся делать синхронизацию. Например, используем информацию о жилищном строительстве, ипотеке, ЖКХ. Часть данных получаем из систем, с которыми можем синхронизироваться. Если какая-то информация пока доступна только через Excel, мы также выстраиваем с коллегами соответствующую процедуру.
Для нас важно, чтобы собранные данные эффективно использовались в работе.
— При этом сама система пока остается автоматизированной информационной системой, а не ГИС. Почему это важно?
У государственной информационной системы (ГИС) и автоматизированной информационной системы разное правовое положение. В классическом варианте сначала создается правовая основа, а уже потом под нее строится система. У нас получилось наоборот. Сначала появилась система, потому что нам было необходимо упростить собственную работу. Теперь мы рассматриваем возможность перевода ее в статус ГИС.
Но тут важно понимать, что у ГИС есть дополнительные требования и процедуры. Например, внесение изменений может потребовать дополнительных согласований. А мы зачастую вносим оперативные корректировки и постоянно улучшаем платформу самостоятельно.
— То есть собственная разработка дает вам главное преимущество в виде гибкости?
Да. Если мы видим, что людям неудобно работать в системе и они начинают выгружать данные в Excel, для нас это сигнал, что нужно изменить подход.
Мы можем достаточно быстро настроить ее под разные критерии и сделать удобнее. При этом мы не заставляем людей работать в системе формально. Наша задача заключается в том, чтобы максимальное количество операций сотрудник мог выполнять непосредственно там.
Например, финансовые соглашения с регионами сейчас заключаются через «Электронный бюджет», поскольку это предусмотренный для таких операций механизм. С нашей системой пока нет полной синхронизации по ряду бюрократических причин. Думаю, со временем мы к этому придем.
— Вы говорите не только об автоматизации, но и об аналитике. Как система используется для оценки ситуации в регионах?
Да. У нас два основных инструмента для аналитики. Это дашборд с основными показателями строительства и формат «Светофор» — для еженедельного контроля за реализацией программ регионами.
Можно выбрать конкретный регион и увидеть, где ситуация находится в красной зоне, а где показатели выполняются по плану. При этом мы синхронизируем данные из разных источников. В результате можно сопоставлять информацию с другими показателями. Например, с данными по ипотеке или жилищному строительству.
Это важно, потому что развитие региона не происходит внутри одной федеральной программы. Нужно видеть связь между разными направлениями.
— Может ли такая информация быть полезна не только государственным органам?
Мы прорабатывали идею сделать часть информации доступной для более широкого круга пользователей.
Представим застройщика, который собирается реализовать проект в Новосибирске. Ему важно понимать, как развивается регион, какая там численность населения, приток и отток людей, покупательская способность и другие параметры. Нам хотелось добавить к этим данным еще информацию о планируемом государственном финансировании.
Допустим, регион планирует получить 500 млн руб. на формирование комфортной городской среды в определенном году — это важная информация для бизнеса. Застройщик сможет сопоставить свои планы со строительством инфраструктуры и понять, как эти процессы будут влиять друг на друга.
В результате можно планировать развитие территории более комплексно.
— Что вы сделали для более удобного доступа к информации?
Мы запустили чат-бота «Дома и цифры» сначала в Telegram, а затем перенесли его в MAX. Он позволяет предоставлять информацию пользователям в привычном для них формате. Понятно, что часть данных, например статистика Росстата, доступна и в других источниках. Но у нас есть и собственная информация о федеральных проектах и планируемом финансировании. Проще говоря, пользователю не придется собирать все эти цифры из разных источников, ведь они аккумулируются у нас.
— Будете ли Вы развивать этот инструмент дальше?
Да, у него большой потенциал, мы думаем о его наполнении для того, чтобы он стал настоящим помощником при планировании, мог помогать с аналитикой и прогнозами.
Но сейчас мы в первую очередь сосредоточены на нашей системе, на том, чтобы полностью автоматизировать собственную работу и перевести на платформу работу по всем программам, которые мы сопровождаем. Совсем недавно перевели в систему работу наших подразделений в рамках федерального проекта «Жилье». Сейчас начинаем переводить на платформу сопровождение проекта «Формирование комфортной городской среды».
