Времена, когда предприятие использовало целый «парк» программных средств для автоматизации бизнеса, уходят в прошлое. Электронный документооборот (СЭД), взаимоотношение с клиентами (CRM), ПО для управления проектами — всё это уже просто прикладные функции, которые поддерживают современные BPM-системы (Business Process Management Systems). Такой «синергетический» подход значительно упрощает и удешевляет автоматизацию менеджмента: зачем использовать 10 инструментов, когда можно один?

Впрочем, синергия — это уже норма. Новый тренд на рынке BPMS — внедрение искусственного интеллекта и технологий автоматизации рутинных задач — RPA (Robotic Process Automation).

ИИ особенно помогает, когда возрастает объем данных. Пример — растущая ритейл-компания, у которой усложняются сеть дистрибуции, маршрутизация заказов, растет объем СУБД. Самообучающийся ИИ в таком случае — дешевый и быстрый способ автоматизировать монотонные процессы и задачи, с которыми «машина» справляется лучше, чем человек.

Рассмотрим преимущества использования ИИ и RPA в управлении предприятием на примере российской BPM-системы ELMA.

Low-code и комплексный подход

ELMA входит в пятерку крупнейших российских компаний-разработчиков BPMS (по данным CNews Analytics). ELMA — комплексный инструмент для автоматизации любых, в том числе сложных и разветвленных бизнес-процессов средних и крупных предприятий. С момента запуска в 2008 году ELMA используют более 2 тыс. российских и зарубежных клиентов.

Помимо основного BPM-модуля, в составе ELMA есть несколько прикладных: CRM+ (управление клиентами), ECM+ (документооборот), Проекты+ (автоматизация проектов), KPI (настройка операционных и стратегических целей), а также набор решений на основе искусственного интеллекта — ELMA IA (Intelligent Automation). При всей внутренней сложности системы, на пользовательском уровне это один из самых простых и понятных инструментов. Когда говорят про «интуитивно понятный интерфейс», подразумевают ПО вроде ELMA.

Главный экран пользователя ELMA

От многих BPM-систем ELMA отличается низким порогом входа. Чтобы работать с ней, знания технических тонкостей, и тем более навыков программирования, не требуется. Это low-code-платформа: бизнес-процессы моделируются в визуальном редакторе. На выходе получается понятная графическая схема.

Моделирование бизнес-процесса в ELMA

Для каждого смоделированного процесса устанавливается зона ответственности. Каждому участнику (сотруднику) назначается набор действий в рамках его компетенций. При этом новый бизнес-процесс — перед тем, как его публиковать в системе, — можно проверить в тестовой среде и исправить возможные нестыковки.

Полный контроль

После создания бизнес-процесса система автоматически назначает участникам задачи — в соответствии с порядком операций, которые прописаны в схеме процесса. Понять, насколько оптимально настроен процесс, помогают различные метрики и показатели KPI, которые формируются в реальном времени в виде графиков и диаграмм.

Если руководитель не удовлетворен тем, как работает тот или иной бизнес-процесс, он может отредактировать его «на лету», не перезапуская систему.
Формирование отчетов в ELMA

Готовые кейсы

В любой отрасли есть типовые бизнес-процессы, более или менее подходящие для каждого предприятия. Основываясь на лучших практиках внедрения BPMS, ELMA создала несколько готовых типовых кейсов. Они экономят время: нет необходимости изобретать велосипед, можно брать готовое решение и сразу использовать его в реальной работе.

— «ELMA Договоры» ускоряет процессы создания и согласования договоров, а также контроль их исполнения. По данным ELMA, кейс позволяет ускорить согласование типового договора на 66% и на 70% снизить стоимость оформления.

Реклама на Компьютерре

— «ELMA Закупки» автоматизирует процесс закупок, от планирования до проведения, — так, чтобы закупаемые товары пришли вовремя. Кейс ускоряет процесс на 40%; экономия за счет качественного планирования достигает 10%.

— «ELMA Быстрые продажи» упрощает работу с контрагентами, оптимизирует стадии сделок, генерирует КП и шаблонные договоры — короче говоря, помогает быстрее продавать на B2B- и B2C-рынках. Кейс в среднем увеличивает объем продаж на 14%, сокращает трудозатраты на типовые операции на 35 % и повышает скорость обслуживания клиентов на 23%.

Искусственный интеллект и программные роботы в ELMA

Растущий спрос на BPMS — общемировой тренд. Аналитики из Global Adroit Market Research считают, что до 2023 года глобальный рынок BPM-систем будет ежегодно увеличиваться примерно на 15% и к 2025-му достигнет 18 млрд. долл.

Такая статистика — во многом результат развития облачных вычислений, программных роботов и искусственного интеллекта — технологий, которые все более интенсивно используются в BPM-решениях. В этом смысле ELMA следует актуальным тенденциям отрасли.

Компания разработала набор инструментов ELMA.IA, в который входят чат-боты, умные помощники, голосовые роботы и технологии роботизации процессов (RPA).

Фото: elma-bpm.ru

Программные RPA-роботы могут самостоятельно заполнять экранные формы, работать с таблицами, переносить данные из одной БД в другую. Главное преимущество RPA в том, что умная технология освобождает сотрудников от «неумной», монотонной работы. В роли RPA в ELMA выступает платформа UiPath. Интеграция здесь обоюдная: робота можно запускать из ELMA, либо в системе может быть запущен процесс из UiPath.

Основная задача умных помощников AI (ИИ) — обработка и согласование документов. ИИ может сам заполнять стандартные договоры, приложения и первичные документы, а также работать с обращениями и письмами. Другая полезная функция — проверка документа на соответствие оригиналу.

Телеграм-боты ELMA созданы в сотрудничестве с российскими разработчиками Just AI. Боты можно использовать, например, для автоматизации внутренних процессов — таких, как получение заявки на отпуск или на выдачу канцелярии. Бот быстро встраивается в служебные процессы компании и сам знает, какую информацию запрашивать у сотрудника.

Голосовой робот — еще один умный инструмент ELMA.IA, разработанный вместе с iVoice Tech. Робот может брать на себя функции менеджера. К примеру — позвонить заказчику и уточнить параметры доставки. Но голосовой робот — это не просто информатор, он может общаться, получая у собеседника необходимую информацию.

Резюме

BPM-система ELMA — пример российской разработки, которая по уровню функциональности, производительности и удобства не уступает западным аналогам, а в чем-то даже их превосходит. ELMA позволяет не просто автоматизировать типовые бизнес-процессы, но создавать собственные, используя широкий набор встроенных инструментов, включая передовые ИИ-технологии. Для предприятий, которые стремятся к цифровой трансформации, ELMA — одно из оптимальных BPM-решений.

Источник.