От степени цифровизации учебного заведения сегодня зависит его экономическая эффективность и уровень процессов обучения. О том, как вузу разработать и внедрить ИТ-стратегию, рассказывает Владимир Бибанов, партнер и генеральный директор «1С ПРО Консалтинг».
У любой современной организации — коммерческой или государственной — есть планы по цифровому развитию. Как правило, они закреплены в верхнеуровневом документе (цифровой стратегии), который описывает общие задачи и направления цифровизации.
Для того чтобы успешно реализовать собственные цифровые проекты и выполнить задачи, которые перед вузом ставит государство, нужна прикладная ИТ-стратегия. Это изложенный на бумаге пошаговый план действий, который отвечает на вопрос о том, как именно будут достигнуты поставленные перед учебным заведением цели.
Разработка ИТ-стратегии: четыре шага
ИТ-стратегия — это не просто декларация о намерениях. Это дорожная карта, согласно которой ИТ-подразделение организации будет жить в течении нескольких лет — в зависимости от горизонта планирования. Составить стратегию можно за несколько недель или пару месяцев, но она должна оставаться актуальной на годы.
Эффективная ИТ-стратегия соответствует общей стратегии развития вуза, а также видению профильных регуляторов и трендам ИТ. Ее разработка состоит из четырех основных шагов.
Шаг первый: саморефлексия и анализ окружения
Прежде чем формировать ИТ-стратегию, нужно понять текущее положение дел. Во-первых, какова операционная модель ИТ-функции: как работает ИТ-отдел, как он получает задачи, реализует проекты, проводит закупки, нанимает людей, привлекает подрядчиков.
Во-вторых, стоит разобраться в существующей ИТ-архитектуре: какие есть системы, как они связаны (или не связаны), насколько оптимально функционируют.
В-третьих, нужно провести аналитику по затратам на ИТ: как расходуются средства, на какие инициативы, где есть дисбалансы.
Следует проанализировать методику оценки проектов, а также процессы закупок ИТ-услуг и модель сорсинга (какие функции выполняет внутренняя команда, а какие — внешние поставщики).
Важный момент на данном этапе — это оценка рисков: зависит ли организация от конкретных поставщиков услуг, есть ли проблемы с кадрами или зависимость от определенных компетенций, какова вероятность роста затрат на ИТ.
Шаг второй: разработка целевых моделей
На этом этапе полезно посмотреть не только на собственные цели, но и на другие образовательные учреждения, особенно лидеров отрасли. А также в целом на тренды ИТ в бизнесе, поскольку многие решения, используемые в разных отраслях, можно эффективно применять в сфере образования.
В первую очередь нужно определить целевую модель информационно-вычислительной инфраструктуры (ИВИ), а именно: на каком оборудовании должны работать ИТ-системы, где и как будут храниться данные. В качестве основных моделей современные организации выбирают IaaS и SaaS, а также гибридную модель. Параметры ИВИ формируются исходя из требований к доступности бизнес-систем.
Затем формируется целевая организационная модель управления ИТ. Часто в вузах она складывается исторически, но никогда не поздно пересмотреть принципы и политики управления, которые определяют штатную численность ИТ-отдела, наличие и направленность центров компетенций, модели функционирования команд и их взаимодействия с бизнес-пользователями, распределение функций между внутренним ИТ-подразделением и внешними поставщиками услуг.
При формировании ролевой модели можно использовать различные современные подходы — архитектурные комитеты, продуктовые направления, проектные офисы. Кроме того, важно установить, с каким уровнем сервиса ИТ-отдел должен поддерживать процессы в других подразделениях (HR, финансах, закупках), а также операционной, образовательной или научной деятельности.
На этом этапе также закладывается понимание того, как нужно обеспечивать информационную безопасность инфраструктуры — как будет организована защита от внешних угроз.
Шаг третий: расстановка приоритетов
Когда у организации есть комплексное представление о точке старта и целевом состоянии, которого она планирует достигнуть, можно приступать к практической реализации стратегии. Но ресурсы ИТ-отдела ограничены, финансирование на все инициативы разом получить крайне затруднительно.
Поэтому нужно провести категорирование проектов и сформировать их реестр. В него могут войти совершенно разные инициативы: проекты по внедрению новых систем, изменение процесса закупок, централизация функции финансовой отчетности. Все это помещается в реестр методических, организационных и ИТ-проектов.
