На сегодняшний день перед любым современным бизнесом стоит важная задача — минимизация внутренних издержек. Во многом от того, насколько хорошо организованы бизнес-процессы в компании, зависит успех компании на рынке. Поэтому компании стремятся выстраивать прозрачные бизнес-процессы и автоматизировать их. В этом помогает сервисный подход к внутренним услугам, который уже стал бенчмарком во многих отраслях.

Сервисный подход в IT строится на использовании принципов ITSM для автоматизации процесса решения проблем и выполнения запросов сотрудников. Сервисный подход к оказанию внутренних услуг за пределами ИТ называется Enterprise Service Management (ESM). Согласно исследованию Help Desk Institute, в котором приняли участие 363 компании разных сфер и размеров, с 2014 по 2018 год процент организаций, использующих сервисный подход в работе, увеличился с 68 до 84%.

Процент компаний, использующих сервисный подход в работе

Автоматизация сервисных отделов охватывает всё больше направлений, таких как HR, АХО, бухгалтерия и т. д. Согласно исследованию, в 75% случаев продуктивность увеличилась после внедрения системы за пределами ИТ.

Процент компаний, использующих сервисный подход вне ИТ (АХО, HR и другие области)

Почему ESM-системы выгодны для автоматизации бухгалтерского сервиса

Статистика по использованию ESM-систем для автоматизации сервисных отделов говорит сама за себя — это эффективно. Вопрос в том, за счёт чего достигается эффективность?

Во многом такой результат обусловлен синергетическим эффектом от внедрения ESM-системы сразу в несколько отделов. В таком случае отделы не разрознены. Каждый отдел — часть единой системы, в которой удобно решать задачи, требующие слаженной работы нескольких подразделений. Это и онбординг новых сотрудников, и заказ нового оборудования, и оформление командировок.

С ESM-системой больше не нужно бегать из отдела в отдел, из одной системы в другую. Можно решить все проблемы на одной платформе. Рассмотрим на примере организации командировок. Вы создаёте собственный бизнес-процесс, в рамках которого можно согласовать и организовать командировку от и до на единой платформе: зарегистрировать заявку на портале, согласовать маршрут и проживание, выбрать билеты, отправить запрос на оплату счетов, предоставить документы для отчётности. Благодаря инструментам автоматизации и чёткому регламенту сроки организации командировки сократятся до нескольких часов.

Процесс организации командировки

Преимущества ESM-системы

Итак, мы разобрались с тем, что единая система повышает эффективность работы. Но что конкретно даёт ESM-система для автоматизации бухгалтерского сервиса? С ESM-системой всем сотрудникам будет доступен портал самообслуживания, процессы обработки обращений и предоставления услуг будут стандартизированы, также появится возможность отслеживать эффективность работы каждого отдела и каждого сотрудника.

Портал самообслуживания

Портал самообслуживания — решение для самостоятельной регистрации обращений, который значительно разгружает менеджеров первой линии. На портале регистрируются и обрабатываются любые обращения сотрудников (инциденты, запросы на обслуживание, заявки на командировки и т. д.). Интеграция с почтовым сервером, телефонией и чат-ботами позволяет пользователям оставлять заявки удобным для них способом, при этом все обращения фиксируются и распределяются в единой системе, что упрощает их обработку, контроль и анализ.

Стандартизация процессов обработки обращений и предоставления услуг

Все услуги систематизируются и собираются в каталоге сервисов на портале самообслуживания. С его помощью каждый пользователь может выбрать доступные ему услуги, перечень которых зависит от сервисного договора и уровня доступа.

Во время внедрения ESM-системы происходит разработка новых и обновление существующих соглашений об уровне обслуживания (SLA). SLA предполагают различные сроки и условия получения услуг в зависимости от статуса пользователя, а также категории и срочности запроса.

Это позволяет повысить удовлетворённость сотрудников за счёт понятных и гарантированных сроков выполнения типовых запросов в рамках соглашения об уровне сервиса.

Автоматизация и контроль регулярных бухгалтерских задач

Благодаря настраиваемым отчётам и дашбордам руководители могут получать наглядные отчёты по работе своих сотрудников, а сотрудники могут отслеживать статистику по заявкам и не терять их. Подобная функциональность обеспечивает прозрачность работы, что имеет большое значение для повышения качества обслуживания пользователей.

Автоматизация бухгалтерского сервиса с SimpleOne

SimpleOne — ESM-платформа для автоматизации бизнес-процессов управления корпоративными услугами на уровне всей организации. SimpleOne обладает преимуществами, которые позволяют добиться большей эффективности при меньших затратах.

  • Благодаря поддержке высоких нагрузок вы имеете возможность в любой момент масштабировать свой бизнес вместе с нашей платформой.
  • Продуманный UX/UI позволяет повысить удовлетворённость сотрудников и эффективность их работы.
  • Наличие low- и no-code-инструментов позволяет выстроить собственные бизнес-процессы без дополнительных затрат на разработку.

Автоматизация бухгалтерского сервиса с SimpleOne позволяет:

  • автоматизировать процесс обработки заявок;
  • снизить количество ошибок, связанных с человеческим фактором (потеря информации, дублирование, зависание задач в очереди ожидания);
  • сократить время обработки пользовательских запросов;
  • контролировать и повышать качество обработки запросов, создав SLA и настроив временные счётчики и правила эскалации;
  • создавать отчёты по работе как всего подразделения, так и отдельных сотрудников.

Заключение

Автоматизация работы бухгалтерского сервиса является важным этапом процесса цифровой трансформации. Вместе с SimpleOne у вас появляется возможность не только автоматизировать бизнес-процессы, но и добиться быстрого и измеримого экономического эффекта за счёт консолидации всей сервисной деятельности на единой платформе.