— Здесь уже появляется искусственный интеллект?
Да. Надо сказать, что уже сейчас в системе реализован ИИ-ассистент для голосового поиска информации по регионам и программам, что позволяет существенно упростить работу с системой.
Но здесь надо иметь в виду, что когда мы оцениваем возможность применения ИИ, необходимо сопоставлять потенциальную пользу инструмента с затратами на его использование. Поэтому, если говорить об аналитике, то, принимая во внимание те объемы данных, которые у нас есть сейчас, для многих задач достаточно обычных алгоритмов. Если речь идет о задачах с огромным количеством комбинаций, например о поиске лекарств от рака, без искусственного интеллекта действительно сложно обойтись. Но когда у нас есть определенный объем структурированных данных и нужно построить прогноз, такую задачу можно решить даже обычными алгоритмами.
Поэтому мы будем использовать искусственный интеллект в аналитике тогда, когда поймем, что без него наши алгоритмы уже не справляются.
— Какие новые модули появятся на платформе в ближайшее время?
Сейчас мы занимаемся модулями по формированию комфортной городской среды. Они будут сопровождать программу создания парков и скверов. Это достаточно большой блок. В него войдет прежде всего мониторинг, поскольку у нас более четырех тысяч общественных пространств находятся на постоянном контроле. Отдельно будет модуль для конкурса проектов.
Малые города подают свои заявки, их оценивают эксперты и члены межведомственной рабочей группы. Победители, которые получают финансирование, затем автоматически переходят в систему мониторинга. Следующий вопрос заключается в том, какими данными наполнить платформу дальше, чтобы получить более полную картину по регионам.
— Вы хотите создать полноценный профиль региона?
Да. Сейчас профиль формируется на основе наших программ и связанных с ними направлений, например ипотеки, показателей в сфере ЖКХ, а также данных Росстата.
Мы хотим сделать этот профиль полнее. Но при этом не нужно показывать пользователю сразу весь массив информации, часть из которой ему просто не нужна. Если вывести все данные одновременно, получится перегруженная система. Нам интереснее использовать данные, которые находятся внутри платформы, чтобы на их основе показывать потенциал развития региона.
— Как в целом будет развиваться цифровизация Проектной дирекции Минстроя России?
Мы автоматизируем все процессы, которые происходят в Дирекции. Поэтому новые инициативы, которые будут реализовываться, также будем стараться переносить на платформу.
У нас уже есть еще один модуль — «Федеральный ОКС». В нем мы видим объекты, которые строятся в России и стоят больше трех миллиардов рублей. Данные собираются по разным программам и ведомствам. Сейчас там около тысячи объектов. Эту информацию используют в Аппарате Правительства и в работе Министерства. Можно смотреть объекты по ответственным вице-премьерам, отраслевым блокам и другим параметрам.
В перспективе на этом массиве данных можно развивать аналитику и искать риски реализации программ. Но пока информации недостаточно. Опыт цифровизации подобных процессов еще не настолько большой, чтобы сразу построить качественные прогнозные алгоритмы.
Поэтому мы планируем углубляться в вопрос, в том числе использовать информацию Федерального казначейства, Счетной палаты и других источников. Это позволит искать закономерности и находить дополнительные возможности для упрощения работы.
— То есть конечная цель цифровизации здесь не сама система, а скорость принятия решений?
Да, эффективность работы с информацией прямо влияет на правильность и скорость принятия решений.
Большую часть процессов внутри Дирекции мы уже максимально цифровизировали. Теперь задача заключается в том, чтобы находить слабые места и улучшать их. При этом важна визуальная часть подачи, чтобы все было логично и понятно.
Создание нашей системы — большой шаг в цифровизации процессов управления государственными программами. Упрощение рутинных процессов и доступ к широкому массиву данных оставляют нам больше времени для анализа текущей ситуации и выявления закономерностей, что в конечном счете ведет к принятию качественных решений для эффективной реализации программ.