Далее в рамках мозговых штурмов проекты из реестра группируются в разные программы и портфели. В конечном итоге у организации появляется дорожная карта — программа реализации конкретных проектов на ближайшие 3–5 лет с четкими целями, бюджетом и метриками, по которым можно провести оценку.
Шаг четвертый: планирование реализации комплекса мероприятий
Когда у организации есть реестр проектов и понимание, какие из них приоритетны, можно переходить к планированию и постановке сроков. Важно учесть два аспекта:
- Кто реализовывает. Далеко не всегда у образовательного учреждения есть достаточное количество специалистов. Бывает, что целесообразнее привлечь подрядчиков или команду на аутсорс.
- Каким образом. Один и тот же функционал можно получить, например, с помощью самописной разработки, покупки готового решения или в формате сервиса от провайдера.
Ведущие образовательные учреждения России уже используют продвинутые подходы и гибкие методики в ИТ. Например, в управлении разработкой продуктов применяют классический DevOps-процесс, как это делают в ИТ-компаниях. Они знакомы и с продуктовым подходом, и с облачными технологиями, и различными цифровыми сервисами для автоматизации разработки. Именно к такому уровню организации работы ИТ-функции стоит стремиться.
Шесть доменов для сборки ИТ-стратегии
Таким образом, рабочая ИТ-стратегия состоит из шести основных доменов.
1. Организационно-функциональная структура и управление ИТ
В рамках этого домена необходимо спланировать численность ИТ-специалистов, составить матрицу компетенций, разработать механизмы обучения и мотивации сотрудников. Модель руководства ИТ предполагает распределение функций, полномочий и зон ответственности при принятии решений. Здесь также важно прописать, как бизнес-пользователи взаимодействуют с ИТ.
2. ИТ-инфраструктура
Включает в себя все элементы информационно-вычислительной инфраструктуры — от серверов и инженерного оборудования до рабочих станций и сервисов ВКС. Важно прописать процессы управления сервисами ИТ-инфраструктуры, а также составить список необходимых инфраструктурных продуктов и платформ.
3. ИТ-архитектура
Необходимо, чтобы архитектурный ландшафт соответствовал задачам и потребностям бизнеса, а решения были стандартизированными и унифицированными. В рамках этого домена формируется архитектура приложений и данных, включая схемы интеграции систем между собой.
4. Сервисная модель и процессы управления услугами
Здесь важно оценить состояние и уровень зрелости процессов, определить показатели для контроля качества оказания ИТ-услуг, разработать модель сорсинга и управления поставщиками.
5. ИТ-программы и проекты
Домен отражает портфель реализуемых и запланированных ИТ-проектов, а также их соответствие бизнес-стратегии и инвестиционным планам в образовательном учреждении.
6. Бюджетирование и управление ИТ-затратами
В рамках этого домена решается задача, как распределить ограниченные ресурсы на разные юниты, подразделения, филиалы таким образом, чтобы они принесли максимальный эффект.
Планирование инноваций
Для создания эффективной ИТ-стратегии важно учитывать основные технологические тренды. Во-первых, платформенный подход. Наличие технологической платформы позволяет минимизировать затраты на развитие и обслуживание ИТ при повышении надежности инфраструктуры, сократить скорость внедрения новых решений, упростить взаимодействие конечных пользователей с рабочими системами.
Во-вторых, бурное развитие искусственного интеллекта, который уже глубоко проник в процессы образования. Так, 60,4% студентов физических и ИТ-направлений используют ИИ для подготовки дипломных работ, 52,2% — для выполнения учебных заданий.
Стоит проанализировать возможности ИИ для предоставления образовательных услуг и управления процессом обучения. Например, можно автоматизировать административные процессы с помощью «умных» решений или внедрить в процессы чат-ботов. Для обучения и оценки успеваемости можно использовать интеллектуальные и диалоговые обучающие системы, дополненную и виртуальную реальности. В процессе преподавания может помочь ассистент преподавателя или модель «двойного учителя» ИИ — человек.
О том, нужно ли опасаться внедрения ИИ в образовательный процесс или, наоборот, к этому нужно стремиться, читайте в статье «ИИ и высшее образование: возможности, практики и будущее».
И третий тренд, который во многом уже определяет цифровую трансформацию вузов, — это импортозамещение. Многие образовательные учреждения находятся на разных этапах его реализации, занимаются поиском аналогов западных решений и разработкой собственных инструментов. Важно отметить, что большая часть функционала иностранного ПО уже реализована в российских аналогах. Такие решения позволяют закрыть все основные задачи вузов и реализовывать многие упомянутые выше инновационные подходы в ИТ.