Точка Банк запустил сервис «Карты для отчетов» для работы с расходами по бизнес-картам. Он охватывает весь цикл – от выпуска карты сотруднику и настройки лимитов до получения проверенных чеков и автоматического формирования авансовых отчетов в 1С. Предпринимателям и бухгалтерам теперь не нужно вручную выстраивать работу с подотчетными расходами. Сервис доступен пользователям в привычных для них сервисах.
Главная возможность — автоматическое формирование авансовых отчетов. Бухгалтер настраивает правила обработки операций, после чего расходы по картам и подтверждающие документы собираются в готовый отчет и передаются в 1С.
Для сотрудника бизнес-карта — удобный способ оплатить рабочую покупку, для предпринимателя — инструмент контроля расходов. Но для бухгалтера каждая такая оплата традиционно означает дополнительную ручную работу: получить чек, проверить его, найти соответствующую операцию, сохранить документ и отразить расход в учете. Обычно чеки присылают по электронной почте или в мессенджерах или приносят на бумаге — со временем они теряются или становятся выцветшими или вовсе нечитаемыми, что сильно усложняет работу. При этом самой оплаты картой недостаточно: расходы нужно подтверждать документами, которые могут потребоваться при налоговой проверке. Без них затраты могут не принять к учету, а на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО — не учесть при уменьшении налоговой базы.
Теперь бухгалтер сможет сам выпускать сотрудникам бизнес-карты, устанавливать лимиты и определять разрешенные категории трат. Например, отдельную карту можно использовать только для покупки материалов, оплаты топлива, командировочных или хозяйственных расходов.
Новый сервис учитывает разные сценарии работы с бизнес-картами:
- Предприниматель видит, кто, когда и на что потратил деньги, задает лимиты и категории расходов и может вовремя заметить перерасход.
- Штатный бухгалтер тоже видит кто, когда и на что потратил деньги, как и предприниматель (если есть право подписи), — получает документы в одном месте, видит их связь с конкретными операциями и оформляет расходы без ручного сбора чеков.
- Бухгалтер на аутсорсе использует тот же цикл сразу для нескольких клиентов, сокращая объем ручной работы по каждой компании.
Чеки можно получить в интернет-банке через интеграцию с официальным приложением ФНС «Мои чеки онлайн»: сотруднику достаточно при оплате попросить электронный чек и назвать номер телефона. После этого чек поступит из приложения в историю и детали операции по карте. Если электронный чек не удалось получить таким способом, сотрудник сможет загрузить его фотографию в карточку операции. Сервис распознает QR-код, проверит чек через ФНС и отобразит электронный документ с отметкой о проверке.
«Бизнес-карты популярны для рабочих трат, но бухгалтеры нередко сознательно ограничивают их использование сотрудниками. Причина не в самих картах, а в том, что за каждой оплатой следует большой объем ручной работы. В случае с бухгалтером на аутсорсе операций и клиентов больше, значит риск ещё выше, что документы потеряются или поступят слишком поздно. Мы убрали этот барьер, который возникает у бухгалтеров, и хотим помочь выстроить прозрачную работу для всех участников вплоть до самого учета. Тогда рост использования бизнес-карт не будет увеличивать нагрузку на бухгалтерию».
Антон Сизов, лидер сервисов для бухгалтеров в Точка Банке
Это один функционал с двумя точками входа. Сервис «Карты для отчетов» доступен для всех предпринимателей и бухгалтеров в интернет-банке. Для бухгалтеров в штате и на аутсорсе, работающих в Финлиде, — в разделе «Бизнес-карты». Выпуск и настройка карт, получение, проверка и выгрузка чеков бесплатны.